Comment développer des communications internes stratégiques avec votre équipe en 2023

Dans un monde où les réunions virtuelles remplacent les salles de réunion et où les messages instantanés remplacent les discussions autour de la machine à café, le besoin de communications internes stratégiques n’a jamais été aussi critique.

Selon des enquêtes récentes sur la communication en entreprise, 72 % des dirigeants d’entreprise estiment qu’une communication efficace augmente la productivité des employés. En comparaison, 86 % pensent que les problèmes de communication sont la principale raison des échecs au travail.

Dans cet article, nous vous emmènerons dans un voyage à travers le monde en constante évolution des communications internes stratégiques, vous équipant des outils, des idées et des cadres nécessaires pour développer une stratégie de communication révolutionnaire avec votre équipe en 2023.

De la compréhension du paysage actuel et du surpassement des défis courants à la création de contenu convaincant et à l’exploitation des derniers outils de communication, nous plongerons profondément dans les stratégies qui distingueront votre équipe.

Alors plongeons-y !

Aperçu des communications internes stratégiques

La question importante est, qu’est-ce qu’une stratégie de communication interne après tout ?

La communication interne stratégique fait référence à une approche délibérée et planifiée de la communication au sein d’une organisation ou d’une équipe.

Elle implique le développement d’une stratégie globale alignant les efforts de communication avec les objectifs et les buts de l’organisation. Un bon plan de communication interne vise à favoriser la collaboration, à améliorer l’engagement des employés et à garantir que les messages sont efficacement transmis à tous les membres de l’équipe.

Les organisations peuvent créer une culture de communication cohérente et transparente en adoptant une approche stratégique, en stimulant l’engagement des employés, en promouvant une compréhension partagée et en atteignant de meilleurs résultats.

Comprendre le paysage actuel des communications internes

En 2023, les communications internes ont évolué de manière significative, reflétant les dynamiques changeantes du lieu de travail moderne.

Pour développer une approche stratégique, il est crucial d’obtenir des informations sur le paysage actuel des communications internes, y compris les tendances émergentes et les défis auxquels les organisations sont confrontées.

Les deux principales tendances dans tous les secteurs sont :

Engagement des employés et personnalisation

Les organisations se concentrent de plus en plus sur l’amélioration de l’engagement des employés grâce aux communications internes. Cela inclut des messages personnalisés, un contenu sur mesure et des stratégies de communication ciblées pour s’assurer que les employés se sentent valorisés, écoutés et connectés.

Prise de décision basée sur les données

À mesure que les communications internes deviennent plus sophistiquées, les organisations exploitent l’analyse des données pour mesurer l’impact et l’efficacité de leurs stratégies de communication. En collectant et en analysant des données sur l’engagement, les taux de participation et les retours, les organisations peuvent prendre des décisions basées sur les données pour optimiser leurs efforts de communication interne.

D’autre part, l’essor du télétravail et des équipes hybrides a considérablement remodelé le paysage des communications internes et introduit de nouveaux défis :

Barrières à la communication

Des barrières à la communication apparaissent lorsque les membres de l’équipe sont répartis sur différents fuseaux horaires et emplacements physiques. Les délais, les défis technologiques et le manque d’interactions en face à face peuvent entraver une communication efficace et créer un désalignement au sein de l’équipe.

Renforcement de la culture d’entreprise

Maintenir une culture d’entreprise solide devient un défi lorsque les membres de l’équipe sont physiquement séparés. Les communications internes jouent un rôle crucial dans le renforcement des valeurs de l’organisation, la promotion d’un sentiment d’appartenance et le maintien des employés connectés à la mission et à la vision plus larges de l’entreprise.

Équilibrer communication formelle et informelle

Les organisations doivent créer des opportunités pour la communication informelle, que ce soit par le biais de pauses café virtuelles, de canaux informels sur des plateformes de collaboration ou d’événements sociaux dédiés, afin de favoriser la cohésion de l’équipe et de construire des relations.

5 Raisons Pour Lesquelles Une Communication Interne Efficace Est Importante

Presque toutes les entreprises leaders s’appuient sur une bonne communication interne pour réussir.

Explorons donc les raisons clés pour lesquelles les communications internes sont d’une importance capitale pour atteindre les objectifs d’équipe, avec quelques exemples de communications internes :

1. Alignement et Clarté

En fournissant des messages clairs et cohérents, les objectifs et priorités de l’équipe sont communiqués de manière transparente, minimisant les malentendus et la confusion.

Lorsque chacun comprend son rôle et comment il contribue aux objectifs plus larges, cela améliore la synergie et la coordination au sein de l’équipe.

2. Collaboration et Travail d’Équipe

Des mises à jour régulières, des rapports d’avancement et le partage d’informations permettent aux membres de l’équipe de comprendre l’avancement des différents projets, d’identifier les dépendances et de collaborer efficacement. Cela conduit à une meilleure résolution de problèmes, à l’innovation et à une productivité accrue.

3. Engagement et Motivation des Employés

Lorsque les membres de l’équipe se sentent informés et impliqués dans la prise de décision, ils développent un sentiment de propriété et d’engagement envers les objectifs de l’équipe.

En reconnaissant les réalisations et en sollicitant des avis et des retours, les communications internes contribuent à une culture de travail positive et inclusive, favorisant un engagement et une motivation plus élevés.

4. Conversation Continue à Double Sens

La communication à double sens et un retour d’information sont cruciaux pour l’amélioration continue et la croissance. En recherchant activement des contributions, les organisations peuvent identifier des domaines à améliorer, prendre des décisions éclairées et stimuler l’innovation.

Cela favorise une culture d’apprentissage et d’amélioration continue au sein de l’équipe, les propulsant vers des niveaux de performance plus élevés.

5. Renforcement des Relations et Confiance

La confiance est la base d’un travail d’équipe efficace et permet aux équipes de surmonter les défis, de résoudre les conflits et d’atteindre des objectifs communs. Les plans de communication interne construisent de solides relations et favorisent la confiance entre les membres de l’équipe.

Le cadre ultime pour définir votre stratégie de communication interne

Tous les avantages et le besoin absolu d’une stratégie de communication interne semblent trop bons pour être ignorés. Mais le processus de développement des communications internes semble également décourageant.

Ne vous inquiétez pas ; nous sommes sur le point de partager notre propre modèle de plan de communication interne que vous pouvez suivre avec des conseils, des outils et des exemples !

1. Identifier les objectifs et les buts de communication

La première étape pour définir votre stratégie de communication interne consiste à identifier vos objectifs et buts de communication. Les objectifs et les buts ont des définitions différentes, alors assurez-vous de les distinguer.

Vous pouvez le faire de plusieurs manières, mais nous aimons adopter une approche éprouvée pour en tirer le meilleur parti :

• Déterminez ce que vous souhaitez accomplir grâce à la communication interne et posez les questions nécessaires. S’agit-il d’améliorer la collaboration au sein de l’équipe, d’aligner les employés sur les valeurs de l’entreprise ou d’améliorer l’engagement des employés ?
• Fixez des objectifs spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et limités dans le temps (SMART) pour guider vos efforts de communication.
• Réalisez des enquêtes, des entretiens ou des groupes de discussion pour recueillir des retours d’information de la part des membres de l’équipe sur leurs besoins et préférences en matière de communication.
• Analysez les efforts de communication passés et leur impact pour identifier les domaines à améliorer et vous assurer que vos objectifs de communication s’alignent sur les objectifs globaux de l’organisation ou de l’équipe.

Voici un exemple :

Objectif : Augmenter la collaboration et le partage des connaissances entre les membres de l’équipe.

But : Mettre en œuvre une plateforme de collaboration à l’échelle de l’équipe pour faciliter la communication en temps réel, le partage de documents et les mises à jour de projets.

2. Construire une base solide pour les communications internes

Créer une base solide est crucial pour des communications internes efficaces. Cette étape consiste à établir une culture de transparence, de confiance et de communication ouverte au sein de l’équipe. C’est ici que vous :

• Encouragez la communication ouverte, l’écoute active et le retour d’information.
• Développez un cadre de message clair et cohérent pour garantir que les messages critiques sont efficacement transmis à tous les membres de l’équipe.
• Choisissez les canaux et outils de communication appropriés qui répondent aux besoins et préférences de votre équipe.
• Assurez l’accessibilité et l’inclusivité dans vos pratiques de communication pour répondre à des publics divers.

Exemple :

Mettez en place des réunions d’équipe régulières, des assemblées générales ou des pauses café virtuelles pour favoriser un dialogue ouvert et instaurer la confiance au sein de l’équipe. Ou créez un nouveau canal Slack, une plateforme sociale ou une page pour les interactions entre employés.

Derniers outils :

Yammer par Microsoft : Une plateforme de réseautage social pour la communication interne et la collaboration.

Workplace par Meta : Une plateforme de communication et de collaboration facilitant une communication transparente et ouverte au sein des organisations.

3. Créer un contenu de communication interne engageant

Qui a dit que la communication interne ne pouvait pas être amusante ?

Tout comme vous avez votre voix de marque pour le marketing externe, vous avez également besoin d’une voix dans votre contenu pour le rendre engageant et représenter votre culture de travail pour l’équipe.

Pour capter l’attention, essayez ces méthodes :

• Adaptez vos messages à différentes équipes et styles de communication. Comprenez leurs préférences, besoins et types de travail pour communiquer votre message efficacement.
• Utilisez des techniques de narration pour rendre votre communication plus relatable, percutante et mémorable.
• Pour améliorer l’engagement, incorporez des éléments visuels et multimédias, tels que des vidéos, des infographies ou des présentations interactives. (surtout s’il s’agit de retours mensuels, de sessions de formation, de rapports d’avancement ou de liens vers des cours en ligne)

Exemple :

Utilisez des études de cas ou des histoires de succès pour mettre en avant l’impact des membres individuels de l’équipe et leurs contributions aux objectifs globaux. Encore mieux si vous mettez en place une newsletter pour les employés afin de partager des succès, des ressources et des histoires amusantes à travers toutes les équipes.

Ou, au lieu d’envoyer un long e-mail, créez un court message vidéo du leader d’équipe pour partager des mises à jour et des informations importantes !

Derniers outils :

Canva : Une plateforme de design graphique qui vous permet de créer des images visuellement attrayantes, des bannières d’e-mail, des infographies, des présentations, et plus encore !

Loom : Un outil de messagerie vidéo qui vous permet d’enregistrer et de partager des messages vidéo avec votre équipe pour des retours sur le travail ou d’autres sujets.

4. Tirer parti des outils et technologies de communication interne

La technologie joue un rôle crucial dans la facilitation des communications internes efficaces. Comme tous les outils que nous avons mentionnés ci-dessus, vous pouvez utiliser d’innombrables applications et plugins pour les campagnes par e-mail au sein de votre organisation afin d’automatiser des tâches !

• Explorez les plateformes et outils de communication interne qui offrent des fonctionnalités telles que la collaboration d’équipe, le partage de documents et la messagerie instantanée.
• Intégrez des logiciels de collaboration et de gestion de projet pour rationaliser les processus de communication et améliorer la productivité.
• Utilisez des outils d’automatisation et d’IA pour automatiser les tâches répétitives, telles que la planification des mises à jour ou l’envoi de notifications.
• Assurez la confidentialité et la sécurité des données pour protéger les informations sensibles partagées au sein de votre équipe.

Exemple :

Utilisez des logiciels de gestion de projet comme Asana ou Trello pour attribuer des tâches, suivre les progrès et communiquer les mises à jour de projet sur une plateforme centralisée.

D’autres outils populaires incluent :

Miro : Un outil de tableau blanc en ligne collaboratif qui permet aux équipes de visualiser et de collaborer sur des idées, des projets et des processus.

Monday.com : Une plateforme de gestion de projet et de collaboration qui offre des flux de travail personnalisables, la gestion des tâches et des fonctionnalités de communication d’équipe.

5. Mettre en œuvre et évaluer votre plan de communication interne

Une fois que vous avez défini votre stratégie, il est crucial de l’implémenter efficacement et d’évaluer continuellement son efficacité. La mise en œuvre semble facile si vous suivez les exemples ci-dessus, mais qu’en est-il de l’évaluation ?

Eh bien, comme pour toute autre analyse, il existe des indicateurs et des données que vous pouvez collecter sur la façon dont vos employés se comportent avec le nouveau cadre.

Nous faisons cela en :

• Déployant le plan de communication auprès de l’équipe et en veillant à ce que tout le monde connaisse les objectifs, les canaux et les attentes.
• Surveillant et évaluant l’efficacité de vos initiatives de communication interne à travers des KPI et des indicateurs tels que les taux d’engagement, les enquêtes de retour d’information ou les analyses de communication.
• Apportant des ajustements et des améliorations en fonction des retours d’information et des données recueillies.

Exemple :

Créez un plan de communication détaillé et un calendrier pour guider le processus de mise en œuvre. Et réalisez des enquêtes régulières ou des sessions de retour d’information pour recueillir des informations sur l’efficacité des efforts de communication et identifier les domaines à améliorer.

Bien que cela puisse également être un processus manuel, vous pouvez également utiliser ces outils :

SurveyMonkey : Un outil d’enquête en ligne populaire qui vous permet de créer et de distribuer des enquêtes pour recueillir des retours d’information de la part des membres de l’équipe.

Firstup : Un outil de suivi qui fournit des analyses d’engagement pour la communication interne et agit comme une plateforme de publication d’informations de haut en bas.

6. Surmonter les défis courants de la communication interne

Il y aura toujours des défis, même avec un cadre défini, précis et éprouvé. Toutes les équipes sont uniques, et vos employés ont des besoins différents.

Vous pouvez prendre certaines mesures cruciales pour garantir que tout se passe bien :

• Traitez les lacunes et les barrières de communication en promouvant des canaux de communication transparents et ouverts.
• Gérez les conflits et résolvez rapidement les malentendus pour maintenir un environnement de travail positif et collaboratif.
• Gérez la résistance au changement dans les pratiques de communication en communiquant efficacement les avantages et en impliquant les membres de l’équipe dans la prise de décision.
• Favorisez une culture d’amélioration continue en encourageant les retours d’information, en apprenant de vos erreurs et en adaptant vos stratégies de communication en conséquence.

Exemple :

Proposez des formations ou des ateliers sur des techniques de communication efficaces pour combler les lacunes de compétences de l’équipe ou encourager le travail d’équipe.

En suivant ce cadre ultime, en mettant en œuvre les conseils pratiques et en utilisant les derniers outils, vous pouvez définir une stratégie de communication interne complète qui soutient les objectifs de votre équipe, améliore la collaboration et favorise le succès global.

N’oubliez pas : Vous devez adapter et affiner votre stratégie en fonction des besoins et des dynamiques uniques de votre équipe. Ces lignes directrices offrent un cadre général, mais votre équipe doit le remplir avec des étapes extraordinaires !

Développer et mettre en œuvre des communications internes sur Outlook avec Secure Mail Merge

L’email reste un mode de communication principal pour de nombreuses entreprises.

Supposons que votre équipe utilise Microsoft Outlook pour les communications internes. Dans ce cas, vous pouvez améliorer vos stratégies de communication avec un complément pour Outlook qui vous permet de développer et de mettre en œuvre des stratégies de manière transparente dans votre flux de travail email existant.

Secure Mail Merge est l’outil idéal qui offre une gamme de fonctionnalités pouvant transformer vos communications internes sur Outlook.

Voici comment cela peut bénéficier à votre équipe :

• Communication personnalisée et sécurisée :

  Personnalisez vos emails avec des informations spécifiques au destinataire, telles que des noms, des titres de poste ou des détails de département. De plus, cela garantit la sécurité de vos communications par email en cryptant les données sensibles et en empêchant l’accès non autorisé.

• Processus de communication rationalisés :

  SecureMailMerge vous permet de créer des modèles d’email pour les communications internes quotidiennes, telles que des mises à jour d’équipe, des annonces de projet ou des rappels de politique. Vous pouvez facilement personnaliser ces modèles et les envoyer à plusieurs destinataires en quelques clics.

• Suivi et analyses :

  Vous pouvez suivre les ouvertures d’emails, les clics et les téléchargements, ce qui vous permet d’évaluer l’efficacité de vos efforts de communication. Ces données vous permettent de prendre des décisions basées sur les données et d’affiner vos stratégies pour un meilleur engagement et impact.

• Intégration avec Outlook :

  SecureMailMerge s’intègre parfaitement à Microsoft Outlook, rendant son incorporation dans votre flux de travail email accessible. Vous n’avez pas besoin de passer à une autre plateforme ou d’apprendre de nouveaux outils.

Prêt à révolutionner vos communications internes sur Outlook ?

Installez et essayez la fusion de courrier avancée gratuitement avec SecureMailMerge ! Le plugin est accessible directement depuis votre interface Outlook, garantissant une expérience utilisateur fluide pour vous et votre équipe.