Envoyer un publipostage avec des pièces jointes individuelles dans Outlook 365

L'envoi d'e-mails personnalisés avec des pièces jointes individuelles peut être une tâche fastidieuse. Mais avec Microsoft Outlook 365 et un plugin gratuit appelé Secure Mail Merge, cela peut devenir un jeu d'enfant. Dans cet article de blog, nous allons vous guider pas à pas à travers le processus. Si vous préférez, vous pouvez également regarder la vidéo sur YouTube.

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Préparation de la feuille de calcul

La première étape de tout publipostage consiste à créer une feuille de calcul contenant les informations que vous souhaitez envoyer à vos clients. Par exemple, il peut s'agir de champs tels que :

• Prénom
• Nom de famille
• Adresse électronique (colonne de destination)
• Adresse électronique du CC (facultatif)
• Adresse électronique de BCC (facultatif)
• Toute autre information que vous souhaitez inclure, comme un numéro d'appartement, un numéro de facture ou tout autre champ personnalisé.

En outre, vous devez inclure une colonne contenant les noms des fichiers que vous souhaitez joindre pour chaque destinataire. Vous pouvez ajouter plusieurs fichiers à un seul courriel en les séparant par un point-virgule, comme indiqué dans l'exemple :

Installation du plugin Secure Mail Merge

Passez à Outlook et suivez les étapes suivantes pour installer le plugin Secure Mail Merge :

1. Cliquez sur "Get Add-ins".
2. Recherchez "Secure Mail Merge".
3. Cliquez sur le bouton "Ajouter".

Le plugin est maintenant installé et apparaîtra lorsque vous cliquerez sur "Nouvel e-mail".

Utilisation du plugin pour envoyer votre publipostage

Une fois le plugin installé, vous pouvez commencer à configurer votre fusion de courrier :

1. Cliquez sur l'icône Secure Mail Merge dans la fenêtre "Nouvel e-mail".
2. Choisissez d'utiliser une feuille de calcul ou d'envoyer un publipostage aux personnes figurant dans votre carnet d'adresses. Dans ce cas, nous utilisons une feuille de calcul préparée.
3. Sélectionnez le fichier de feuille de calcul que vous avez préparé précédemment.

Ensuite, téléchargez les pièces jointes :

1. Le plugin recherchera la colonne "Pièces jointes" dans votre feuille de calcul et vous invitera à télécharger les fichiers nécessaires.
2. Cliquez sur "Ajouter des fichiers" et naviguez jusqu'au dossier contenant les fichiers que vous souhaitez joindre.
3. Sélectionnez tous les fichiers en utilisant Ctrl+A ou en les sélectionnant avec la souris.
4. Cliquez sur "Ouvrir" pour ajouter les fichiers à la campagne de publipostage.

Une fois vos données et vos pièces jointes préparées, il est temps de rédiger votre courrier électronique :

1. Rédigez l'objet et le corps de votre e-mail, en veillant à inclure vos champs personnalisés à l'aide du menu déroulant fourni par le plugin.

   • Par exemple : Facture pour le numéro plat {{Numéro plat}}.
   • Dans le corps du message, vous pouvez ajouter des champs tels que "Cher {{Bonjour}} {{Nom}}" et tout autre contenu personnalisé.

2. Vous pouvez également formater l'e-mail comme vous le souhaitez, y compris en ajoutant des signatures, des images, etc.

Avant d'envoyer la fusion de courrier, il est toujours bon de la tester :

1. Cliquez sur le bouton "Test Email" dans le plugin pour vous envoyer un e-mail de test.
2. Authentifiez-vous avec votre compte Microsoft 365 lorsque vous y êtes invité.
3. Vérifiez dans votre boîte de réception que la première ligne de votre feuille de calcul est utilisée pour remplir l'e-mail et que les pièces jointes sont correctement incluses.

Enfin, lorsque vous êtes satisfait de votre courriel de test, vous pouvez procéder à l'envoi des courriels :

1. Cliquez sur "Démarrer la campagne d'envoi" dans le plugin.
2. Suivez l'évolution de l'envoi des courriels et de l'ajout des pièces jointes.
3. Allez dans votre dossier "Éléments envoyés" dans Outlook pour voir tous les courriels envoyés par le plugin.

Et le tour est joué ! Vous avez maintenant envoyé avec succès un publipostage avec des pièces jointes individuelles à l'aide de Microsoft Outlook 365 et du plugin Secure Mail Merge.