Comment programmer et envoyer des e-mails récurrents

Au milieu d'un afflux constant de messages, il est facile de se laisser submerger et de s'enliser dans la nature répétitive de certains courriels.

Combien de fois vous êtes-vous retrouvé à taper la même mise à jour, le même rappel ou le même suivi, en vous demandant s'il n'y avait pas une meilleure façon de procéder ?

La solution consiste à programmer et à envoyer des courriels récurrents.

Un professionnel moyen dépense 2,6 heures chaque jour de leur semaine de travail à gérer des courrielsLe temps passé au travail est très important, et une grande partie de ce temps est consacrée à des tâches répétitives. En exploitant la puissance des courriels récurrents, vous pouvez récupérer ces heures perdues et vous concentrer sur des tâches plus importantes.

Mais ce n'est pas tout !

Les courriels récurrents offrent une myriade d'avantages qui ne se limitent pas à un gain de temps. Ils permettent d'établir une communication cohérente, d'envoyer des rappels en temps voulu et de stimuler la productivité.

Les possibilités sont infinies et les récompenses immenses.

Ce guide complet vous explique les tenants et les aboutissants de la programmation et de l'envoi d'e-mails récurrents. Vous découvrirez les différentes méthodes et outils disponibles, en vous concentrant sur le populaire Microsoft Outlook.

Préparez-vous donc à dire adieu à la rédaction monotone d'e-mails. Il est temps de prendre le contrôle de votre boîte de réception et d'exploiter le pouvoir de l'automatisation comme jamais auparavant !

4 raisons pour lesquelles vous devez définir des e-mails récurrents dans Outlook

La mise en place d'e-mails récurrents dans Outlook peut révolutionner votre gestion des e-mails et votre communication. Voici 4 scénarios dans lesquels vous avez besoin d'emails récurrents pour vous soutenir !

1. Envoi de mises à jour régulières ou de bulletins d'information

Imaginez le temps et les efforts nécessaires pour envoyer manuellement une lettre d'information hebdomadaire ou mensuelle à un grand nombre de destinataires. Grâce aux courriels répétitifs programmés dans Outlook, vous pouvez automatiser ce processus et vous assurer que vos mises à jour ou vos bulletins d'information atteignent votre public de manière cohérente et fiable.

Que vous partagiez des informations sur votre secteur d'activité, des nouvelles de votre entreprise ou des contenus intéressants, la mise en place d'e-mails récurrents vous permet de rester en contact et d'engager le dialogue avec votre public cible sans effort.

Vous pouvez économiser un nombre incalculable d'heures qui auraient été consacrées à des tâches répétitives de courrier électronique, libérant ainsi votre temps pour des activités plus stratégiques.

2. Suivi de votre liste d'adresses électroniques

Entretenir des relations solides avec les clients est essentiel pour la croissance et la réussite d'une entreprise. Cependant, rester en contact et fournir des mises à jour régulières peut prendre du temps et être facilement négligé dans un emploi du temps chargé.

Les courriels récurrents viennent à la rescousse en vous permettant de mettre en place des suivis automatisés avec vos clients.

Que vous souhaitiez vérifier leurs progrès, partager des mises à jour sur votre entreprise ou fournir un soutien continu, la répétition des courriels dans Outlook rend les choses transparentes et efficaces. En entretenant ces relations de manière cohérente, vous pouvez favoriser la confiance, renforcer la loyauté et améliorer la satisfaction des clients.

3. Rappels internes et externes

Dans notre vie trépidante, il est facile d'oublier des événements, des échéances ou des tâches importantes.

Les courriels récurrents sont de précieux rappels qui permettent de ne rien oublier. Qu'il s'agisse d'un rapport mensuel à rédiger, d'une réunion à préparer ou d'une échéance à communiquer à l'équipe, la programmation d'e-mails récurrents peut vous aider à rester organisé et à ne pas perdre de vue vos responsabilités.

L'automatisation de ces rappels peut vous soulager du stress lié à la nécessité de vous souvenir de chaque détail et vous permettre de conserver une approche proactive de votre travail. De plus, partager ces rappels avec votre équipe facilite la collaboration et garantit que tout le monde est sur la même longueur d'onde.

4. Productivité personnelle et organisation

Les courriels récurrents dans Outlook ne sont pas limités au cadre professionnel. Ils peuvent également être utilisés pour améliorer la productivité et l'organisation personnelles.

Un neuroscientifique de l'université de Berkeley a constaté une augmentation de la consommation d'alcool. les cas d'épuisement professionnel dus à des tâches répétitivesce qui réduit considérablement la productivité !

C'est là que les courriels contribuent à l'épuisement professionnel. En mettant en place des courriels automatisés pour ces tâches de routine, vous pouvez éliminer l'encombrement mental que représente le fait de s'en souvenir, ce qui vous permet de vous concentrer sur des aspects plus importants de votre vie. Ce niveau d'automatisation accroît votre efficacité et donne un sentiment de contrôle et d'ordre dans vos routines quotidiennes.

Comment programmer des e-mails récurrents dans Outlook en 5 étapes

L'envoi d'e-mails récurrents dans Outlook n'est pas vraiment un processus simple, car il n'existe pas de fonction unique permettant d'automatiser l'ensemble d'une campagne. Il se peut que vous deviez utiliser des plug-ins supplémentaires pour rendre ce processus plus avancé. (Ne vous inquiétez pas, nous vous couvrons également pour cela !)

Mais pouvez-vous programmer des courriels récurrents dans Outlook ?

Bien sûr ! Mais d'une manière un peu différente de celle à laquelle on pourrait s'attendre.

Suivez ces cinq étapes pour programmer efficacement des e-mails ou définir des rendez-vous récurrents avec des e-mails de rappel dans Outlook :

Étape 1 : Rédaction de l'e-mail

Commencez par ouvrir Microsoft Outlook et composez votre courriel comme vous le feriez normalement. Assurez-vous d'avoir indiqué l'adresse électronique du destinataire, l'objet et le contenu du message. Prenez le temps de relire votre courriel pour vous assurer de son exactitude et de sa clarté.

Étape 2 : Retarder la livraison

Pour programmer la livraison différée de votre courrier électronique, accédez à l'onglet Options du ruban tout en restant dans la fenêtre de composition du courrier électronique. Dans le groupe Autres options, cliquez sur le bouton Retarder la livraison. Une nouvelle boîte de dialogue apparaît, vous permettant de spécifier la date et l'heure d'envoi du courriel.

Étape 3 : Définir la date et l'heure de livraison

Dans la section Options de livraison de la boîte de dialogue Retarder la livraison, cochez la case "Ne pas livrer avant". Sélectionnez la date et l'heure souhaitées à l'aide des menus déroulants correspondants. Outlook utilise le fuseau horaire local de votre ordinateur pour planifier la livraison des courriels. Cliquez sur le bouton Fermer une fois que vous avez défini la date et l'heure souhaitées.

Étape 4 : Examen et envoi

Avant de programmer l'envoi du courrier électronique, examinez une dernière fois votre message pour vous assurer qu'il répond à vos exigences. Faites attention aux destinataires, à l'objet et au contenu pour éviter les erreurs. Lorsque vous êtes satisfait, cliquez sur le bouton Envoyer. L'e-mail sera déplacé dans le dossier Boîte d'envoi jusqu'à l'heure de livraison prévue.

Étape 5 : Vérifier et modifier les courriers électroniques programmés

Vous pouvez accéder au dossier Boîte d'envoi si vous devez modifier ou annuler un courriel programmé. Pour y accéder, cliquez sur l'onglet Dossier dans le ruban et sélectionnez le dossier Boîte d'envoi dans la liste.

Dans le dossier Boîte d'envoi, vous verrez les courriels programmés qui attendent d'être envoyés. Pour modifier un courriel, double-cliquez dessus pour l'ouvrir dans la fenêtre de composition, apportez les modifications nécessaires et reprogrammez son envoi. Pour annuler un courriel, il suffit de le supprimer du dossier Boîte d'envoi.

Planification de la récurrence des rendez-vous - La 2e méthode

Outre la livraison différée, Outlook propose également la planification de la récurrence des rendez-vous, qui vous permet d'envoyer des courriels récurrents à des intervalles spécifiques. Cette fonction est utile lorsque vous devez envoyer des rappels réguliers, des mises à jour ou des rapports hebdomadaires.

Pour utiliser la planification de la récurrence des rendez-vous, procédez comme suit :

Étape 1 : Créer un nouveau rendez-vous

Ouvrez Microsoft Outlook et accédez à la vue Calendrier. Cliquez sur le bouton Nouveau rendez-vous pour créer un nouveau rendez-vous. Dans la fenêtre du rendez-vous, composez le contenu de votre courriel récurrent, y compris l'objet, le message et l'adresse électronique du destinataire.

Étape 2 : Définir le modèle de récurrence

Dans l'onglet Nomination du ruban, accédez au groupe Options et cliquez sur le bouton Récurrence. Une nouvelle boîte de dialogue apparaît, vous permettant de spécifier le modèle de récurrence pour votre courrier électronique.

Choisissez la fréquence souhaitée (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, etc.) et définissez les dates de début et de fin des courriels récurrents. Si nécessaire, vous pouvez également configurer d'autres options telles que l'heure, les paramètres de rappel et les exceptions.

Étape 3 : Réviser et sauvegarder

Vérifiez les détails de votre rendez-vous, y compris le modèle de récurrence et le contenu de l'e-mail, pour vous assurer qu'ils sont corrects. Une fois que vous êtes satisfait, cliquez sur le bouton Enregistrer et fermer. Outlook enverra automatiquement des courriels récurrents en fonction du calendrier spécifié.

Comment rendre vos e-mails récurrents stratégiques et efficaces ?

Si la programmation d'e-mails récurrents permet de gagner du temps et de rationaliser la communication, il est important de veiller à ce qu'ils soient stratégiques et efficaces.

Voici quelques suggestions de nos experts pour améliorer votre stratégie d'envoi d'e-mails récurrents :

1. Personnaliser le contenu

La personnalisation est essentielle pour rendre vos courriels récurrents plus attrayants et plus pertinents. Adressez-vous aux destinataires par leur nom et envisagez de segmenter votre liste d'adresses électroniques en fonction de critères spécifiques tels que les centres d'intérêt, les données démographiques ou l'historique des achats.

Découvrez d'autres conseils pour une communication claire et efficace par courrier électronique afin de vous aider à donner le meilleur de vous-même !

2. Optimiser la synchronisation et la fréquence

Il est essentiel de trouver le moment et la fréquence optimaux pour vos courriels récurrents.

Tenez compte de la nature de votre contenu et des préférences de votre public. Par exemple, si vous envoyez une lettre d'information hebdomadaire, expérimentez différents jours et heures pour déterminer le moment où vos destinataires seront le plus enclins à lire vos courriels.

3. Apporter de la valeur et de la variété

Pour que vos courriels récurrents restent frais et attrayants, concentrez-vous sur la valeur ajoutée et la variété de votre contenu. Évitez les informations répétitives ou monotones qui pourraient conduire les destinataires à ignorer vos courriels ou à s'en désabonner.

Vous pouvez expérimenter différents types de contenu, tels que des infographies, des vidéos ou des études de cas, pour que vos courriels restent visuellement attrayants et informatifs.

4. Définir la stratégie à l'aide des données

Surveillez les taux d'ouverture et de clics pour évaluer l'efficacité de votre timing et procéder à des ajustements si nécessaire. Analysez régulièrement vos courriels et recueillez des commentaires par le biais de tests A/B ou d'enquêtes pour vous assurer que votre stratégie d'envoi de courriels va dans la bonne direction.

5. Tirer parti des logiciels d'automatisation

L'utilisation d'un logiciel d'automatisation est un moyen puissant d'améliorer votre stratégie d'envoi d'e-mails récurrents. Les logiciels d'automatisation offrent souvent de solides options de personnalisation, ce qui vous permet de créer un contenu dynamique et personnalisé à grande échelle. L'utilisation de ces outils vous permet d'optimiser votre flux d'e-mails récurrents, de maximiser l'efficacité et d'obtenir de meilleurs résultats.

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SecureMailMerge offres fonctions avancées de fusion de courrier et des fonctionnalités qui rationalisent l'ensemble du processus, de la programmation et de la personnalisation à l'analyse et au suivi pour Outlook. Ces outils vous permettent de mettre en place et de gérer des e-mails récurrents sans effort, en gagnant du temps et en garantissant la précision.

Grâce à son interface conviviale, vous pouvez facilement programmer et gérer des e-mails personnalisés destinés à plusieurs destinataires, quel que soit le format de la feuille de calcul.

Cet outil propose également des champs de fusion personnalisés, la prise en charge des pièces jointes et des options de planification avancées. Il simplifie la mise en place et la gestion d'e-mails récurrents, ce qui vous permet de personnaliser le contenu à grande échelle.

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