Comment faire un publipostage depuis Excel - la façon la plus simple (Guide étape par étape)

Allons droit au but. Tu as sûrement entendu parler et peut-être essayé de faire un publipostage avec Outlook, Word et Excel auparavant, mais il y a de fortes chances que tu te sois retrouvé frustré par quelque chose qui devrait être une tâche assez simple. Tu veux juste envoyer une série d’emails à une liste de personnes et personnaliser le contenu ou les pièces jointes.

Dans ce guide, je vais te montrer un plugin gratuit que tu peux télécharger depuis le magasin approuvé par Microsoft qui rend cette tâche vraiment simple.

Étape 1. Créer une feuille de calcul Excel

Si tu ne l’as pas déjà fait ou si tu n’en as pas exporté une d’un autre logiciel, tu dois créer une nouvelle feuille Excel.

Commence par écrire “À” dans la première cellule et ajoute une liste d’adresses e-mail dans les cellules en dessous. Si tout ce que tu veux faire est d’envoyer des e-mails individuels à ces personnes, tu as terminé - passe à l’étape 2.

Si tu souhaites personnaliser un peu plus ton e-mail, tu pourrais ajouter des colonnes comme :

• Prénom (il sera plus facile plus tard d’utiliser des noms de colonnes sans espaces)
• Nom de famille
• Entreprise
• Salutation (par exemple, M., Mme, Mlle)
• Montant de la dernière donation

Étape 2. Installe le plugin

On va utiliser un plugin gratuit appelé SecureMailMerge, qui ajoute Mail Merge dans Outlook. Tu peux l’ajouter depuis l’icône des applications dans ton ruban. Ça fonctionne pour Outlook sur Windows et Mac, mais aussi si tu utilises juste la version Web.

Étape 3. Démarrer le plugin

Ensuite, crée un nouvel email vide. Tu devrais maintenant voir l’icône rouge “Campaign Manager” sur ton ruban. Parfois, l’icône se trouve dans un menu appelé “Apps”, ou derrière un menu déroulant selon la configuration de ton Outlook.

Il y a un guide plus détaillé qui te montre des captures d’écran de l’endroit où l’icône pourrait se trouver si ce n’est pas évident tout de suite.

Clique sur l’icône pour démarrer le plugin.

Étape 4. Télécharge le tableau

Ensuite, dans la barre latérale qui apparaît, clique sur “Utiliser le tableau”. Sélectionne le fichier que tu as créé ci-dessus pour le charger dans SecureMailMerge.

Ensuite, il te montrera le nom du tableau que tu as sélectionné et combien de lignes ont été trouvées. Plus bas, tu verras également un menu déroulant avec toutes les colonnes qui ont été reconnues.

Étape 5. Écris un email personnalisé

Je te recommande d’écrire d’abord l’email entier et ensuite, quand tu es satisfait, de revenir en arrière et de remplacer des parties de l’email par des jetons de personnalisation.

Place ton curseur à l’endroit où tu veux ajouter un jeton (ou surligne un morceau de texte que tu aimerais remplacer). Choisis la colonne dans le menu déroulant et sélectionne soit de l’ajouter au sujet soit au corps de l’email.

Étape 6. Envoyer un test

Pour s’assurer que les remplacements fonctionnent comme prévu, clique sur “Envoyer un email de test” et cela enverra un email à ta propre adresse email, mais remplacera les jetons de personnalisation par les valeurs de la première ligne de la feuille de calcul.

Dernière étape. Envoie-le à tout le monde

Si tu es content, clique sur “Envoyer la campagne” et des emails individuels seront envoyés à tout le monde dans ta feuille de calcul.

N’était-ce pas beaucoup plus facile que le publipostage traditionnel ?

Étape Bonus : Obtiens de l’aide pour rédiger l’email

Si tu es comme moi et qu’une fenêtre d’email vide te bloque, pourquoi ne pas aller sur le ChatGPT gratuit et lui demander quelque chose comme ça :

“Peux-tu écrire un court modèle d’email expliquant que le destinataire a oublié de payer sa dernière facture et que tu as joint la facture en demandant qu’elle soit payée dès que possible.”

Il y a de fortes chances que ce soit plus facile d’écrire cet email une fois que tu as un exemple comme celui-ci pour t’inspirer.