Envoyer un publipostage avec des pièces jointes individuelles dans Outlook 365

Envoyer des e-mails personnalisés avec des pièces jointes individuelles peut être une tâche fastidieuse. Mais, avec Microsoft Outlook 365 et un plugin gratuit appelé Secure Mail Merge, cela peut devenir un jeu d’enfant. Dans cet article de blog, nous te guiderons à travers le processus étape par étape. Si tu préfères, tu peux aussi regarder la vidéo sur YouTube.

Préparer votre feuille de données

La première étape de toute fusion de courrier est de créer une feuille de calcul contenant les informations que tu souhaites envoyer à tes clients. Par exemple, cela peut inclure des champs comme :

• Prénom
• Nom de famille
• Adresse e-mail (colonne À)
• Adresse e-mail en CC (optionnel)
• Adresse e-mail en BCC (optionnel)
• Toute autre information que tu souhaites inclure, comme un numéro d’appartement, un numéro de facture ou d’autres champs personnalisés.

De plus, tu devrais inclure une colonne contenant les noms de fichiers des fichiers que tu souhaites joindre pour chaque destinataire. Tu peux ajouter plusieurs fichiers à un seul e-mail en les séparant par un point-virgule, comme montré dans l’exemple :

Installation du plugin Secure Mail Merge

Passe à Outlook et suis ces étapes pour installer le plugin Secure Mail Merge :

1. Clique sur “Obtenir des compléments.”
2. Recherche “Secure Mail Merge.”
3. Clique sur le bouton “Ajouter.”

Le plugin est maintenant installé et apparaîtra lorsque tu cliqueras sur “Nouveau courriel.”

Utiliser le plugin pour envoyer votre publipostage

Avec le plugin installé, tu peux commencer à configurer ton publipostage :

1. Clique sur l’icône Publipostage Sécurisé dans la fenêtre “Nouvel Email”.
2. Choisis si tu souhaites utiliser une feuille de calcul ou envoyer un publipostage aux personnes de ton carnet d’adresses. Dans ce cas, nous utilisons une feuille de calcul préparée.
3. Sélectionne le fichier de feuille de calcul que tu as préparé précédemment.

Ensuite, télécharge les pièces jointes :

1. Le plugin cherchera la colonne “Pièces jointes” dans ta feuille de calcul et te demandera de télécharger les fichiers nécessaires.
2. Clique sur “Ajouter des fichiers” et navigue jusqu’au dossier contenant les fichiers que tu souhaites joindre.
3. Sélectionne tous les fichiers en utilisant Ctrl+A ou en les sélectionnant avec la souris.
4. Clique sur “Ouvrir” pour ajouter les fichiers à la campagne de publipostage.

Avec tes données et pièces jointes prêtes, il est temps d’écrire ton email :

1. Rédige l’objet et le corps de ton email, en veillant à inclure tes champs personnalisés en utilisant le menu déroulant fourni par le plugin.

   • Par exemple : Facture pour l'appartement {{Numéro de l'Appartement}}.
   • Dans le corps de l’email, tu peux ajouter des champs comme “Cher [Salutation] [Nom de Famille]” et tout autre contenu personnalisé.

2. Tu peux également formater l’email comme tu le souhaites, y compris ajouter des signatures, des images, etc.

Avant d’envoyer le publipostage, c’est toujours une bonne idée de le tester au préalable :

1. Clique sur le bouton “Email de Test” dans le plugin pour t’envoyer un email de test.
2. Authentifie-toi avec ton compte Microsoft 365 lorsque cela est demandé.
3. Vérifie ta boîte de réception pour confirmer que la première ligne de ta feuille de calcul est utilisée pour remplir l’email, et que les pièces jointes sont correctement incluses.

Enfin, lorsque tu es satisfait de ton email de test, tu peux procéder à l’envoi des mails :

1. Clique sur “Commencer l’envoi de la campagne” dans le plugin.
2. Surveille l’avancement pendant que les emails sont envoyés et que les pièces jointes sont ajoutées.
3. Va dans ton dossier “Éléments envoyés” dans Outlook pour voir tous les emails envoyés par le plugin.

Et voilà ! Tu as maintenant réussi à envoyer un publipostage avec des pièces jointes individuelles en utilisant Microsoft Outlook 365 et le plugin Publipostage Sécurisé.