Comment développer une communication interne stratégique avec votre équipe en 2023

Dans un monde où les réunions virtuelles remplacent les salles de réunion et les messages instantanés les discussions autour de la fontaine, la nécessité d'une communication interne stratégique n'a jamais été aussi cruciale.

Selon le enquêtes récentes sur la communication d'entreprise72 % des chefs d'entreprise estiment qu'une communication efficace augmente la productivité des employés. En comparaison, 86 % d'entre eux estiment que les problèmes de communication sont la principale raison des échecs sur le lieu de travail.

Dans cet article, nous vous emmenons en voyage dans le monde en constante évolution de la communication interne stratégique, en vous fournissant les outils, les idées et les cadres nécessaires pour développer une stratégie de communication qui changera la donne avec votre équipe en 2023.

Qu'il s'agisse de comprendre le paysage actuel, de surmonter les défis courants, de créer un contenu convaincant ou de tirer parti des derniers outils de communication, nous nous pencherons sur les stratégies qui permettront à votre équipe de se démarquer.

Alors, plongeons dans le vif du sujet !

Vue d'ensemble de la communication interne stratégique

La question importante est de savoir ce qu'est une stratégie de communication interne.

La communication interne stratégique désigne une approche ciblée et planifiée de la communication au sein d'une organisation ou d'une équipe.

Il s'agit d'élaborer une stratégie globale qui aligne les efforts de communication sur les buts et les objectifs de l'organisation. Un bon plan de communication interne vise à encourager la collaboration, à renforcer l'engagement des employés et à garantir que les messages sont transmis efficacement à tous les membres de l'équipe.

Les organisations peuvent créer une culture de communication cohérente et transparente en adoptant une approche stratégique, en stimulant l'engagement des employés, en favorisant une compréhension commune et en obtenant de meilleurs résultats.

Comprendre le paysage actuel de la communication interne

En 2023, la communication interne a considérablement évolué, reflétant la dynamique changeante du lieu de travail moderne.

Pour élaborer une approche stratégique, il est essentiel de se faire une idée du paysage actuel de la communication interne, y compris des tendances émergentes et des défis auxquels les organisations sont confrontées.

Les deux principales tendances dans tous les secteurs d'activité sont les suivantes :

Engagement des employés et personnalisation

Les organisations se concentrent de plus en plus sur l'amélioration de l'engagement des employés par le biais de la communication interne. Il s'agit notamment de messages personnalisés, de contenus adaptés et de stratégies de communication ciblées afin que les employés se sentent valorisés, entendus et connectés.

Prise de décision fondée sur des données

Les communications internes devenant de plus en plus sophistiquées, les organisations tirent parti de l'analyse des données pour mesurer l'impact et l'efficacité de leurs stratégies de communication. En collectant et en analysant des données sur l'engagement, les taux de participation et le retour d'information, les organisations peuvent prendre des décisions fondées sur des données afin d'optimiser leurs efforts de communication interne.

D'autre part, la montée en puissance des le travail à distance et les équipes hybrides a considérablement remodelé le paysage de la communication interne et introduit de nouveaux défis :

Obstacles à la communication

Des obstacles à la communication apparaissent lorsque les membres de l'équipe sont répartis sur différents fuseaux horaires et lieux physiques. Les retards, les défis technologiques et le manque d'interactions en face à face peuvent entraver une communication efficace et créer un déséquilibre au sein de l'équipe.

Renforcer la culture d'entreprise

Le maintien d'une culture d'entreprise solide devient un défi lorsque les membres de l'équipe sont physiquement séparés. La communication interne joue un rôle crucial en renforçant les valeurs de l'organisation, en favorisant un sentiment d'appartenance et en maintenant les employés en contact avec la mission et la vision plus larges de l'entreprise.

Équilibrer la communication formelle et informelle

Les organisations doivent créer des opportunités de communication informelle, que ce soit par le biais de pauses café virtuelles, de canaux informels sur les plateformes de collaboration ou d'événements sociaux dédiés, afin de favoriser la cohésion de l'équipe et d'établir des relations.

5 raisons pour lesquelles une communication interne efficace est importante

La réussite de presque toutes les entreprises de premier plan repose sur une bonne communication interne.

Explorons donc les principales raisons pour lesquelles la communication interne est d'une importance capitale pour atteindre les objectifs de l'équipe, à l'aide de quelques exemples de communication interne :

1. Alignement et clarté

En diffusant des messages clairs et cohérents, les objectifs et les priorités de l'équipe sont communiqués de manière transparente, ce qui minimise les malentendus et la confusion.

Lorsque chacun comprend son rôle et la manière dont il contribue aux objectifs généraux, la synergie et la coordination au sein de l'équipe s'en trouvent renforcées.

2. Collaboration et travail d'équipe

Des mises à jour régulières, des rapports d'avancement et le partage d'informations permettent aux membres de l'équipe de comprendre l'état d'avancement des différents projets, d'identifier les dépendances et de collaborer efficacement. Cela permet d'améliorer la résolution des problèmes, l'innovation et la productivité.

3. Engagement et motivation des employés

Lorsque les membres de l'équipe se sentent informés et impliqués dans la prise de décision, ils développent un sentiment d'appropriation et d'engagement vis-à-vis des objectifs de l'équipe.

En reconnaissant les réussites et en recherchant les commentaires et les réactions, les communications internes contribuent à une culture de travail positive et inclusive, qui favorise l'engagement et la motivation.

4. Conversation bidirectionnelle continue

La communication bilatérale et le retour d'information sont essentiels à l'amélioration et à la croissance continues. En cherchant activement à obtenir des informations, les organisations peuvent identifier les domaines à améliorer, prendre des décisions en connaissance de cause et favoriser l'innovation.

Cela favorise une culture d'apprentissage et d'amélioration continus au sein de l'équipe, la propulsant vers des niveaux de performance plus élevés.

5. Établissement de relations et confiance

La confiance est le fondement d'un travail d'équipe efficace et permet aux équipes de surmonter les difficultés, de résoudre les conflits et d'atteindre des objectifs communs. Les plans de communication interne permettent d'établir des relations solides et de favoriser la confiance entre les membres de l'équipe.

Le cadre ultime pour définir votre stratégie de communication interne

Tous les avantages et la nécessité absolue d'une stratégie de communication interne semblent trop importants pour ne pas en profiter. Mais le processus de développement de la communication interne peut également sembler décourageant.

Ne vous inquiétez pas, nous sommes sur le point de partager notre propre modèle de plan de communication interne que vous pouvez suivre avec des conseils, des outils et des exemples !

1. Déterminer les buts et les objectifs de la communication

La première étape de la définition de votre stratégie de communication interne consiste à identifier vos buts et objectifs de communication. Les buts et les objectifs ont des définitions différentes, il convient donc de les distinguer.

Vous pouvez le faire de plusieurs manières, mais nous préférons adopter une approche testée pour en tirer le meilleur parti :

• Déterminez les objectifs que vous souhaitez atteindre grâce à la communication interne et posez les questions nécessaires. S'agit-il d'améliorer la collaboration au sein de l'équipe, d'aligner les employés sur les valeurs de l'entreprise ou de renforcer l'engagement des employés ?
• Fixez des objectifs spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et limités dans le temps (SMART) pour guider vos efforts de communication.
• Réaliser des enquêtes, des entretiens ou des groupes de discussion pour recueillir les commentaires des membres de l'équipe sur leurs besoins et leurs préférences en matière de communication.
• Analysez les efforts de communication passés et leur impact afin d'identifier les domaines à améliorer et de vous assurer que vos objectifs de communication s'alignent sur les objectifs globaux de l'organisation ou de l'équipe.

Voici un exemple:

Objectif : accroître la collaboration et le partage des connaissances entre les membres de l'équipe.

Objectif : Mettre en place une plateforme de collaboration à l'échelle de l'équipe pour faciliter la communication en temps réel, le partage de documents et les mises à jour de projets.

2. Construire une base solide pour la communication interne

La création d'une base solide est cruciale pour une communication interne efficace. Cette étape consiste à instaurer une culture de transparence, de confiance et de communication ouverte au sein de l'équipe. C'est ici que vous :

• Encourager la communication ouverte, l'écoute active et le retour d'information.
• Élaborer un cadre de communication clair et cohérent pour s'assurer que les messages essentiels sont transmis efficacement à tous les membres de l'équipe.
• Choisissez les canaux et les outils de communication adaptés aux besoins et aux préférences de votre équipe.
• Veillez à l'accessibilité et à l'inclusivité de vos pratiques de communication afin de répondre aux besoins de divers publics.

Exemple:

Organisez régulièrement des réunions d'équipe, des assemblées générales ou des pauses café virtuelles pour favoriser un dialogue ouvert et instaurer la confiance au sein de l'équipe. Vous pouvez également créer un nouveau canal Slack, une plateforme sociale ou une page pour les interactions entre les employés.

Derniers outils:

Yammer de Microsoft: Une plateforme de réseau social pour la communication et la collaboration internes.

Lieu de travail par Meta: Une plateforme de communication et de collaboration facilitant une communication transparente et ouverte au sein des organisations.

3. Rédiger un contenu de communication interne engageant

Qui a dit que la communication interne ne pouvait pas être amusante ?

Tout comme la voix de votre marque pour le marketing externe, vous avez également besoin d'une voix dans votre contenu pour le rendre attrayant et représenter votre culture de travail pour l'équipe.

Pour capter l'attention, essayez les méthodes suivantes :

• Adaptez vos messages aux différentes équipes et aux différents styles de communication. Comprenez leurs préférences, leurs besoins et leur type de travail pour communiquer votre message de manière efficace.
• Utilisez les techniques de narration pour rendre votre communication plus compréhensible, plus percutante et plus mémorable.
• Pour renforcer l'engagement, incorporez des éléments visuels et multimédias, tels que des vidéos, des infographies ou des présentations interactives. (surtout s'il s'agit d'un retour d'information mensuel, de sessions de formation, de rapports d'avancement ou de liens vers des cours en ligne).

Exemple:

Utilisez des études de cas ou des exemples de réussite pour souligner l'impact des membres de l'équipe et leur contribution aux objectifs généraux. C'est encore mieux si vous créez une lettre d'information à l'intention des employés pour partager les victoires, les ressources et les anecdotes amusantes avec toutes les équipes.

Ou, au lieu d'envoyer un long courriel, créez un court message vidéo du chef d'équipe pour partager des mises à jour et des informations importantes !

Derniers outils:

Canva: Une plateforme de conception graphique qui vous permet de créer des images visuellement attrayantes, des bannières d'email, des infographies, des présentations, et bien plus encore !

Métier à tisser: Un outil de messagerie vidéo qui vous permet d'enregistrer et de partager des messages vidéo avec votre équipe pour obtenir un retour d'information sur le travail ou d'autres sujets.

4. Exploiter les outils et les techniques de communication interne

La technologie joue un rôle crucial dans la mise en place d'une communication interne efficace. Comme tous les outils que nous avons mentionnés ci-dessus, vous pouvez utiliser d'innombrables applications et plugins pour les campagnes d'e-mailing au sein de votre organisation afin d'automatiser les tâches !

• Explorez les plateformes et les outils de communication interne qui offrent des fonctionnalités telles que la collaboration en équipe, le partage de documents et la messagerie instantanée.
• Intégrer des logiciels de collaboration et de gestion de projet pour rationaliser les processus de communication et améliorer la productivité.
• Utilisez des outils d'automatisation et d'IA pour automatiser les tâches répétitives, comme la programmation des mises à jour ou l'envoi de notifications.
• Garantir la confidentialité et la sécurité des données pour protéger les informations sensibles partagées au sein de votre équipe.

Exemple:

Utiliser un logiciel de gestion de projet tel que Asana ou Trello pour assigner des tâches, suivre les progrès et communiquer les mises à jour du projet dans une plateforme centralisée.

Parmi les autres outils populaires, on peut citer

Miro: Un outil collaboratif de tableau blanc en ligne qui permet aux équipes de visualiser et de collaborer sur des idées, des projets et des processus.

Lundi.com: Une plateforme de gestion de projet et de collaboration qui offre des flux de travail personnalisables, des fonctions de gestion des tâches et de communication d'équipe.

5. Mise en œuvre et évaluation de votre plan de communication interne

Une fois que vous avez défini votre stratégie, il est essentiel de la mettre en œuvre efficacement et d'évaluer continuellement son efficacité. La mise en œuvre semble facile si vous suivez les exemples ci-dessus, mais qu'en est-il de l'évaluation ?

Comme pour toute autre analyse, il existe des mesures et des données que vous pouvez collecter sur les performances de vos employés avec le nouveau cadre.

Pour ce faire, nous procédons de la manière suivante :

• Présenter le plan de communication à l'équipe et veiller à ce que chacun connaisse les objectifs, les canaux et les attentes.
• Contrôler et évaluer l'efficacité de vos initiatives de communication interne à l'aide d'indicateurs clés de performance et de mesures telles que les taux d'engagement, les enquêtes de satisfaction ou l'analyse de la communication.
• Apporter des ajustements et des améliorations sur la base du retour d'information et de l'analyse des données.

Exemple:

Créez un plan de communication détaillé et un calendrier pour guider le processus de mise en œuvre. Menez régulièrement des enquêtes ou des séances de retour d'information pour recueillir des informations sur l'efficacité des efforts de communication et identifier les domaines à améliorer.

Bien qu'il puisse s'agir d'un processus manuel, vous pouvez également utiliser ces outils:

SurveyMonkey: Un outil d'enquête en ligne populaire qui vous permet de créer et de distribuer des enquêtes pour recueillir les commentaires des membres de l'équipe.

Première partie: Un outil de suivi qui fournit des analyses d'engagement pour la communication interne et agit comme une plateforme de publication d'informations du haut vers le bas.

6. Surmonter les défis courants en matière de communication interne

Il y aura toujours des défis à relever, même avec un cadre défini, précis et testé. Toutes les équipes sont uniques et vos employés ont des besoins différents.

Vous pouvez prendre certaines mesures cruciales pour vous assurer que tout se passe bien :

• S'attaquer aux lacunes et aux obstacles en matière de communication en favorisant des canaux de communication transparents et ouverts.
• Gérer les conflits et résoudre rapidement les malentendus afin de maintenir un environnement de travail positif et collaboratif.
• Gérer la résistance au changement dans les pratiques de communication en communiquant efficacement les avantages et en impliquant les membres de l'équipe dans la prise de décision.
• Favorisez une culture d'amélioration continue en encourageant le retour d'information, en tirant les leçons des erreurs commises et en adaptant vos stratégies de communication en conséquence.

Exemple:

Proposer des formations ou des ateliers sur les techniques de communication efficaces afin de combler les lacunes en matière de compétences de l'équipe ou d'encourager le travail d'équipe.

En suivant ce cadre ultime, en mettant en œuvre les conseils pratiques et en utilisant les outils les plus récents, vous pourrez définir une stratégie de communication interne complète qui soutiendra les objectifs de votre équipe, renforcera la collaboration et favorisera la réussite globale.

N'oubliez pas: vous devez adapter et affiner votre stratégie en fonction des besoins et de la dynamique propres à votre équipe. Ces lignes directrices offrent un cadre général, mais c'est à votre équipe de le remplir avec des mesures extraordinaires !

Élaborer et mettre en œuvre des communications internes sur Outlook avec un publipostage sécurisé

Le courrier électronique reste un mode de communication essentiel pour de nombreuses entreprises.

Supposons que votre équipe utilise Microsoft Outlook pour ses communications internes. Dans ce cas, vous pouvez améliorer vos stratégies de communication grâce à un module complémentaire pour Outlook qui vous permet d'élaborer et de mettre en œuvre des stratégies de manière transparente dans le cadre de votre flux de courrier électronique existant.

Publipostage sécurisé est l'outil adéquat qui offre une gamme de fonctionnalités qui peuvent transformer vos communications internes sur Outlook.

Voici comment votre équipe peut en bénéficier :

• Communication personnalisée et sécurisée :

  Personnalisez vos courriels en y ajoutant des informations spécifiques au destinataire, telles que des noms, des titres de poste ou des détails sur le service. En outre, il garantit la sécurité de vos communications par courrier électronique en cryptant les données sensibles et en empêchant tout accès non autorisé.

• Rationalisation des processus de communication :

  SecureMailMerge vous permet de créer des modèles d'e-mails pour les communications internes quotidiennes, telles que les mises à jour d'équipe, les annonces de projet ou les rappels de politique. Vous pouvez facilement personnaliser ces modèles et les envoyer à plusieurs destinataires en quelques clics.

• Suivi et analyse :

  Vous pouvez suivre l'ouverture des courriels, les clics et les téléchargements, ce qui vous permet d'évaluer l'efficacité de vos efforts de communication. Ces données vous permettent de prendre des décisions fondées sur des données et d'affiner vos stratégies pour améliorer l'engagement et l'impact.

• Intégration avec Outlook :

  SecureMailMerge s'intègre de manière transparente à Microsoft Outlook, ce qui rend son incorporation dans votre flux de travail de messagerie accessible. Vous n'avez pas besoin de changer de plateforme ou d'apprendre de nouveaux outils.

Prêt à révolutionner vos communications internes sur Outlook ?

Installez et essayez gratuitement la fusion de courrier avancée avec SecureMailMerge ! Le plugin est accessible directement depuis votre interface Outlook, garantissant une expérience utilisateur fluide pour vous et votre équipe.