Envoyer un publipostage avec des pièces jointes individuelles

Au lieu d'envoyer la même pièce jointe à chaque destinataire, apprends à envoyer un publipostage avec des pièces jointes individuelles en utilisant SecureMailMerge.

Étape 1. Prépare tous les fichiers dans un seul dossier sur ton ordinateur.

Tous les fichiers utilisés pour les pièces jointes individuelles doivent être dans un seul dossier sur ton disque dur. On te demandera de les sélectionner tous à une étape ultérieure. Utilise les noms de fichiers à l’étape suivante pour les associer à un destinataire.

Étape 2. Ajoute une colonne appelée “Pièces jointes” à ta feuille de calcul.

Étape 3. Télécharger des fichiers

Étape 4. Teste et envoie ta campagne

Une fois que tu as téléchargé tous les fichiers, tu peux maintenant envoyer un test puis envoyer la campagne réelle.

→ Clique ici pour notre guide sur la personnalisation de ton email.

Erreurs courantes et comment les corriger

SecureMailMerge détecte automatiquement les erreurs courantes lors du téléchargement de pièces jointes individuelles et fournit des conseils utiles. Voici les problèmes les plus fréquents et comment les résoudre :

1. Extensions de fichier manquantes dans le tableur

Problème : Votre tableur contient des noms de fichiers sans extensions (par exemple, “document”), mais vos fichiers téléchargés ont des extensions (par exemple, “document.pdf”).

Exemple :

• Fichier téléchargé : contract.pdf
• Entrée dans le tableur : contract

Comment corriger :

• Ajoute l’extension de fichier à tes entrées de tableur : change “contract” en “contract.pdf”
• Ou renomme tes fichiers pour supprimer les extensions (non recommandé)

2. Extensions de fichier dupliquées

Problème : Tes fichiers ont des extensions dupliquées comme file.pdf.pdf. Cela se produit souvent lorsque l’Explorateur Windows cache les extensions de fichier et que tu ajoutes manuellement l’extension en renommant des fichiers.

Exemple :

• Fichier téléchargé : invoice.pdf.pdf
• Attendu dans le tableur : invoice.pdf

Comment corriger :

1. Vérifie si l’Explorateur Windows cache les extensions de fichier :
   • Ouvre l’Explorateur Windows
   • Clique sur l’onglet “Affichage”
   • Coche “Extensions de nom de fichier” pour les afficher
2. Renomme tes fichiers pour supprimer l’extension dupliquée
3. Ou mets à jour ton tableur pour inclure l’extension dupliquée

3. Problèmes de sensibilité à la casse

Problème : Les noms de fichiers ont une capitalisation différente de celle de ton tableur.

Exemple :

• Fichier téléchargé : Document.PDF
• Entrée dans le tableur : document.pdf

Comment corriger :

• Assure-toi que la capitalisation correspond exactement entre tes fichiers et le tableur
• Soit renomme tes fichiers, soit mets à jour tes entrées de tableur

4. Chemins de fichier invalides dans le tableur

Problème : Ton tableur contient des chemins de fichiers complets au lieu de simplement des noms de fichiers.

Exemples invalides :

• C:\Users\Documents\filename.pdf
• /Users/Documents/filename.pdf
• folder\filename.pdf

Format correct :

• filename.pdf

Comment corriger :

• Supprime tous les chemins de dossier de ton tableur
• Inclue uniquement le nom de fichier avec son extension

5. Plusieurs fichiers par destinataire

Tu peux envoyer plusieurs pièces jointes à un seul destinataire en séparant les noms de fichiers par des points-virgules dans ton tableur :

Exemple :

contract.pdf;invoice.docx;specifications.xlsx

Remarques importantes :

• Utilise des points-virgules (;) pour séparer plusieurs fichiers
• Les espaces autour des points-virgules sont automatiquement supprimés
• Chaque fichier doit toujours être téléchargé individuellement

6. Résolution des problèmes de téléchargement

Si SecureMailMerge affiche un avertissement concernant des fichiers non appariés :

1. Vérifie le message d’erreur attentivement - il te montrera exactement quels fichiers ne correspondent pas
2. Compare les noms de fichiers caractère par caractère - même une seule différence de caractère provoquera un décalage
3. Vérifie les extensions de fichier - le fichier et l’entrée du tableur doivent avoir des extensions correspondantes
4. Vérifie les caractères cachés - les problèmes de copier-coller peuvent parfois introduire des caractères invisibles

7. Meilleures pratiques pour les pièces jointes individuelles

• Utilise des noms cohérents : Reste sur des noms de fichiers en minuscules pour éviter les problèmes de sensibilité à la casse
• Inclue des extensions : Inclue toujours les extensions de fichier dans ton tableur
• Organise les fichiers : Garde tous les fichiers de pièces jointes dans un seul dossier pour une sélection facile
• Teste avec un petit lot : Commence avec 2-3 destinataires pour vérifier que tout fonctionne correctement
• Vérifie les tailles de fichier : Les pièces jointes volumineuses peuvent causer des problèmes de livraison d’e-mails

8. Limitations de taille de fichier

Garde à l’esprit que la plupart des systèmes de messagerie ont des limites de taille pour les pièces jointes :

• Outlook.com/Hotmail : 25 Mo au total
• Gmail : 25 Mo au total
• E-mail d’entreprise : Varie selon l’organisation (souvent 10-25 Mo)

Pour les fichiers volumineux, envisage d’utiliser des liens de stockage cloud au lieu de pièces jointes directes.