Comment exporter des courriels Outlook vers DOCX

L'exportation d'e-mails Outlook au format DOCX peut s'avérer délicate, surtout si c'est la première fois que vous le faites.

Mais en même temps, il devient de plus en plus populaire parmi les spécialistes du marketing, les analystes et les stratèges numériques. En effet, les entreprises ont besoin de données dans des formats différents pour des raisons de facilité, d'accessibilité, de présentation et d'organisation.

C'est là qu'Outlook 365 exporter les emails vers un fichier au format DOCX peut vous aider à sauver la situation.

Le format DOCX, connu pour sa polyvalence et sa compatibilité avec Microsoft Word, recèle un immense potentiel.

En fait, plus de 1 million d'entreprises dans le monde utilisent Microsoft Office en 2023, Word étant l'une de ses applications préférées.

Imaginez maintenant que vous puissiez exploiter cette puissance pour convertir vos messages électroniques Outlook en fichiers DOCX bien formatés. Les possibilités sont alors illimitées.

Ainsi, que vous souhaitiez archiver des courriels importants, créer des rapports détaillés ou simplement disposer d'un moyen plus accessible de partager le contenu de vos courriels, ce guide vous permettra d'exploiter le potentiel d'Outlook.

À la fin, vous saurez comment exporter des courriels Outlook au format DOCX et vous découvrirez des moyens d'accélérer le processus, ce qui vous rendra plus efficace et plus productif en matière de communication numérique.

Alors, allons-y !

4 étapes pour exporter Outlook vers Docx

L'exportation de vos courriels Outlook au format DOCX peut sembler intimidante, mais rassurez-vous, il s'agit d'un processus simple une fois que vous l'avez divisé en étapes gérables.

Voici les quatre étapes essentielles qui vous permettront de convertir en un rien de temps le contenu de vos courriels en documents Word :

Étape 1 : Lancer Microsoft Outlook

Pour commencer, assurez-vous qu'une version actualisée de Microsoft Outlook est installée et fonctionne sur votre système. Une fois qu'Outlook fonctionne, vous êtes prêt à passer à l'étape suivante.

Étape 2 : Sélectionner l'e-mail à exporter

Ensuite, vous devez choisir le courriel que vous souhaitez exporter. Il peut s'agir d'un seul courriel ou d'un groupe de courriels. Pour l'instant, passons en revue le processus d'exportation d'un courriel Outlook au format Docx.

Étape 3 : Enregistrer les e-mails sous forme de texte

Avant de convertir les courriels sélectionnés au format DOCX, ils doivent être enregistrés en tant que fichiers texte.

1. Pour ce faire, allez dans le menu "Fichier" dans le coin supérieur gauche de votre fenêtre Outlook.
2. Sélectionnez ensuite "Enregistrer sous".
3. Une boîte de dialogue s'affiche, vous invitant à choisir l'emplacement où vous souhaitez enregistrer vos messages électroniques. Vous pouvez sélectionner un dossier spécifique à cette fin.

Une fois que vous avez désigné l'emplacement d'enregistrement, choisissez "Texte uniquement" comme type de fichier. Cette action enregistrera les courriels sélectionnés au format .txt. Ne vous inquiétez pas s'ils apparaissent comme du texte brut à ce stade ; nous ajouterons du style et de la mise en forme à l'étape suivante.

Étape 4 : Conversion des fichiers texte en DOCX

Vos courriers électroniques étant désormais enregistrés sous forme de fichiers texte, il est temps de les transformer au format DOCX, familier et polyvalent.

Pour cette étape, vous pouvez utiliser Microsoft Word, idéal pour traiter les fichiers de documents Word. Ouvrez les fichiers texte enregistrés à l'aide de Microsoft Word et procédez à la mise en forme du contenu selon vos préférences. Vous pouvez ajouter des styles, des en-têtes, des pieds de page, des images et d'autres éléments.

Une fois que vos courriels sont stylisés à votre convenance, enregistrez le document au format DOCX. Pour ce faire, allez dans le menu "Fichier" de Microsoft Word, sélectionnez "Enregistrer sous" et choisissez "Document Word" (.docx) comme format de fichier.

Comment exporter plusieurs courriels d'Outlook vers Word

Si l'exportation d'un seul courrier électronique vers Word est simple, l'exportation simultanée de plusieurs courriers électroniques permet de gagner du temps et de l'efficacité.

Voici quelques stratégies pour vous aider à gérer ce scénario plus complexe :

Étape 1 : Créer un nouveau dossier

Si vous avez affaire à un lot de courriels, la première étape pour faciliter l'exportation de plusieurs courriels consiste à créer un nouveau dossier dans votre compte Outlook. Ce dossier servira de conteneur temporaire pour les courriers électroniques que vous souhaitez exporter vers Word.

1. Dans votre Outlook, accédez à l'onglet "Accueil", puis cliquez sur "Nouveau dossier".

2. Donnez au dossier un nom approprié pour vous aider à identifier son contenu.

   

3. Déplacez maintenant les messages électroniques que vous souhaitez exporter vers ce dossier nouvellement créé en les convertissant en fichiers "texte uniquement" de la même manière qu'à l'étape 3 de la section ci-dessus :

Exporter le courrier électronique en texte :

• Ouvrez l'e-mail spécifique que vous souhaitez exporter.
• Allez dans le menu "Fichier".
• Choisissez "Enregistrer sous".

Enregistrer en texte brut

• Une boîte de dialogue apparaît et vous propose plusieurs options.
• Dans le champ "Enregistrer sous", sélectionnez "Texte uniquement".
• Sélectionnez le dossier que vous venez de créer.
• Cliquez ensuite sur "Enregistrer".

Une fois que vos courriels sont organisés dans ce dossier, vous pouvez les exporter vers Word. Cette méthode simplifie le processus de sélection, car vous pouvez exporter simultanément tous les courriels du dossier.

Pour convertir en Docx tous les fichiers texte d'un dossier en une seule fois :

• Ouvrez votre dossier et sélectionnez tous les courriels.
• Cliquez avec le bouton droit de la souris sur votre sélection.
• Dans le menu contextuel, sélectionnez "Ouvrir avec".
• Sélectionnez Word dans le menu déroulant des options. La liste complète des courriels de ce dossier sera convertie en un fichier Word que vous pourrez enregistrer sur votre appareil en cliquant sur "Enregistrer sous".

Bonus : Utiliser les règles Outlook pour automatiser l'exportation

Outlook offre une fonction puissante appelée "Règles", qui vous permet d'automatiser des actions sur les courriels entrants et sortants. Vous pouvez exploiter cette fonctionnalité pour rationaliser la sélection et l'exportation de plusieurs courriels.

Conseil : Apprendre comment mettre en place des règles et regarder un tutoriel de Microsoft.

1. Ouvrez Outlook et allez dans l'onglet "Fichier".
2. Sélectionnez "Gérer les règles et les alertes".
3. Cliquez sur "Nouvelle règle" pour créer une règle personnalisée.
4. Suivez les invites pour définir les conditions correspondant aux messages électroniques que vous souhaitez exporter. Par exemple, spécifiez les critères d'expéditeur, d'objet ou de contenu.
5. À l'étape suivante, choisissez comme action "Déplacer une copie dans le dossier spécifié".
6. Sélectionnez le dossier que vous avez créé dans la méthode 1 comme destination.
7. Terminez le processus de création de la règle et enregistrez-la.

Avec cette règle en place, Outlook déplacera automatiquement les courriels spécifiés dans votre dossier désigné sous forme de texte. Vous pouvez ensuite exporter ces courriels vers Word de manière plus organisée et automatisée.

Comment exporter des courriels d'Excel vers Outlook - Automatiser l'envoi et le stockage

Il peut arriver que vous vous trouviez dans une situation où le contenu d'un courriel important est stocké dans une feuille de calcul Excel qui doit être incorporée dans votre compte Outlook avant d'être exportée vers Word au format DOCX.

Vous pouvez également utiliser Excel comme principale méthode de gestion des courriers électroniques et préférer que les chaînes de réponses soient stockées dans Docx.

Si vous souhaitez l'automatiser, voici un guide simple pour vous aider à combler le fossé entre Excel, Word et Outlook avec SecureMailMerge:

1. Installer le plugin SecureMailMerge

Commencez par installer le module complémentaire SecureMailMerge pour Outlook. Ce plugin est un complément précieux qui améliore les capacités de votre messagerie électronique.

2. Lancez Outlook et créez un nouvel e-mail

Après avoir installé le plugin, lancez Microsoft Outlook et créez un nouvel e-mail comme vous le feriez habituellement.

3. Accéder au plugin SecureMailMerge

Recherchez le plugin SecureMailMerge dans le ruban Outlook. Cliquez dessus pour lancer le processus d'installation.

4. Ajoutez votre liste d'adresses électroniques

Importez votre liste d'adresses électroniques à partir d'Excel ou de tout autre format avec des champs et un contenu personnalisés. SecureMailMerge configurera intelligemment ces données pour vous, simplifiant ainsi le processus.

5. Personnaliser le contenu des courriels

Personnalisez le contenu de vos courriels en utilisant des champs dynamiques. Ajoutez des informations personnalisées entre doubles accolades {{ }} et faites référence à des noms de cellules ou à des commandes pour rendre vos courriels uniques.

6. Fonctionnalités avancées

Profitez de fonctionnalités supplémentaires telles que la configuration d'e-mails différés à des dates spécifiques, l'ajout de signatures d'e-mails et la planification de rendez-vous automatisés. SecureMailMerge intègre de manière transparente ces fonctionnalités dans Outlook.

Une fois le processus automatisé mis en place, SecureMailMerge gère efficacement l'envoi des courriels en fonction du calendrier et de la liste des destinataires que vous avez spécifiés.

Ensuite, vous pouvez sélectionner et spécifier vos chaînes d'emails multiples et les stocker en tant que texte dans un dossier après la conversion en Docx.

Le mot de la fin

L'exportation des courriels Outlook au format DOCX est une compétence précieuse pour tous ceux qui dépendent de la communication par courriel. Cette capacité rend l'archivage et le partage des courriels plus pratiques et ouvre la voie à une personnalisation et une organisation plus poussées.

En suivant les étapes décrites dans ce guide, vous pouvez transformer sans effort vos courriels Outlook en documents DOCX polyvalents, prêts à être utilisés dans de nombreuses applications.

Cependant, pour renforcer vos capacités de messagerie et améliorer votre expérience avec Microsoft Outlook, vous avez besoin de SecureMailMerge. Ce module complémentaire riche en fonctionnalités vous permet de passer à la vitesse supérieure grâce à ses offres impressionnantes :

• Options d'envoi flexibles: Profitez de la liberté d'envoyer des courriels à partir de divers formats de feuilles de calcul ou directement à partir de votre carnet d'adresses, ce qui facilite la personnalisation.
• Aucune limitation de taille: Dites adieu aux restrictions de taille du courrier électronique, vous permettant d'envoyer des messages et des pièces jointes de toute taille, répondant ainsi à vos besoins professionnels sans contraintes.
• Pièces jointes personnalisées: Joignez des fichiers personnalisés pour chaque destinataire, sans effort, afin de rationaliser votre communication.
• Fusion de courrier simple: L'interface élégante et contemporaine d'Outlook garantit une expérience de fusion de courrier rationalisée et efficace.

Essayez gratuitement SecureMailMerge pour augmenter votre productivité, améliorer la délivrabilité de vos e-mails et renforcer vos efforts en matière d'e-mail marketing !