Publipostage Plusieurs-à-Un : Combiner des lignes en un seul email

Envoie un email par destinataire en combinant plusieurs lignes de tableau en un seul. Voici comment configurer un publipostage plusieurs-à-un dans Outlook.

Disponible en tant que tutoriel vidéo

Étape 1. Assure-toi que la colonne “To” dans ta feuille de calcul est identique pour toutes les lignes que tu veux grouper.

Utilise une ligne par élément, avec la même adresse du destinataire dans la colonne “To” pour chaque élément qui appartient au même email. Mets les en-têtes de colonnes dans la première ligne. Par exemple :

Anna recevra un email contenant deux lignes de tableau. Ben recevra un email contenant une ligne. Les pièces jointes sont optionnelles, ce n’est pas une exigence pour le mode many-to-one.

Étape 2. Commence une fusion et télécharge ta feuille de calcul

En supposant que tu as installed SecureMailMerge et started the plugin depuis le menu Apps, tu verras l’écran suivant. Clique sur le bouton “Upload Spreadsheet” (Télécharger la feuille de calcul) puis sélectionne ton fichier de feuille de calcul depuis ton disque dur.

Étape 3. Active le mode “many-to-one”

S’il y a plusieurs lignes dans ta feuille de calcul avec le même destinataire email, un message apparaîtra pour te demander si tu souhaites envoyer un publipostage traditionnel ou un publipostage many-to-one.

En mode publipostage traditionnel, chaque ligne sera envoyée comme un email séparé. En mode many-to-one, toutes les lignes avec le même destinataire email seront regroupées et envoyées en un seul email.

Sélectionne “Send one email for multiple rows (many-to-one)” (Envoyer un email pour plusieurs lignes (many-to-one)). Le bouton “Add many-to-one table to body” (Ajouter un tableau many-to-one au corps) apparaît sous “Compose your message” (Rédige ton message).

Étape 4. Insère le tableau dans ton message

Rédige ton email dans Outlook et place le curseur à l’endroit où le tableau doit apparaître. Sélectionne “Add many-to-one table to body” (Ajouter un tableau many-to-one au corps) dans le module complémentaire.

Coche les colonnes que tu veux que les destinataires voient, par exemple “Book” et “Due”. Sélectionne-les dans l’ordre dans lequel tu veux qu’elles apparaissent. Laisse “To” décoché à moins que l’adresse doive être affichée dans le tableau. Puis sélectionne “Add table to Body” (Ajouter le tableau au corps) et “Return to campaign settings” (Retour aux paramètres de la campagne).

Le module complémentaire insère un jeton de tableau dans ton email. Lorsque le message est fusionné, il devient un tableau contenant les lignes de ce destinataire.

Utiliser des jetons ordinaires au lieu d’un tableau

Si tu insères un jeton de personnalisation classique (en mode many-to-one) au lieu d’un tableau many-to-one, les valeurs de toutes les lignes seront insérées comme un long texte séparé par des virgules, sauf pour les colonnes spéciales “Attachments”, “CC”, et “BCC”, qui seront combinées intelligemment (voir la section suivante).

Note spéciale : Combiner les pièces jointes, CC et BCC sur plusieurs lignes

En mode many-to-one, SecureMailMerge combine intelligemment certaines colonnes sur toutes les lignes appartenant au même destinataire :

• Attachments : Toutes les pièces jointes uniques de chaque ligne sont combinées dans un seul email
• CC recipients : Toutes les adresses email CC uniques sont fusionnées ensemble
• BCC recipients : Toutes les adresses email BCC uniques sont fusionnées ensemble

Cela signifie que tu peux organiser ta feuille de calcul avec plusieurs lignes par destinataire, chacune contenant différentes pièces jointes ou destinataires CC/BCC, et SecureMailMerge les combinera automatiquement.

Exemple : Plusieurs pièces jointes par destinataire

| To                | Attachments           | CC              |
|-------------------|-----------------------|-----------------|
| [email protected]  | contract.pdf          | [email protected]  |
| [email protected]  | invoice.pdf           | [email protected]|
| [email protected]  | terms.pdf             |                 |

Résultat : John reçoit un email avec les trois pièces jointes (contract.pdf, invoice.pdf, terms.pdf) et les deux destinataires CC ([email protected], [email protected]).

Étape 5. Envoie un email test puis lance la campagne

Tu peux ensuite envoyer un email test, pour vérifier que tes jetons de personnalisation fonctionnent comme prévu.

Quand tu es satisfait, tu peux envoyer la campagne à tous les destinataires.

Quand la campagne est terminée, download the send report avant de lancer une autre campagne. Il conserve une ligne par ligne originale du tableau, même quand plusieurs lignes formaient un seul email.

→ Click here for more help on other use cases (e.g. multiple CC/BCC, personalized attachments etc).