Comment trouver et supprimer des contacts en double dans Outlook ?

Si tu t’es déjà retrouvé à faire défiler tes contacts, seulement pour tomber sur la présence déroutante de doublons, tu n’es pas seul.

Imagine que tu es en train de rédiger un email à un collègue quand tu remarques plusieurs entrées pour le même contact, ce qui provoque une brève pause dans ta partie la plus productive de la tâche.

Frustrant, non ?

Voici le truc, une personne moyenne envoie 24,7 emails par jour. Maintenant, imagine le nombre de contacts que tu peux gâcher dans cette situation !

En tant que professionnel, une part significative de ta précieuse semaine de travail pourrait s’échapper à cause du dilemme des doublons. Ou pire encore, ton cher client ne reçoit pas du tout tes emails spéciaux ou les reçoit deux fois et s’énerve.

Mais ne t’inquiète pas, dans cet article, nous allons dévoiler les secrets qui se cachent dans Outlook, te guidant à travers le processus d’identification et d’élimination de ces ennuyeux doublons.

Alors, attache ta ceinture et plonge dedans !

7 Raisons pour lesquelles Outlook a des Contacts Dupliqués

Dans la gestion des contacts d’Outlook, le problème déroutant des contacts dupliqués peut souvent être attribué à de nombreuses raisons. Comprendre les causes profondes est crucial pour atténuer efficacement cette duplicité numérique.

Ici, voici 7 raisons clés pour lesquelles des contacts dupliqués peuvent infiltrer ton carnet d’adresses :

1. Erreurs de Synchronisation

L’un des principaux coupables derrière les contacts dupliqués réside dans les erreurs de synchronisation. Lorsque tu synchronises Outlook avec un autre appareil ou application, les informations de contact sont mises à jour.

Cependant, si ces appareils utilisent des champs de synchronisation différents lors de la création de contacts, le résultat peut être la recréation involontaire de contacts existants pendant la synchronisation. Ce désalignement dans les mécanismes de synchronisation peut donner lieu à un enchevêtrement d’entrées dupliquées.

2. Utilisation de Comptes Multiples

Bien que posséder plusieurs comptes email dans Outlook puisse être une stratégie d’organisation pratique, cela peut aussi être un terreau fertile pour les contacts dupliqués si ce n’est pas configuré correctement. Lorsque des éléments Outlook sont dupliqués en raison d’une mauvaise configuration de plusieurs comptes, l’efficacité prévue peut rapidement se transformer en un carnet d’adresses encombré.

3. Importation de Contacts ou Fusion de Fichiers PST

La fonction d’importation/exportation intégrée dans Outlook offre un moyen pratique de transférer des données. Cependant, si l’option “Autoriser la création de doublons” n’est pas désactivée pendant ce processus, prépare-toi à l’arrivée indésirable de contacts dupliqués.

Importer des contacts ou fusionner des fichiers PST sans diligence peut involontairement remplir ton carnet d’adresses avec des entrées redondantes.

4. Ajout Incorrect de Données de Contact Supplémentaires

L’erreur humaine joue souvent un rôle dans l’histoire de la duplication.

Lorsque tu ajoutes de nouvelles adresses email ou numéros de téléphone à un contact existant, le système peut enregistrer ces informations comme une entrée entièrement nouvelle, entraînant une duplication. Ce scénario souligne l’importance de pratiques d’entrée de données méticuleuses pour maintenir l’intégrité de ta liste de contacts.

5. Création d’un Contact en Glissant un Email

La commodité de glisser un email dans le dossier Contacts d’Outlook s’accompagne de son propre ensemble de défis. Lorsque cette méthode est utilisée, une nouvelle entrée apparaît dans le carnet d’adresses.

Si l’email, cependant, a été envoyé depuis une adresse supplémentaire de l’un des correspondants, le contact est dupliqué. Cela souligne la nécessité d’une approche nuancée lors de l’utilisation de tels raccourcis pour créer des contacts.

6. Changements dans le Format des Informations de Contact

Un changement dans le format ou la structure des informations de contact, surtout lors de la synchronisation, peut conduire à la création d’entrées dupliquées. Un formatage incohérent entre les appareils ou applications peut amener Outlook à interpréter le même contact différemment, entraînant des duplications.

7. Fusion Incomplète de Contacts

Lors de la fusion de contacts, des processus de fusion incomplets ou erronés peuvent contribuer au phénomène de duplication. Si le processus de fusion ne parvient pas à réconcilier toutes les informations de contact pertinentes avec précision, cela peut entraîner la création d’entrées dupliquées.

Comment empêcher Outlook de créer des contacts en double

Maintenant que tu as habilement purgé ton Outlook des contacts en double, renforçons ta forteresse numérique contre de futures infiltrations. La clé pour maintenir un carnet d’adresses organisé réside dans le détecteur automatique de contacts en double d’Outlook.

Suivez ces étapes simples pour éviter la création de doublons dès le départ :

1. Accéder à l’onglet Fichier

Ouvre Outlook et clique sur l’onglet “Fichier” situé dans le coin supérieur gauche de l’écran. Cela te mènera au menu Fichier d’Outlook.

2. Accéder aux Options

Dans le menu Fichier, sélectionne “Options” situé en bas de la liste. Cela ouvrira la fenêtre des Options d’Outlook, où tu pourras personnaliser divers paramètres.

3. Choisir Personnes

Dans la fenêtre des Options d’Outlook, trouve et clique sur l’onglet “Personnes” sur le côté gauche. Cette section contient les paramètres liés à la gestion de tes contacts.

4. Activer le Détecteur de Contacts en Double

Sous la section “Noms et classement”, cherche l’option qui dit “Vérifier les contacts en double lors de l’enregistrement de nouveaux contacts.” Coche la case à côté de cette option pour activer le détecteur automatique de contacts en double.

5. Appliquer les Changements

Après avoir coché la case, clique sur “OK” en bas de la fenêtre des Options d’Outlook pour appliquer les changements que tu as effectués.

Et voilà !

À partir de maintenant, chaque fois que tu ajouteras un nouveau contact avec un nom similaire à un existant ou une adresse e-mail identique, Outlook déclenchera immédiatement l’alarme. Il te proposera de fusionner les contacts, t’épargnant ainsi le mal de tête de gérer des doublons plus tard.

Cette approche proactive garantit que ta liste de contacts reste un dépôt bien organisé, exempt de l’encombrement des entrées répétitives.

Comment trouver des contacts en double sur Outlook ?

Maintenant que tu sais comment prévenir cela. Mais peux-tu vraiment être sûr qu’il n’y a pas de contacts en double dans ta liste ?

Voici un guide étape par étape sur comment découvrir et évaluer les contacts en double en utilisant les fonctionnalités avancées d’Outlook :

1. Lance le rapport des éléments Outlook en double

Commence par lancer l’utilitaire Rapport des éléments Outlook en double. Une fois l’utilitaire actif, clique sur “Configurer…” pour initier le processus de recherche de contacts en double.

2. Sélectionne les dossiers à examiner

Dans le menu de configuration, sélectionne soigneusement les dossiers que tu souhaites inspecter pour les contacts en double. Cette étape te permet de cibler les zones spécifiques de ton Outlook où la duplicité pourrait se cacher.

3. Configure l’utilitaire

Configure l’utilitaire selon tes préférences. Si tu veux vérifier chaque dossier sélectionné pour les doublons en lui-même, évite d’activer l’option “Rechercher des doublons dans les dossiers”. Cela garantit un examen ciblé dans chaque dossier désigné.

4. Spécifie la période (optionnel)

Optionnellement, définis la période pour laquelle tu souhaites comparer les contacts. Cette fonctionnalité te permet de restreindre la recherche à une période spécifique, facilitant ainsi l’identification ciblée des entrées en double.

5. Choisis les unités pour la taille des doublons

Spécifie les unités dans lesquelles tu souhaites voir la taille des doublons. Cette personnalisation garantit que le rapport correspond à tes préférences et fournit des informations dans un format compréhensible.

6. Champs personnalisés pour la comparaison (optionnel)

Dans l’onglet Contacts, tu as la possibilité de spécifier des champs personnalisés pour comparer et identifier les doublons en fonction de certains critères. Cette fonctionnalité avancée ajoute une couche de précision au processus d’identification des contacts en double.

7. Exécute l’utilitaire

Avec tes configurations en place, clique sur le bouton “Exécuter”. L’utilitaire analysera rapidement les dossiers sélectionnés, présentant un rapport détaillé sur les contacts en double. Tu peux enregistrer ce rapport en tant que fichier CSV ou le copier pour l’intégrer dans d’autres documents comme Word, Excel, Google Sheets ou Google Docs.

Version avancée du détecteur automatique de doublons de contacts Outlook

Pour une approche plus dynamique, considère la version avancée du détecteur automatique de doublons de contacts Outlook. Cette version non seulement identifie les doublons mais les marque aussi avec des champs spécifiques tout en les laissant à leurs emplacements d’origine.

Le processus initial est le même :

Lance l’utilitaire et clique sur “Configurer…” pour sélectionner les dossiers que tu souhaites examiner pour les doublons. > Coche la case “Utiliser des champs personnalisés pour comparer” et sélectionne les champs dans l’onglet Champs à comparer. Cette étape affine le processus de comparaison en fonction de critères spécifiques.

1. Assigner des catégories ou des drapeaux

Dans l’onglet Général, entre les noms des catégories que tu souhaites attribuer aux doublons. Alternativement, tu peux marquer les doublons avec un drapeau pour une identification facile.

2. Comparaison de dossiers (Optionnel)

Choisis si tu veux rechercher des doublons séparément dans chaque dossier ou comparer les contacts dans tous les dossiers simultanément en cochant l’option “Rechercher des doublons dans les dossiers”.

3. Exécuter l’utilitaire et enregistrer les résultats

Exécute l’utilitaire, et si nécessaire, enregistre le rapport des résultats de recherche. Cette version avancée améliore ta capacité à gérer les doublons en les catégorisant ou en les marquant, simplifiant ainsi l’organisation de tes contacts.

2 Façons de Supprimer des Contacts Dupliqués dans Outlook

Une fois que tu as identifié et séparé le nombre de doublons que tu as, il est temps de supprimer les contacts dupliqués dans Outlook !

Cela peut être fait de 2 manières différentes et nous allons passer en revue chacune d’elles étape par étape.

Ces méthodes offrent un éventail de solutions pour gérer les contacts dupliqués dans Outlook, offrant flexibilité en fonction de tes préférences et de l’ampleur de la duplication à laquelle tu fais face. Choisis la méthode qui te convient, et profite d’une liste de contacts organisée et sans encombrement dans Outlook !

1. Supprimer Manuellement Plusieurs Contacts Un par Un

Étape 1 : Accéder à la Vue Personnes

Clique sur l’icône ‘Personnes’ dans Outlook pour accéder à tes contacts.

Étape 2 : Choisir la Vue Téléphone

Dans le groupe ‘Vue Actuelle’ sur le Ruban, sélectionne la vue Téléphone pour un scan plus facile de tes contacts.

Étape 3 : Sélectionner et Supprimer les Doublons

Maintiens Ctrl enfoncé et clique sur chaque contact que tu souhaites supprimer. Une fois tous les doublons sélectionnés, appuie sur Supprimer ou Ctrl+D pour les enlever.

2. Trouver et Supprimer des Contacts Dupliqués en Grand Nombre

Étape 1 : Créer un Nouveau Dossier de Contacts

Fais un clic droit sur ton dossier de Contacts actuel et sélectionne “Nouveau Dossier.” Nomme-le, par exemple, “Doublons.”

Étape 2 : Déplacer les Contacts vers le Nouveau Dossier

Appuie sur Ctrl+A pour sélectionner tous les contacts, puis déplace-les vers le nouveau dossier “Doublons” (Ctrl+Shift+V pour la boîte de dialogue Déplacer vers Dossier).

Étape 3 : Exporter les Contacts vers un Fichier .csv

Utilise l’assistant Importer et Exporter pour exporter les contacts du dossier “Doublons”, en choisissant de les enregistrer en tant que fichier .csv.

Étape 4 : Importer les Contacts depuis le Fichier CSV

Lance à nouveau l’assistant, en sélectionnant “Importer d’un autre programme ou fichier,” et importe le fichier .csv dans un nouveau dossier de Contacts, en veillant à ne pas importer d’éléments dupliqués.

Étape 5 : Fusionner les Contacts Dédupliqués

Copie les contacts du dossier “Doublons” dans ton dossier principal de Contacts, en choisissant de mettre à jour les informations pour les doublons.

Étape 6 : Réviser et Supprimer

Révise et fais des choix pour chaque doublon rencontré lors du déplacement. Après traitement, tu peux supprimer le dossier “Doublons.”

Échappe à la lutte des contacts dupliqués dans Outlook avec SecureMailMerge !

SecureMailMerge, un puissant plugin conçu uniquement pour Outlook, peut t’aider à échapper à la lutte pour gérer les contacts afin d’envoyer des e-mails automatisés à chaque fois pour des campagnes par e-mail dans Outlook. Il comble le vide en offrant une gamme de fonctionnalités essentielles cruciales pour automatiser les e-mails et récupérer ta liste de contacts directement à partir des feuilles de calcul où tu les stockes !

Explorons certaines de ces fonctionnalités en détail :

• Options de destinataires multiples

  Que tes contacts soient stockés dans Excel, CSV, TXT, Numbers, tables HTML, ou plus, ce plugin se connecte sans effort, te permettant d’atteindre ton public avec aisance. Destinataires individuels, groupes ou listes de distribution – le choix t’appartient.

• Liberté de personnaliser et d’évoluer

  Libère-toi des limitations alors que le plugin gère divers types de contenu d’e-mail sans problème. Envoie des fichiers joints personnalisés, crée des messages complexes, intègre des vidéos, ou présente plusieurs images et PDF – les possibilités sont infinies.

• Chiffrement de bout en bout

  SecureMailMerge intègre le chiffrement des e-mails de bout en bout dans son arsenal. Il garantit que les informations sensibles dans tes e-mails automatisés restent confidentielles. Il respecte les réglementations sur la protection des données et réaffirme son engagement à protéger tes communications numériques.

Télécharge le plugin gratuitement sur App Source et embrasse l’avenir de la gestion des e-mails avec une productivité maximale !