Comment trouver et supprimer les contacts en double dans Outlook ?

Si vous vous êtes déjà retrouvé à faire défiler vos contacts pour tomber sur la présence déroutante de doublons, vous n'êtes pas le seul.

Imaginez que vous êtes en train de rédiger un courriel à l'intention d'un collègue lorsque vous remarquez plusieurs entrées pour le même contact, ce qui provoque une brève pause dans la partie la plus productive de votre tâche.

Frustrant, n'est-ce pas ?

Voici ce qu'il faut savoir : un une personne moyenne envoie 24,7 courriels par jour. Imaginez maintenant le nombre de contacts que vous pouvez gâcher dans cette situation !

En tant que professionnel, une grande partie de votre précieuse semaine de travail risque de vous échapper à cause du dilemme de la duplicité. Ou pire encore, votre cher client ne reçoit pas du tout vos courriels spéciaux ou les reçoit deux fois et s'en agace.

Mais ne vous inquiétez pas, dans cet article nous sommes sur le point de dévoiler les secrets d'Outlook, en vous guidant à travers le processus d'identification et de suppression de ces doublons gênants.

Alors, attachez votre ceinture et lancez-vous !

7 raisons pour lesquelles Outlook duplique les contacts

Dans la gestion des contacts d'Outlook, le problème de la duplication des contacts peut souvent être attribué à de nombreuses raisons. Il est essentiel d'en comprendre les causes profondes pour atténuer efficacement cette duplicité numérique.

Voici les 7 raisons principales pour lesquelles les contacts en double d'Outlook peuvent s'infiltrer dans votre carnet d'adresses :

1. Erreurs de synchronisation

Les erreurs de synchronisation sont l'une des principales causes de la duplication des contacts. Lorsque vous synchronisez Outlook avec un autre appareil ou une autre application, les informations relatives aux contacts sont mises à jour.

Toutefois, si ces appareils utilisent des champs de synchronisation différents lors de la création de contacts, il peut en résulter une recréation involontaire de contacts existants lors de la synchronisation. Ce désalignement des mécanismes de synchronisation peut donner lieu à un enchevêtrement d'entrées dupliquées.

2. Utilisation de plusieurs comptes

Si le fait d'avoir plusieurs comptes de messagerie dans Outlook peut être une stratégie d'organisation pratique, cela peut aussi être un terrain propice à la duplication des contacts s'il n'est pas configuré correctement. Lorsque des éléments Outlook sont dupliqués en raison d'une mauvaise configuration des comptes multiples, l'efficacité recherchée peut rapidement se transformer en un carnet d'adresses encombré.

3. Importation de contacts ou fusion de fichiers PST

La fonction d'importation/exportation intégrée à Outlook constitue un moyen pratique de transférer des données. Toutefois, si l'option "Autoriser la création de doublons" n'est pas désactivée au cours de ce processus, préparez-vous à l'arrivée inopportune de contacts en double.

L'importation de contacts ou la fusion de fichiers PST sans la diligence requise peut, par inadvertance, remplir votre carnet d'adresses d'entrées redondantes.

4. Ajout incorrect de données de contact supplémentaires

L'erreur humaine joue souvent un rôle dans l'histoire de la duplication.

Lorsque vous ajoutez de nouvelles adresses électroniques ou de nouveaux numéros de téléphone à un contact existant, le système peut enregistrer ces informations comme une entrée entièrement nouvelle, ce qui entraîne une duplication. Ce scénario souligne l'importance de pratiques méticuleuses en matière de saisie de données pour maintenir l'intégrité de votre liste de contacts.

5. Création d'un contact en faisant glisser un e-mail

La commodité du glissement d'un courriel vers le dossier Contacts dans Outlook s'accompagne de son lot de difficultés. Lorsque cette méthode est utilisée, une nouvelle entrée apparaît dans le carnet d'adresses.

Toutefois, si le courriel a été envoyé à partir d'une autre adresse de l'un des correspondants, le contact est dupliqué. Cela souligne la nécessité d'une approche nuancée lors de l'utilisation de ces raccourcis pour créer des contacts.

6. Changements dans le format des informations de contact

Un changement dans le format ou la structure des informations de contact, en particulier pendant la synchronisation, peut entraîner la création d'entrées en double. Un formatage incohérent d'un appareil ou d'une application à l'autre peut amener Outlook à interpréter différemment le même contact, ce qui entraîne des doublons.

7. Fusion de contacts incomplète

Lors de la fusion de contacts, des processus de fusion incomplets ou erronés peuvent contribuer au phénomène de duplication. Si le processus de fusion ne parvient pas à réconcilier avec précision toutes les coordonnées pertinentes, il peut en résulter la création de doublons.

Comment empêcher Outlook de créer des contacts en double ?

Maintenant que vous avez habilement purgé votre Outlook des contacts en double, fortifions votre forteresse numérique contre les infiltrations futures. L'application la clé de la tenue d'un carnet d'adresses organisé réside dans le détecteur automatique de contacts en double d'Outlook.

Suivez ces étapes simples pour éviter la création de doublons :

1. Naviguer vers l'onglet Fichier

Ouvrez Outlook et cliquez sur l'onglet "Fichier" situé dans le coin supérieur gauche de l'écran. Vous accédez alors au menu Fichier d'Outlook.

2. Options d'accès

Dans le menu Fichier, sélectionnez "Options" en bas de la liste. Cela ouvrira la fenêtre Options Outlook, dans laquelle vous pourrez personnaliser divers paramètres.

3. Choisir les personnes

Dans la fenêtre Options Outlook, recherchez et cliquez sur l'onglet "Personnes" sur le côté gauche. Cette section contient les paramètres relatifs à la gestion des contacts.

4. Activer le détecteur de double contact

Dans la section "Noms et classement", recherchez l'option "Rechercher les doublons lors de l'enregistrement de nouveaux contacts". Cochez la case à côté de cette option pour activer le détecteur automatique de contacts en double.

5. Appliquer les modifications

Après avoir coché la case, cliquez sur "OK" en bas de la fenêtre Options Outlook pour appliquer les modifications que vous avez apportées.

Et c'est fait !

À l'avenir, lorsque vous ajouterez un nouveau contact dont le nom est similaire à celui d'un contact existant ou dont l'adresse électronique est identique, Outlook tirera rapidement la sonnette d'alarme. Il vous proposera de fusionner les contacts, ce qui vous évitera d'avoir à gérer les doublons par la suite.

Cette approche proactive garantit que votre liste de contacts reste un référentiel bien organisé, exempt d'entrées répétitives.

Comment trouver des contacts en double dans Outlook ?

Vous savez maintenant comment l'éviter. Mais pouvez-vous vraiment être sûr qu'il n'y a pas de contacts en double dans votre liste ?

Voici un guide étape par étape sur la façon de découvrir et d'évaluer les contacts en double à l'aide des fonctions avancées d'Outlook :

1. Lancer le rapport sur les éléments Outlook en double

Commencez par lancer l'utilitaire Duplicate Outlook Items Report. Une fois l'utilitaire actif, cliquez sur"Configurer..." pour lancer le processus de recherche des contacts en double.

2. Sélectionner les dossiers à examiner

Dans le menu de configuration, sélectionnez soigneusement les dossiers que vous souhaitez inspecter à la recherche de contacts en double. Cette étape vous permet d'identifier les zones spécifiques de votre Outlook où des doublons peuvent se cacher.

3. Configurer l'utilitaire

Configurez l'utilitaire selon vos préférences. Si vous souhaitez rechercher des doublons dans chaque dossier sélectionné, évitez d'activer l'option"Rechercher les doublons dans tous les dossiers". Cela garantit un examen ciblé dans chaque dossier désigné.

4. Spécifier la période (facultatif)

Vous pouvez également définir la période pour laquelle vous souhaitez comparer les contacts. Cette fonction vous permet de limiter la recherche à une période spécifique, ce qui facilite l'identification ciblée des doublons.

5. Choisir les unités pour la taille du duplicata

Spécifiez les unités dans lesquelles vous souhaitez visualiser la taille des doublons. Cette personnalisation garantit que le rapport s'aligne sur vos préférences et fournit des informations dans un format compréhensible.

6. Champs personnalisés pour la comparaison (facultatif)

Dans l'onglet Contacts, vous avez la possibilité de spécifier des champs personnalisés pour comparer et identifier les doublons en fonction de certains critères. Cette fonctionnalité avancée ajoute un niveau de précision au processus d'identification des contacts en double.

7. Exécuter l'utilitaire

Une fois vos configurations en place, cliquez sur le bouton "Exécuter". L'utilitaire analysera rapidement les dossiers sélectionnés et présentera un rapport détaillé sur les contacts en double. Vous pouvez enregistrer ce rapport sous forme de fichier CSV ou le copier pour l'intégrer dans d'autres documents tels que Word, Excel, Google Sheets ou Google Docs.

Version avancée de la recherche automatique de contacts dupliqués dans Outlook

Pour une approche plus dynamique, envisagez la version avancée de la recherche automatique de contacts Outlook en double. Cette version ne se contente pas d'identifier les doublons, elle les marque également avec des champs spécifiques tout en les laissant à leur emplacement d'origine.

Le processus initial est le même :

Lancez l'utilitaire et cliquez sur"Configurer..." pour sélectionner les dossiers que vous souhaitez examiner à la recherche de doublons. > Cochez la case"Utiliser des champs personnalisés pour la comparaison" et sélectionnez les champs dans l'onglet Champs à comparer. Cette étape permet d'affiner le processus de comparaison en fonction de critères spécifiques.

1. Attribuer des catégories ou des indicateurs

Dans l'onglet Général, saisissez les noms des catégories que vous souhaitez attribuer aux doublons. Vous pouvez également marquer les doublons d'un drapeau pour faciliter leur identification.

2. Comparaison des dossiers (facultatif)

Choisissez de rechercher les doublons séparément dans chaque dossier ou de comparer les contacts dans tous les dossiers simultanément en cochant l'option "Rechercher les doublons dans tous les dossiers".

3. Exécuter l'utilitaire et enregistrer les résultats

Exécutez l'utilitaire et, si nécessaire, enregistrez le rapport des résultats de la recherche. Cette version avancée améliore votre capacité à gérer les doublons en les catégorisant ou en les signalant, ce qui simplifie l'organisation de vos contacts.

2 façons de supprimer les contacts en double dans Outlook

Une fois que vous avez repéré et séparé le nombre de doublons, il est temps de supprimer les contacts en double d'Outlook !

Cela peut se faire de deux manières différentes, que nous allons détailler étape par étape.

Ces méthodes offrent un éventail de solutions pour s'attaquer aux contacts en double dans Outlook, offrant une certaine flexibilité en fonction de vos préférences et de l'ampleur de la duplication à laquelle vous êtes confronté. Choisissez la méthode qui répond à vos besoins et profitez d'une liste de contacts organisée et sans encombrement dans Outlook !

1. Suppression manuelle de plusieurs contacts, un par un

Étape 1 : Accéder à la vue Personnes

Cliquez sur l'icône "Personnes" dans Outlook pour accéder à vos contacts.

Étape 2 : Choisir l'affichage du téléphone

Dans le groupe "Vue actuelle" du ruban, sélectionnez la vue Téléphone pour faciliter la lecture de vos contacts.

Étape 3 : Sélectionner et supprimer les doublons

Maintenez la touche Ctrl enfoncée et cliquez sur chaque contact à supprimer. Une fois tous les doublons sélectionnés, appuyez sur la touche Suppr ou Ctrl+D pour les supprimer.

2. Recherche et suppression des doublons de contacts en grand nombre

Étape 1 : Créer un nouveau dossier de contacts

Cliquez avec le bouton droit de la souris sur votre dossier Contacts actuel et sélectionnez "Nouveau dossier". Nommez-le, par exemple, "Duplicatas".

Étape 2 : Déplacer des contacts vers le nouveau dossier

Appuyez sur Ctrl+A pour sélectionner tous les contacts, puis déplacez-les dans le dossier "Duplicates" nouvellement créé (Ctrl+Shift+V pour la boîte de dialogue Déplacer vers le dossier).

Étape 3 : Exporter les contacts dans un fichier .csv

Utilisez l'assistant d'importation et d'exportation pour exporter les contacts du dossier "Duplicates", en choisissant de les enregistrer dans un fichier .csv.

Étape 4 : Importer des contacts à partir d'un fichier CSV

Exécutez à nouveau l'assistant, en sélectionnant "Importer à partir d'un autre programme ou fichier", et importez le fichier .csv dans un nouveau dossier Contacts, en veillant à ne pas importer d'éléments en double.

Étape 5 : Fusionner les contacts dédoublés

Copiez les contacts du dossier "Duplicates" dans votre dossier principal Contacts, en choisissant de mettre à jour les informations pour les doublons.

Étape 6 : Révision et suppression

Examinez et faites des choix pour chaque doublon rencontré au cours du déménagement. Après traitement, vous pouvez supprimer le dossier "Duplicates".

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SecureMailMergeun puissant plugin conçu uniquement pour Outlook, peut vous aider à vous libérer de la gestion de vos contacts pour envoyer des courriels automatisés à chaque fois pour les campagnes de courriels dans Outlook. Il comble cette lacune en offrant une série de fonctionnalités essentielles pour automatiser les courriels et récupérer votre liste de contacts directement à partir des feuilles de calcul où vous les stockez !

Examinons certaines de ces caractéristiques en détail :

• Options de destinataires multiples

  Que vos contacts soient stockés dans Excel, CSV, TXT, Numbers, des tables HTML ou autres, ce plugin se connecte sans effort et vous permet d'atteindre votre public en toute simplicité. Destinataires individuels, groupes ou listes de distribution : à vous de choisir.

• Liberté de personnalisation et d'évolution

  Libérez-vous des limitations car le plugin gère différents types de contenu d'email de manière transparente. Envoyer pièces jointes personnaliséesVous pouvez ainsi créer des messages complexes, intégrer des vidéos ou présenter plusieurs images et PDF - les possibilités sont illimitées.

• Chiffrement de bout en bout

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