Les experts en fusion de courrier de Microsoft 365 vous expliquent comment procéder.
Outlook vs. Gmail pour la messagerie professionnelle : Quelle est la meilleure solution ?
Le courrier électronique est l'un des outils de communication les plus puissants du monde des affaires.
Il existe de nombreux services de messagerie sur le marché, tels que Gmail et Outlook.
Vous voulez savoir lequel est le plus adapté à votre entreprise ?
Choisir entre Gmail et Perspectives pour votre messagerie professionnelle est une question qui se pose depuis longtemps, compte tenu de la popularité des deux services de messagerie. Même avec l'afflux d'applications de messagerie instantanée comme Slack ou Zoom, 13% des entreprises cotées en bourse utilisent Gmail ou Outlook pour leurs activités professionnelles. Les autres entreprises utilisent une combinaison des deux.
Nous allons donc nous plonger dans les principales caractéristiques de chacune d'entre elles, en explorant ce qui les différencie, leurs avantages et les conseils pour créer un e-mail attrayant qui vous permettra de générer des leads à coup sûr.
Commençons !
Outlook vs Gmail pour la messagerie professionnelle - Principales fonctionnalités
Interface et personnalisation
Gmail est un service de messagerie électronique qui vous accueille dans son univers de simplicité. L'interface est très conviviale, intuitive et facile à naviguer.
Les utilisateurs de Gmail peuvent personnaliser l'apparence de leur boîte de réception en choisissant parmi différents thèmes prédéfinis, notamment des paysages urbains, des thèmes saisonniers et des bokeh esthétiques. L'ensemble de la configuration semble ainsi plus personnalisé.
D'autre part, Microsoft Outlook s'associe à Microsoft Office pour créer un flux de travail transparent et efficace avec un tableau de bord professionnel.
Contrairement à Gmail, les options de personnalisation d'Outlook sont limitées. Microsoft a opté pour une palette de couleurs en niveaux de gris avec des touches de bleu vif. Bien que le design soit apparemment professionnel et agréable à regarder, il peut sembler quelque peu conservateur à certaines personnes.
Organisation des actifs
Le système d'étiquetage de Gmail est comparable à un assistant personnel qui trie et organise vos messages électroniques en fonction de vos préférences. Contrairement aux dossiers traditionnels, les étiquettes confèrent à vos e-mails une personnalité unique.
Avec un peu de créativité, vous pouvez appliquer des étiquettes qui donnent du style à votre boîte de réception et la font ressembler à une collection bien classée.
À l'inverse, Outlook présente une configuration standard à trois panneaux : Dossiers, Boîte de réception et Messages sélectionnés ; ceux-ci sont soigneusement disposés de gauche à droite sous une barre d'outils à trois onglets.
En outre, Outlook offre d'excellentes fonctions d'organisation, telles qu'une structure de dossiers traditionnelle, ce qui facilite la tâche de certains utilisateurs.
De plus, Outlook dispose d'un système de catégories qui agit comme des étiquettes pour les messages plutôt que comme des pseudo-dossiers. Vous pouvez appliquer plusieurs catégories à un message sans affecter son emplacement dans les dossiers.
Outlook classe également automatiquement des messages spécifiques dans des dossiers Quick View, tels que les documents, les photos et les bulletins d'information.
Filtrage du spam
Le filtrage efficace du spam est l'un des principaux avantages de Gmail, qui constitue un solide bouclier contre les messages indésirables. Bien que certains messages non sollicités puissent passer au travers des mailles du filet, la catégorisation de Gmail est généralement précise, ce qui donne aux utilisateurs une grande assurance.
En outre, les options de filtrage de Gmail vont au-delà de la catégorisation des spams. Le service de messagerie permet en effet aux utilisateurs de filtrer les courriels indésirables qui n'entrent pas dans la catégorie des spams.
De plus, Gmail n'interfère pas avec votre boîte de réception en séparant les publicités basées sur le contenu des e-mails dans des onglets distincts, tels que les onglets sociaux ou de promotion. Cela permet de minimiser les distractions potentielles par rapport à votre boîte de réception principale.
En revanche, la fonctionnalité de filtrage du spam et du courrier électronique d'Outlook est moins sophistiquée et nécessite davantage d'interventions manuelles. Toutefois, elle offre une fonction remarquable appelée Sweep.
La fonction de balayage d'Outlook vous permet de supprimer rapidement les courriels indésirables de votre boîte de réception. Elle offre des options permettant de supprimer automatiquement tous les courriels entrants provenant d'un expéditeur spécifique, de ne conserver que le dernier courriel ou d'éliminer les courriels datant de plus d'un certain temps, par exemple 10 jours.
Conseil de pro
Vous ne voulez pas que vos e-mails professionnels atterrissent dans le dossier spam ? Nous avons ce qu'il vous faut ! Avec SecureMailMerge, vous pouvez facilement éviter que les courriels n'atterrissent dans les dossiers de spam.
Outlook.com vs Gmail.com - Avantages et inconvénients
Avantages et inconvénients de Gmail
Voici quelques avantages et inconvénients de l'utilisation de Gmail pour votre entreprise :
| Pour | Cons |
|---|---|
| L'intégration de Gmail à Google Workspace favorise la collaboration en permettant aux équipes de partager des documents, d'effectuer des modifications en temps réel et de communiquer de manière transparente. | Gmail analysant le contenu des messages électroniques à des fins de ciblage publicitaire, certaines entreprises s'inquiètent de l'utilisation de leurs données électroniques à des fins publicitaires. |
| La fonction de recherche de Gmail permet aux utilisateurs de localiser rapidement des messages électroniques ou des informations spécifiques dans leur boîte de réception. Cette fonction s'avère très utile lorsqu'il s'agit de traiter un grand nombre d'e-mails. | Si les fonctions essentielles sont conviviales, la maîtrise de certaines fonctionnalités plus avancées de Gmail nécessite du temps et une formation pour les employés qui ne sont pas familiarisés avec la plateforme. |
| Les entreprises bénéficient d'un espace de stockage important sur Gmail, avec 15 Go par utilisateur pour la formule gratuite et des options de stockage étendues pour les formules supérieures. | La pleine fonctionnalité de Gmail repose sur une connexion internet stable. Les entreprises situées dans des zones où l'internet est peu fiable ou lent ont besoin d'aide pour accéder à leurs courriels en temps voulu. |
| Le filtre anti-spam de Gmail est très efficace et réduit le risque d'encombrement des boîtes de réception des entreprises par des courriels indésirables. La précision de la détection des spams est essentielle pour garantir un environnement de messagerie sain et propre. | Bien que Gmail offre une intégration avec les outils Microsoft, celle-ci n'est pas aussi transparente ou puissante que prévu. |
Avantages et inconvénients d'Outlook
Vous vous demandez ce qui différencie Outlook de Gmail ?
| Pour | Cons |
|---|---|
Microsoft Outlook s'intègre de manière transparente à Microsoft Office, offrant une plate-forme unifiée de gestion des courriels, des calendriers et des documents. | Contrairement au filtre anti-spam robuste de Gmail, le filtrage d'Outlook nécessite une manipulation plus manuelle. Les utilisateurs doivent gérer et organiser leur boîte de réception pour éviter l'encombrement de manière active. |
Bien que le système anti-spam d'Outlook ne soit pas aussi avancé que celui d'Emails, il offre une fonction sophistiquée de "balayage" permettant une gestion rapide des courriels, y compris la suppression automatique sur la base de critères spécifiés. | Lorsqu'ils s'adaptent à Outlook, les utilisateurs qui ne sont pas familiers avec les interfaces Microsoft peuvent éprouver une courbe d'apprentissage. |
La fonction Boîte de réception ciblée d'Outlook classe intelligemment les courriels, en veillant à ce que les messages essentiels et prioritaires soient séparés des messages moins importants. Cette fonction permet de maintenir une boîte de réception ciblée et organisée. | Plusieurs utilisateurs ont signalé des problèmes de synchronisation entre Outlook et d'autres services Microsoft. Cela a entraîné des perturbations dans l'accès aux courriels et à d'autres événements du calendrier. |
| Les fonctions de calendrier complètes d'Outlook permettent une planification efficace, des invitations à des réunions et une coordination sans faille. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les entreprises qui organisent fréquemment des réunions et des rendez-vous. | Si Outlook s'intègre bien avec les applications Microsoft, l'intégration avec les applications tierces non Microsoft n'est pas aussi transparente. |
Naviguer dans les essentiels de l'entreprise : Stockage, coût et sécurité
Choisir une plateforme de messagerie électronique pour votre entreprise, c'est comme choisir le bureau idéal : spacieux, rentable et totalement sécurisé.
Examinons rapidement le stockage, le coût et la sécurité offerts par les deux services de messagerie électronique les plus populaires.
Outlook vs Gmail - Stockage
Gmail offre généreusement 15 Go d'espace de stockage gratuit, où vos e-mails cohabitent avec Google Drive et Photos. C'est un espace spacieux pour tous vos biens numériques. Mais au fur et à mesure que vos biens numériques s'accumulent, l'extension de l'espace de stockage peut devenir l'une de vos préoccupations.
En revanche, Outlook permet aux utilisateurs de disposer d'une boîte aux lettres de 15 Go et d'un espace de stockage OneDrive supplémentaire de 1 To. Contrairement à Gmail, Outlook offre OneDrive - un espace séparé mais élégant avec votre unité de stockage privée. Cela vous permet d'organiser efficacement vos ressources numériques dans un espace sans encombrement.
Les deux plateformes offrent beaucoup d'espace, mais la séparation de la boîte aux lettres et du stockage OneDrive d'Outlook offre une approche plus organisée.
Outlook vs Gmail - Coût
Gmail est entièrement gratuit. En y adhérant, vous accédez à des fonctionnalités haut de gamme, telles que la protection automatique des liens, sans dépenser un centime. Toutefois, si vous avez tendance à accumuler des données numériques, vous devrez peut-être vous renseigner sur les tarifs de stockage de Google.
D'autre part, Outlook propose un plan Microsoft 365 Personnel pour 69,99 $ par an, qui comprend une expérience sans publicité, des applications de bureau et une boîte aux lettres étendue de 50 Go. Le plan Famille coûte 99,99 $ par an et peut être utilisé par un maximum de six personnes, ce qui en fait une excellente option pour les petites équipes.
Outlook ou Gmail - Sécurité
Gmail et Outlook accordent tous deux la priorité à la sécurité. Gmail utilise l'authentification à deux facteurs et l'analyse automatique des contenus malveillants, ce qui permet de s'assurer que les bons messages sont transmis. Gmail personnalise les annonces en fonction des messages électroniques, mais il agit davantage comme un acheteur personnel que comme une oreille indiscrète.
Outlook bénéficie d'une authentification à deux facteurs, d'une recherche de logiciels malveillants et de la sophistication supplémentaire de Windows Hello - un verrou biométrique de haute technologie pour votre forteresse numérique.
Verdict final - Outlook vs Gmail
Le choix entre Gmail et Outlook dépend de ce qui convient le mieux à votre entreprise.
Si vous préférez une approche innovante, optez pour Gmail.
Cependant, si vous préférez une image plus soignée et plus professionnelle, Outlook pourrait être le bon choix.
Le choix de la plateforme de messagerie électronique que vous utilisez peut avoir un impact significatif sur la façon dont votre entreprise est perçue en ligne. Le choix entre Gmail et Outlook n'est pas seulement une question de messagerie électronique ; il s'agit de créer une identité en ligne qui résonne avec les convictions et les valeurs de votre entreprise.
5 conseils pour la création d'un courriel professionnel
Voici quelques bonnes pratiques pour rédiger des courriels d'affaires qui feront mouche.
1. Recherche et connaissance du public
Avant d'envoyer un courriel, considérez-le comme une conversation avec un client potentiel. Faites une étude approfondie de votre public cible. Apprenez à connaître ses préférences et ses centres d'intérêt. Vous devez tenir compte de la personne à laquelle vous vous adressez et adapter votre ton en conséquence.
2. Créer des titres accrocheurs
Les lignes d'objet sont comme la première impression de votre courrier électronique.
C'est le moment où le lecteur décide si votre courriel vaut la peine d'être lu ou s'il doit être jeté à la poubelle. Veillez à ce que les sujets de vos courriels soient courts, intrigants et, surtout, pertinents. Faites en sorte que vos destinataires soient curieux d'ouvrir le message.
3. La brièveté est votre amie
De nos jours, personne n'a le temps de lire de longs courriels. Soyons honnêtes, ils sontfrustrants.
Ne vous contentez pas d'une longue histoire pleine de fioritures. Mettez-vous à la place du lecteur: prendriez-vous le temps de lire un e-mail d'une longueur exagérée ?
Allez droit au but et évitez le jargon.
4. Ne pas avoir peur d'injecter de la personnalité
N'ayez pas peur de montrer la personnalité de votre marque. Elle doit parler au public.
De plus, votre marque doit savoir que c'est un humain et non une IA qui rédige l'e-mail.
Conseil de pro
A well-placed emoji or a touch of humor can turn a business email into an enjoyable interaction
5. Être réactif et accessible
Vous voulez vous démarquer dans le secteur ? Soyez réactif.
Dans le monde des affaires, vous rencontrerez des courriels plus ou moins gentils et des courriels plus ou moins grossiers. Vous devez apprendre à engager et à favoriser un dialogue de manière polie et respectueuse.
En ce qui concerne le retour d'information, encouragez les réponses et les questions. Il ne s'agit pas seulement d'envoyer des informations, mais de susciter des conversations.
Soyez accessible et encouragez vos destinataires à partager leurs idées.
Conseil de pro
Rester au fait des meilleures pratiques en matière d'e-mail professionnel peut s'avérer difficile, mais ne vous inquiétez pas. Voici notre guide sur les Tendances du courrier électronique en 2024_
Vous utilisez Outlook pour votre entreprise ? La section suivante vous permettra de multiplier votre productivité par 100 !
Secure Mail Merge - Votre meilleur outil de marketing par courriel !
Le marketing par courrier électronique est essentiel pour établir des relations avec les clients, mais il peut s'avérer difficile.
Secure Mail Merge est un outil qui change la donne et qui s'intègre à votre Outlook 365 pour vous aider à créer et à gérer facilement des courriels.
Pourquoi choisir Secure Mail Merge ?
Vous vous demandez comment envoyer des e-mails professionnels à partir d'Outlook sans aucune limite ?
Secure Mail Mer ge est la façon moderne de fusionner des courriers !
- Personnalisation sans effort: Créez des campagnes adaptées à chaque destinataire directement à partir de votre carnet d'adresses Outlook ou d'une feuille de calcul. Secure Mail Merge rend la personnalisation rapide et facile.
- Aucune limite de taille: joignez des fichiers volumineux, composez de longs messages ou intégrez des vidéos et des images sans les contraintes habituelles. Secure Mail Merge vous permet de laisser libre cours à votre créativité.
- Une puissance d'e-mail illimitée: Avec Secure Mail Merge, vous pouvez envoyer jusqu'à 10 000 courriels par jour, ce qui élimine les limites de la boîte de réception et garantit une distribution efficace des messages.
Comment fonctionne Secure Mail Merge ?
Secure Mail Merge est intégré de manière transparente dans Outlook 365 avec une interface conviviale. Le design moderne facilite la création d'e-mails personnalisés et visuellement attrayants, ce qui vous permet de vous concentrer sur des tâches plus essentielles.
Prêt à élever votre niveau de jeu en matière d'e-mail ?
Téléchargez Secure Mail Merge dès aujourd'hui et dévoilez tout le potentiel de l'email marketing de votre entreprise. Plus besoin de se préoccuper des limites des campagnes d'e-mailing traditionnelles ; il est temps d'entrer dans une nouvelle ère de communication personnalisée et percutante !
Cet article vous a plu ?
Nous disposons d'une bibliothèque complète d'articles utiles à lire
Montrez-moi la bibliothèque d'articles Outlook