Comment faire du publipostage à partir d'Excel - la méthode la plus simple (Guide étape par étape)

Allons droit au but. Vous avez déjà entendu parler de la fusion de courriers électroniques avec Outlook, Word et Excel et vous avez probablement déjà essayé de le faire, mais il y a de fortes chances que vous soyez frustré par une tâche qui devrait être relativement simple. Vous souhaitez simplement envoyer une série d'e-mails à une liste de personnes et en personnaliser le contenu ou les pièces jointes.

Dans ce guide, je vais vous montrer un plugin gratuit que vous pouvez télécharger à partir de la boutique approuvée de Microsoft et qui rend cette tâche très simple.

Étape 1. Créer une feuille de calcul Excel

Si vous ne l'avez pas encore fait ou si vous en avez exporté une à partir d'un autre logiciel, vous devez créer une nouvelle feuille Excel.

Commencez par écrire "À" dans la première cellule et ajoutez une liste d'adresses électroniques dans les cellules inférieures. Si vous souhaitez uniquement envoyer des courriels individuels à ces personnes, vous avez terminé - passez à l'étape 2.

Si vous souhaitez personnaliser un peu plus votre courrier électronique, vous pouvez ajouter des colonnes telles que :

• Prénom(il sera plus facile par la suite d'utiliser des noms de colonnes sans espaces)
• Nom de famille
• Entreprise
• Salutation (par ex. M., Mme, Mlle)
• Montant du dernier don

Étape 2. Installer le plugin

Nous allons utiliser un plugin gratuit appelé SecureMailMerge, qui ajoute les éléments suivants Publipostage dans Outlook. Vous pouvez l'ajouter à partir de l'icône Apps de votre ruban. Il fonctionne pour Outlook sur Windows et Mac, mais aussi si vous utilisez uniquement la version Web.

Étape 3. Démarrer le plugin

Ensuite, créez un nouvel e-mail vide. Vous devriez maintenant voir l'icône rouge "Campaign Mangaer" sur votre ruban. Parfois, l'icône se trouve dans un menu appelé "Apps", ou derrière un menu déroulant, en fonction de la configuration de votre Outlook.

Il existe un guide plus détaillé vous montrer des captures d'écran de l'endroit où l'icône pourrait se trouver si elle n'est pas évidente d'emblée.

Cliquez sur l'icône pour lancer le plugin.

Étape 4. Télécharger la feuille de calcul

Ensuite, dans la barre latérale qui apparaît, cliquez sur "Utiliser une feuille de calcul". Sélectionnez le fichier que vous avez créé ci-dessus pour le charger dans SecureMailMerge.

Ensuite, le nom de la feuille de calcul que vous avez sélectionnée et le nombre de lignes trouvées s'affichent. Plus bas, vous verrez également un menu déroulant avec toutes les colonnes qui ont été reconnues.

Étape 5. Rédiger un courriel personnalisé

Je recommande de rédiger d'abord l'ensemble du message, puis, lorsque vous êtes satisfait, de revenir en arrière et de remplacer certaines parties du message par des jetons de personnalisation.

Placez votre curseur à l'endroit où vous souhaitez ajouter un jeton (ou mettez en surbrillance le texte que vous souhaitez remplacer). Choisissez la colonne dans le menu déroulant, puis choisissez de l'ajouter à l'objet ou au corps du message.

Étape 6. Envoyer un test

Pour vous assurer que les remplacements fonctionnent comme prévu, cliquez sur "Envoyer un courriel de test" et un courriel sera envoyé à votre propre adresse électronique, mais les jetons de personnalisation seront remplacés par les valeurs de la première ligne de la feuille de calcul.

Dernière étape. Envoyez-le à tout le monde

Si vous êtes satisfait, cliquez sur "Envoyer la campagne" et des courriels individuels seront envoyés à toutes les personnes figurant dans votre feuille de calcul.

N'était-ce pas beaucoup plus facile que la fusion de courrier traditionnelle ?

Étape bonus : Obtenir de l'aide pour rédiger l'e-mail

Si vous êtes comme moi et qu'une fenêtre de courrier électronique vide vous donne des fourmis dans les jambes, pourquoi ne pas vous rendre sur le site gratuit de la ChatGPT et essayez de lui demander quelque chose comme ceci :

"Veuillez rédiger un bref modèle d'e-mail expliquant que le destinataire a oublié de payer sa dernière facture et que vous avez joint la facture en demandant qu'elle soit payée dans les plus brefs délais.

Il est probable qu'il vous sera plus facile de rédiger cet e-mail une fois que vous aurez un exemple comme celui-ci pour vous inspirer.