Comment programmer et envoyer des e-mails récurrents

Au milieu d’un flux constant de messages, il est facile de se sentir submergé et accablé par la nature répétitive de certains emails.

Te es déjà retrouvé à taper la même mise à jour, le même rappel ou le même suivi, en te demandant s’il n’y a pas un meilleur moyen ?

Eh bien, la solution réside dans la planification et l’envoi d’emails récurrents.

Un professionnel moyen passe 2,6 heures chaque jour de sa semaine de travail à gérer ses emails, et une part significative de ce temps est consacrée à des tâches répétitives. En tirant parti de la puissance des emails récurrents, tu peux récupérer ces heures perdues et rediriger ton attention vers des activités plus critiques.

Mais ce n’est pas tout !

Les emails récurrents offrent une myriade d’avantages qui vont au-delà de l’efficacité en termes de gain de temps. Ils permettent d’établir une communication cohérente, d’envoyer des rappels opportuns et d’augmenter la productivité.

Les possibilités sont infinies, et les récompenses sont immenses.

Ce guide complet te guidera à travers les tenants et aboutissants de la planification et de l’envoi d’emails récurrents. Tu apprendras les différentes méthodes et outils disponibles, en te concentrant sur le populaire Microsoft Outlook.

Alors, prépare-toi à dire adieu à la rédaction monotone d’emails. Il est temps de prendre le contrôle de ta boîte de réception et de tirer parti de la puissance de l’automatisation comme jamais auparavant !

4 Raisons pour lesquelles tu dois configurer des e-mails récurrents dans Outlook

Configurer des e-mails récurrents dans Outlook peut révolutionner ta gestion des e-mails et ta communication. Voici 4 scénarios où tu as besoin d’e-mails récurrents pour t’aider !

1. Envoyer des mises à jour ou des newsletters régulières

Imagine le temps et l’effort nécessaires pour envoyer manuellement une newsletter hebdomadaire ou mensuelle à un grand groupe de destinataires. Avec des e-mails programmés dans Outlook, tu peux automatiser ce processus et t’assurer que tes mises à jour ou newsletters atteignent ton public de manière cohérente et fiable.

Que tu partages des informations sur l’industrie, des nouvelles de l’entreprise ou du contenu précieux, configurer des e-mails récurrents te permet de rester connecté et d’engager ton public cible sans effort.

Tu peux économiser d’innombrables heures qui auraient autrement été consacrées à des tâches d’e-mails répétitives, te libérant du temps pour des projets plus stratégiques.

2. Faire un suivi avec ta liste d’e-mails

Maintenir de solides relations avec des clients ou des consommateurs est essentiel pour la croissance et le succès de l’entreprise. Cependant, rester en contact et fournir des mises à jour régulières peut être chronophage et facilement négligé dans un emploi du temps chargé.

Les e-mails récurrents viennent à la rescousse en te permettant de configurer des suivis automatisés avec tes clients ou consommateurs.

Que tu souhaites vérifier leurs progrès, partager des mises à jour sur ton entreprise ou fournir un soutien continu, les e-mails répétitifs dans Outlook rendent cela fluide et efficace. En cultivant ces relations de manière constante, tu peux favoriser la confiance, renforcer la fidélité et améliorer la satisfaction client.

3. Rappels internes et externes

Dans nos vies trépidantes, il est facile d’oublier des événements, des délais ou des tâches importants.

Les e-mails récurrents servent de rappels inestimables qui garantissent que rien ne passe à travers les mailles du filet. Que ce soit un rapport mensuel que tu dois compléter, une réunion à venir pour laquelle tu veux te préparer, ou une échéance d’équipe que tu dois communiquer, programmer des e-mails récurrents peut t’aider à rester organisé et à jour dans tes responsabilités.

Automatiser ces rappels peut alléger le stress de se souvenir de chaque détail et maintenir une approche proactive dans ton travail. De plus, partager ces rappels avec ton équipe facilite la collaboration et s’assure que tout le monde est sur la même longueur d’onde.

4. Productivité personnelle et organisation

Les e-mails récurrents dans Outlook ne se limitent pas aux environnements professionnels. Ils peuvent également être utilisés pour améliorer la productivité personnelle et l’organisation.

Un neuroscientifique de l’Université de Berkeley a remarqué une augmentation des cas de burnout dus à des tâches répétitives, ce qui réduit la productivité de manière significative !

C’est là que les e-mails contribuent au burnout au travail. En configurant des e-mails automatisés pour ces tâches routinières, tu peux éliminer le désordre mental de te souvenir d’elles, te permettant de te concentrer sur des aspects plus importants de ta vie. Ce niveau d’automatisation augmente ton efficacité et instille un sentiment de contrôle et d’ordre dans tes routines quotidiennes.

Comment planifier des e-mails récurrents dans Outlook en 5 étapes

Savoir comment envoyer des e-mails récurrents dans Outlook n’est pas exactement un processus simple, car il n’y a pas de fonctionnalité unique pour automatiser toute une campagne. Tu devras peut-être utiliser des plug-ins supplémentaires pour rendre cela plus avancé. (ne t’inquiète pas, on a ce qu’il te faut pour ça aussi !)

Mais, peux-tu planifier des e-mails récurrents dans Outlook ?

Bien sûr ! Mais d’une manière légèrement différente de ce à quoi tu t’attendrais.

Suis ces cinq étapes pour planifier des e-mails ou configurer des rendez-vous récurrents avec des e-mails de rappel dans Outlook efficacement :

Étape 1 : Rédige ton e-mail

Commence par ouvrir Microsoft Outlook et rédige ton e-mail comme tu le ferais normalement. Assure-toi d’avoir rempli l’adresse e-mail du destinataire, le sujet et le contenu du message. Prends le temps de relire et de corriger ton e-mail pour garantir son exactitude et sa clarté.

Étape 2 : Retarder la livraison

Pour planifier ton e-mail pour une livraison retardée, navigue vers l’onglet Options dans le ruban tout en étant encore dans la fenêtre de composition de l’e-mail. Dans le groupe Plus d’options, clique sur le bouton Retarder la livraison. Une nouvelle boîte de dialogue apparaîtra, te permettant de spécifier la date et l’heure auxquelles tu souhaites que l’e-mail soit envoyé.

Étape 3 : Définir la date et l’heure de livraison

Dans la section Options de livraison de la boîte de dialogue Retarder la livraison, coche la case “Ne pas livrer avant”. Sélectionne la date et l’heure souhaitées à l’aide des menus déroulants correspondants. Outlook utilise le fuseau horaire local de ton ordinateur pour planifier la livraison des e-mails. Clique sur le bouton Fermer une fois que tu as défini la date et l’heure souhaitées.

Étape 4 : Vérifier et envoyer

Avant de planifier l’e-mail, jette un dernier coup d’œil à ton message pour t’assurer qu’il répond à tes exigences. Fais attention aux destinataires, au sujet et au contenu pour éviter les erreurs. Une fois que tu es satisfait, clique sur le bouton Envoyer. L’e-mail sera déplacé dans le dossier Brouillons jusqu’à l’heure de livraison prévue.

Étape 5 : Vérifier et modifier les e-mails planifiés

Tu peux accéder au dossier Brouillons si tu as besoin de modifier ou d’annuler un e-mail planifié. Pour y accéder, clique sur l’onglet Dossier dans le ruban et sélectionne le dossier Brouillons dans la liste.

Dans le dossier Brouillons, tu verras les e-mails planifiés en attente d’envoi. Pour modifier un e-mail, double-clique dessus pour l’ouvrir dans la fenêtre de composition, fais les modifications nécessaires et replanifie-le pour la livraison. Pour annuler un e-mail, il te suffit de le supprimer du dossier Brouillons.

Planification de la récurrence des rendez-vous – La 2ème méthode

En plus de la livraison différée, Outlook propose également la planification de la récurrence des rendez-vous, ce qui te permet d’envoyer des e-mails récurrents à des intervalles spécifiques. Cette fonctionnalité est utile lorsque tu dois envoyer des rappels réguliers, des mises à jour ou des rapports hebdomadaires.

Pour utiliser la planification de la récurrence des rendez-vous, suis ces étapes :

Étape 1 : Créer un nouveau rendez-vous

Ouvre Microsoft Outlook et va dans la vue Calendrier. Clique sur le bouton Nouveau rendez-vous pour créer un nouveau rendez-vous. Dans la fenêtre du rendez-vous, rédige le contenu de ton e-mail récurrent, y compris le sujet, le message et l’adresse e-mail du destinataire.

Étape 2 : Définir le modèle de récurrence

Dans l’onglet Rendez-vous du ruban, navigue jusqu’au groupe Options et clique sur le bouton Récurrence. Une nouvelle boîte de dialogue apparaîtra, te permettant de spécifier le modèle de récurrence pour ton e-mail.

Choisis la fréquence souhaitée (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, etc.) et définis les dates de début et de fin pour les e-mails récurrents. Si nécessaire, tu peux également configurer d’autres options comme l’heure de la journée, les paramètres de rappel et les exceptions.

Étape 3 : Vérifier et enregistrer

Vérifie les détails de ton rendez-vous, y compris le modèle de récurrence et le contenu de l’e-mail, pour t’assurer qu’ils sont corrects. Une fois que tu es satisfait, clique sur le bouton Enregistrer et fermer. Outlook enverra automatiquement des e-mails récurrents selon le calendrier spécifié.

Comment rendre vos e-mails récurrents stratégiques et efficaces ?

Bien que la planification d’e-mails récurrents puisse faire gagner du temps et simplifier la communication, il est important de s’assurer qu’ils sont stratégiques et efficaces.

Voici quelques suggestions de nos experts pour améliorer votre stratégie d’e-mails récurrents :

1. Personnalise le contenu

La personnalisation est essentielle pour rendre vos e-mails récurrents plus engageants et pertinents. Adresse-toi aux destinataires par leur nom et envisage de segmenter ta liste d’e-mails en fonction de critères spécifiques tels que les intérêts, la démographie ou l’historique d’achats.

Découvre plus de conseils pour une communication claire et efficace par e-mail pour t’aider à donner le meilleur de toi-même !

2. Optimise le timing et la fréquence

Trouver le bon timing et la bonne fréquence pour tes e-mails récurrents est crucial.

Considère la nature de ton contenu et les préférences de ton audience. Par exemple, si tu envoies une newsletter hebdomadaire, expérimente avec différents jours et heures pour déterminer quand tes destinataires sont le plus susceptibles d’interagir avec tes e-mails.

3. Offre de la valeur et de la variété

Pour garder tes e-mails récurrents frais et engageants, concentre-toi sur l’offre de valeur et de variété dans ton contenu. Évite les informations répétitives ou monotones qui pourraient amener les destinataires à ignorer ou se désabonner de tes e-mails.

Tu peux expérimenter avec différents types de contenu, comme des infographies, des vidéos ou des études de cas, pour rendre tes e-mails visuellement attrayants et informatifs.

4. Définit une stratégie avec des données

Surveille les taux d’ouverture et de clics pour évaluer l’efficacité de ton timing et fais des ajustements si nécessaire. Analyse régulièrement tes statistiques d’e-mails et recueille des retours via des tests A/B ou des sondages pour t’assurer que ta stratégie d’e-mails est sur la bonne voie.

5. Profite des logiciels d’automatisation

Tirer parti des logiciels d’automatisation est un moyen puissant d’améliorer ta stratégie d’e-mails récurrents. Les logiciels d’automatisation offrent souvent de robustes options de personnalisation, te permettant de créer du contenu dynamique et personnalisé à grande échelle. Utiliser de tels outils te permet d’optimiser ton flux de travail d’e-mails récurrents, de maximiser l’efficacité et d’obtenir de meilleurs résultats.

Profite de l’automatisation d’email la plus simple avec SecureMail Merge !

SecureMailMerge propose des fonctionnalités avancées de publipostage et des capacités qui rationalisent l’ensemble du processus, de la planification et de la personnalisation à l’analyse et au suivi pour Outlook. Ces outils te permettent de configurer et de gérer des emails récurrents sans effort, te faisant gagner du temps et garantissant l’exactitude.

Avec son interface conviviale, tu peux facilement planifier et gérer des emails personnalisés pour plusieurs destinataires avec n’importe quel format de feuille de calcul.

L’outil offre également des champs de fusion personnalisés, un support des pièces jointes et des options de planification avancées. Il simplifie la configuration et la gestion des emails récurrents, te permettant de personnaliser le contenu à grande échelle.

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