Outlook vs. Gmail pour les e-mails professionnels : Lequel est le meilleur ?

L’email est l’un des outils de communication les plus puissants dans le monde des affaires.

De nombreux services de messagerie sont sur le marché, tels que Gmail et Outlook.

Voulez-vous savoir lequel est le meilleur pour votre entreprise ?

Choisir entre Gmail et Outlook pour votre email professionnel est une question récurrente, compte tenu de la popularité des deux services de messagerie. Même avec l’afflux d’applications de messagerie instantanée comme Slack ou Zoom, 13 % des entreprises cotées en bourse utilisent Gmail ou Outlook pour les affaires. Et les entreprises restantes utilisent une combinaison des deux.

Alors, plongeons dans les principales fonctionnalités de chacun, en explorant ce qui fait que les deux se démarquent, les avantages et des conseils pour rédiger un email engageant qui garantira votre génération de leads.

Commençons !

Outlook vs Gmail pour les emails professionnels - Principales caractéristiques

Interface et personnalisation

Gmail est un service de messagerie qui vous accueille dans son monde de simplicité. L’interface est assez conviviale, intuitive et facile à naviguer.

Les utilisateurs de Gmail peuvent personnaliser l’apparence de leur boîte de réception en choisissant parmi divers thèmes préconçus, y compris des paysages urbains, des thèmes saisonniers et un bokeh esthétique. Cela rend l’ensemble de la configuration plus personnalisée.

D’un autre côté, Microsoft Outlook s’associe à Microsoft Office pour créer un flux de travail fluide et efficace avec un tableau de bord professionnel.

Contrairement à Gmail, les options de personnalisation dans Outlook sont limitées. Microsoft a opté pour une palette de couleurs en niveaux de gris avec des accents bleu vif. Bien que le design soit apparemment professionnel et agréable à l’œil, il peut sembler quelque peu conservateur pour certaines personnes.

Organisation des actifs

Le système de libellés de Gmail est comme avoir un assistant personnel qui trie et organise vos emails en fonction de vos préférences. Contrairement aux dossiers traditionnels, les libellés donnent à vos emails une personnalité unique.

Avec un peu de créativité, vous pouvez appliquer des libellés qui ajoutent du style et font que votre boîte de réception ressemble à une collection bien organisée.

En revanche, Outlook présente une configuration standard à trois panneaux : Dossiers, Boîte de réception et messages sélectionnés ; ceux-ci sont soigneusement disposés de gauche à droite sous une barre d’outils à trois onglets.

De plus, Outlook offre d’excellentes fonctionnalités d’organisation, telles qu’une structure de dossiers traditionnelle, ce qui facilite la tâche pour certains utilisateurs.

De plus, Outlook dispose d’un système de catégories qui agit comme des étiquettes pour les messages plutôt que comme des pseudo-dossiers. Vous pouvez appliquer plusieurs catégories à un message sans affecter son emplacement dans les dossiers.

Outlook catégorise également automatiquement certains messages dans des dossiers de vue rapide, tels que des documents, des photos et des bulletins d’information. Cela facilite le travail.

Filtrage des spams

Un filtrage efficace des spams est l’un des principaux avantages de Gmail, offrant un bouclier robuste contre les emails indésirables. Bien que certains messages de spam puissent passer à travers, la catégorisation de Gmail est généralement précise, offrant aux utilisateurs une grande assurance.

De plus, les options de filtrage de Gmail vont au-delà de la catégorisation des spams. Le service de messagerie permet effectivement aux utilisateurs de filtrer les emails indésirables qui ne tombent pas dans la catégorie spam.

En outre, Gmail n’interfère pas avec votre boîte de réception en séparant les publicités en fonction du contenu des emails dans des onglets distincts comme social ou promotions. Cela minimise toute distraction potentielle de votre boîte de réception principale.

D’un autre côté, la fonctionnalité de filtrage des spams et des emails d’Outlook est moins sophistiquée, nécessitant plus d’intervention manuelle. Cependant, elle propose une fonctionnalité notable appelée Sweep.

La fonctionnalité Sweep d’Outlook vous permet de supprimer rapidement les emails indésirables de votre boîte de réception. Elle offre des options pour supprimer automatiquement tous les emails entrants d’un expéditeur spécifique, ne conserver que le dernier email ou éliminer les emails plus anciens qu’une durée spécifiée, comme 10 jours.

Outlook.com vs Gmail.com - Avantages et Inconvénients

Avantages et Inconvénients de Gmail

Voici quelques avantages et inconvénients de l’utilisation de Gmail pour votre entreprise :

Avantages	Inconvénients
L’intégration de Gmail avec Google Workspace favorise la collaboration en permettant aux équipes de partager des documents, de participer à des modifications en temps réel et de communiquer sans effort.	Comme Gmail analyse le contenu des e-mails pour le ciblage publicitaire, certaines entreprises ont des préoccupations en matière de confidentialité concernant l’utilisation de leurs données e-mail à des fins publicitaires.
La fonction de recherche de Gmail permet aux utilisateurs de localiser rapidement des e-mails ou des informations spécifiques dans leur boîte de réception.	Maîtriser certaines des fonctionnalités avancées de Gmail nécessite du temps et une formation pour les employés non familiers avec la plateforme.
Les entreprises bénéficient d’un grand espace de stockage sur Gmail.	La pleine fonctionnalité de Gmail dépend d’une connexion Internet stable.
Le filtrage des spams de Gmail est très efficace.	L’intégration de Gmail avec les outils Microsoft n’est pas aussi fluide ou puissante que prévu.

Avantages et Inconvénients d’Outlook

Vous vous demandez ce qui rend Outlook différent de Gmail ?

Avantages	Inconvénients
Microsoft Outlook s’intègre parfaitement avec Microsoft Office, offrant une plateforme unifiée pour la gestion des e-mails, des calendriers et des documents.	Contrairement au filtrage robuste des spams de Gmail, le filtrage d’Outlook nécessite plus de gestion manuelle. Les utilisateurs doivent gérer et organiser activement leurs boîtes de réception pour éviter l’encombrement.
Bien que le filtrage des spams d’Outlook ne soit pas aussi avancé que celui de Gmail, il propose une fonctionnalité “Sweep” sophistiquée permettant une gestion rapide des e-mails, y compris la suppression automatique en fonction de critères spécifiés.	Lors de l’adaptation à Outlook, les utilisateurs non familiers avec les interfaces Microsoft peuvent rencontrer une courbe d’apprentissage.
La fonction Boîte de réception Prioritaire d’Outlook catégorise intelligemment les e-mails, garantissant que les messages essentiels et prioritaires sont séparés des moins importants.	Plusieurs utilisateurs ont signalé des problèmes de synchronisation entre Outlook et d’autres services Microsoft, entraînant des interruptions dans l’accès aux e-mails et aux événements du calendrier.
Les fonctionnalités complètes du calendrier d’Outlook permettent une planification efficace, des invitations à des réunions et une coordination sans faille, particulièrement bénéfique pour les entreprises ayant des réunions fréquentes.	Bien qu’Outlook s’intègre bien avec les applications Microsoft, l’intégration avec des applications tierces non Microsoft n’est pas aussi fluide.

Naviguer dans les éléments essentiels des affaires : stockage, coût et sécurité

Choisir une plateforme de messagerie pour votre entreprise, c’est comme choisir le bureau parfait - spacieux, économique et totalement sécurisé.

Jetons un coup d’œil rapide au stockage, au coût et à la sécurité offerts par deux des services de messagerie les plus populaires.

Outlook vs Gmail - Stockage

Gmail offre généreusement 15 Go de stockage gratuit, où vos e-mails coexistent avec Google Drive et Photos. C’est un espace spacieux pour tous vos biens numériques. Mais à mesure que les biens numériques s’accumulent, l’expansion du stockage pourrait devenir l’une de vos considérations.

D’autre part, Outlook permet aux utilisateurs d’avoir une boîte aux lettres de 15 Go avec un stockage OneDrive supplémentaire de 1 To. Contrairement à Gmail, Outlook propose OneDrive - un espace séparé mais élégant avec votre unité de stockage privée. Cela vous permet d’organiser vos actifs numériques de manière efficace dans un espace sans encombrement.

Les deux plateformes offrent un espace ample, mais la séparation de la boîte aux lettres et du stockage OneDrive d’Outlook fournit une approche plus organisée.

Outlook vs Gmail - Coût

Gmail est complètement gratuit. S’y inscrire vous donne accès à des fonctionnalités premium comme la protection automatique des liens sans dépenser un centime. Cependant, vous devrez peut-être examiner les niveaux de tarification de stockage de Google si vous avez tendance à accumuler des actifs numériques.

D’autre part, Outlook propose un plan Microsoft 365 Personnel pour 69,99 $ par an, qui inclut une expérience sans publicité, des applications de bureau et une boîte aux lettres étendue de 50 Go. Le plan Famille coûte 99,99 $ par an et peut être utilisé par jusqu’à six personnes, ce qui en fait une excellente option pour les petites équipes.

Outlook ou Gmail - Sécurité

Gmail et Outlook priorisent tous deux la sécurité. Gmail utilise l’authentification à deux facteurs et un scan automatique pour le contenu malveillant, garantissant que les bons e-mails passent. Bien que Gmail personnalise les publicités en fonction des e-mails, il agit plus comme un acheteur personnel que comme un espion.

Outlook se vante d’une authentification à deux facteurs, d’un scan de logiciels malveillants et de la sophistication ajoutée de Windows Hello - une serrure biométrique high-tech sur votre forteresse numérique.

Verdict final - Outlook vs Gmail

Le choix entre Gmail et Outlook dépend de ce qui convient le mieux à votre entreprise.

Si vous aimez une approche innovante, optez pour Gmail.

Cependant, si vous préférez une ambiance plus soignée et professionnelle, Outlook pourrait être le bon choix.

Votre décision concernant la plateforme de messagerie que vous utilisez peut avoir un impact significatif sur la façon dont votre entreprise est perçue en ligne. Le choix entre Gmail et Outlook ne concerne pas seulement le courrier électronique ; il s’agit de créer une identité en ligne qui résonne avec les croyances et les valeurs de votre entreprise.

5 Conseils pour Créer un Email Professionnel

Voici quelques bonnes pratiques pour rédiger des emails professionnels qui toucheront la bonne cible.

1. Recherchez et Connaissez Votre Public

Avant d’envoyer un email, considérez-le comme une conversation avec un prospect potentiel. Plongez profondément dans votre public cible. Apprenez à connaître ses préférences et ses intérêts. Vous devez prendre en compte à qui vous vous adressez et adapter votre ton en conséquence.

2. Créez des Lignes de Sujet Accrocheuses

Les lignes de sujet sont comme la première impression de votre email.

C’est à ce moment qu’un lecteur décide si votre email mérite d’être lu ou s’il appartient à la corbeille. Assurez-vous que vos sujets d’email soient courts, intrigants et, surtout, pertinents. Rendez vos destinataires curieux d’ouvrir l’email.

3. La Brièveté est Votre Amie

Personne n’a le temps de lire de longs emails de nos jours. Soyons honnêtes, ils sont frustrants.

Ne racontez pas une longue histoire pleine de superflu. Mettez-vous à la place du lecteur, prendriez-vous le temps dans votre journée chargée de lire un email agaçamment long ?

Allez droit au but et évitez le jargon.

4. N’ayez Pas Peur d’Injecter de la Personnalité

N’ayez pas peur de montrer la personnalité de votre marque. Elle doit parler à l’audience.

De plus, votre marque doit faire savoir qu’un humain et non une IA rédige l’email.

5. Soyez Réactif et Abordable

Vous voulez laisser votre empreinte dans l’industrie ? Soyez réactif.

Dans le monde des affaires, vous rencontrerez des emails agréables et d’autres carrément impolis. Vous devez apprendre à engager et à favoriser un dialogue poliment et respectueusement.

En ce qui concerne les retours, encouragez les réponses et les questions. Il ne s’agit pas seulement d’envoyer des informations, mais d’invoquer des conversations.

Soyez abordable et encouragez vos destinataires à partager leurs pensées.

Vous optez pour Outlook pour votre entreprise ? La section suivante multiplierait votre productivité par 100 !

Secure Mail Merge - Votre meilleur outil de marketing par e-mail !

Le marketing par e-mail est essentiel pour établir des relations avec les clients, mais cela peut être un défi.

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Pourquoi choisir Secure Mail Merge ?

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Comment fonctionne Secure Mail Merge ?

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