Comment définir une signature dans Outlook en 7 étapes simples

Le volume de courriers électroniques envoyés chaque jour est stupéfiant, avec près de 347 milliards de courriels sont envoyés chaque jour dans le mondeLa communication est un élément essentiel de la vie quotidienne, qu'il s'agisse de la communication professionnelle ou personnelle.

Cette croissance exponentielle souligne l'importance de faire en sorte que vos courriels se distinguent et laissent une impression durable. Un moyen efficace d'y parvenir est d'utiliser une signature de courriel bien conçue.

Cependant, si vous êtes un utilisateur d'Outlook, vous pouvez vous sentir perdu dans la configuration et la personnalisation de votre signature.

Et bien que vous puissiez trouver plusieurs guides qui semblent trop techniques, nous vous présentons 7 étapes simples pour créer, ajouter et modifier des signatures dans Outlook.

Dans ce guide étape par étape, nous allons vous aider à configurer une signature dans Outlook et à l'améliorer pour qu'elle soit plus personnalisée et plus facile à utiliser pour vos campagnes d'emailing grâce à une stratégie professionnelle.

C'est parti !

L'importance des signatures électroniques

Avant de plonger dans les étapes techniques, examinons brièvement pourquoi les signatures d'e-mails sont cruciales.

Une signature de courriel est une carte de visite numérique qui fournit aux destinataires des informations précieuses sur vous ou votre organisation. Elle apporte une touche personnelle, accroît le professionnalisme et renforce l'identité de votre marque.

Une signature bien conçue peut également inclure des coordonnées pertinentes, des liens vers des médias sociaux et des messages marketing, ce qui en fait un outil puissant pour une communication efficace.

Que vous gériez un compte professionnel, un compte personnel en tant que solopreneur ou que vous souhaitiez automatiser la signature des courriels pour votre équipe, vous devez les personnaliser pour qu'elles se démarquent !

5 avantages de l'ajout d'une signature personnalisée

L'impression et les informations que votre signature Outlook peut fournir ne sont que la partie émergée de l'iceberg. Plusieurs autres avantages découlent de la signature de vos courriels de la bonne manière, notamment l'augmentation des taux de conversion et de réponse !

1. Instaurer la confiance et la crédibilité

Une signature ajoute une touche de professionnalisme à vos courriels, mais pourquoi est-ce une bonne chose ?

En d'autres termes, il vous aide à établir la crédibilité et la confiance des destinataires.

La confiance est une denrée précieuse dans la communication par courrier électronique, surtout si l'on considère la prévalence des escroqueries par hameçonnage et des spams. Cependant, lorsque la confiance est établie avec la personne avec laquelle vous communiquez, vous êtes plus susceptible d'être ouvert et réceptif.

C'est la raison pour laquelle la plupart des courriels professionnels comportent des signatures avec les noms réels/les noms de marque, les désignations, les informations de contact et d'autres contenus précieux pour le destinataire. Ces messages sont généralement liés à des questions commerciales cruciales.

2. Augmentation des recettes

Les recherches menées par Marq (Lucidpress) indiquent que une image de marque cohérente peut augmenter le chiffre d'affaires de 33% sur tous les canaux de communication. L'inclusion du logo et des couleurs de votre entreprise crée une image de marque cohérente, renforçant la reconnaissance et la mémorisation de la marque.

3. Meilleur taux de réponse

Votre signature peut contenir des informations de contact essentielles telles que votre nom, votre fonction, votre numéro de téléphone et votre site web, ce qui permet aux destinataires de vous contacter facilement.

Une enquête menée par HubSpot a montré que l'inclusion d'informations de contact dans les email, les signatures peuvent entraîner une augmentation de 32% de la réponse à l'email. les taux d'intérêt. Maintenant, avec plus de revenus et de réponses, vous pouvez additionner les chiffres pour comprendre pourquoi c'est crucial !

4. Davantage de possibilités de commercialisation

La valeur de votre signature d'e-mail peut être considérablement augmentée si vous la considérez comme plus qu'un simple moyen de partager vos coordonnées. En l'intégrant à votre stratégie d'email marketing déjà gagnante, votre signature d'email devient un canal de marketing supplémentaire.

Cette approche vous permet d'exploiter le potentiel de votre signature pour promouvoir votre marque, partager des messages marketing et dialoguer avec votre public de manière ciblée et percutante.

5. Garantir la conformité juridique

En fonction de votre secteur d'activité, certaines dispositions légales peuvent vous obliger à inclure des informations spécifiques dans votre signature d'e-mail, telles que des clauses de non-responsabilité ou des options d'exclusion.

En veillant au respect de ces réglementations, vous protégez votre entreprise contre d'éventuels problèmes juridiques et amendes. Par exemple, des secteurs tels que la finance et la santé exigent souvent des clauses de non-responsabilité pour se conformer aux réglementations en matière de protection de la vie privée et de sécurité.

Comment configurer une signature dans Outlook - 7 étapes simples

Passons maintenant aux étapes pratiques de la création d'une signature dans Outlook. Voyons d'abord comment procéder dans les versions modernes d'Outlook (New Outlook) et sur le Web. Plus bas, vous trouverez les instructions pour Outlook classique.

Nouveau Outlook et Outlook sur le Web

Étape 1 : Accéder aux paramètres d'Outlook

Pour "New Outlook" sur le bureau et pour Outlook sur le web, cliquez sur "Paramètres" en haut de la page Outlook et sélectionnez "Afficher tous les paramètres Outlook".

Étape 2 : Naviguer vers la signature de l'e-mail

Dans le menu des paramètres, choisissez "Courrier" et "Rédiger et répondre". Cette page affiche tous les paramètres d'une signature de courriel.

Étape 3 : Saisissez votre signature

Sous "Signature d'e-mail", sélectionnez "Nouvelle signature", saisissez la signature souhaitée et utilisez les options de formatage disponibles pour personnaliser son apparence.

Vous pouvez également ajouter une image de votre signature ici ou en copier-coller une conçue à l'avance.

N'oubliez pas de cliquer sur Enregistrer avant de continuer.

Étape 4 : Inclure automatiquement la signature dans les nouveaux messages

Si vous souhaitez que votre signature apparaisse au bas de tous les nouveaux messages électroniques, activez l'option "Inclure automatiquement ma signature dans les nouveaux messages que je compose".

Étape 5 : Ajouter automatiquement une signature dans les messages transférés ou reçus en réponse

Si vous souhaitez que votre signature apparaisse dans les messages que vous transférez ou auxquels vous répondez, activez l'option "Inclure automatiquement ma signature dans les messages que je transfère ou auxquels je réponds".

Étape 6 : Ajout manuel à des messages spécifiques

Si vous utilisez un courriel personnel et préférez ajouter votre signature manuellement pour des messages spécifiques, ne cochez pas les options d'inclusion automatique.

Vous pouvez ensuite ajouter la signature manuellement à l'aide du menu lors de la rédaction de nouveaux courriels (voir ci-dessous).

Étape 7 : Enregistrer les modifications

Une fois que vous avez créé votre signature et sélectionné les options souhaitées, cliquez sur "Enregistrer" pour sauvegarder vos paramètres.

Remarque : vous pouvez toujours revenir à la page des paramètres "Composer et répondre" pour modifier l'inclusion automatique de votre signature, modifier le format et la conception, ou changer les informations.

Outlook classique sur le bureau

Étape 1 : Accéder aux paramètres d'Outlook

Pour les anciennes versions d'Outlook sur le bureau, cliquez sur le menu Fichier, puis sur Options en bas.

Étape 2 : Naviguer vers les signatures

Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur Courrier et, à droite, sur le bouton Signatures.

Étape 3 : Saisissez votre signature

Sous "Signature d'e-mail", sélectionnez "Nouveau" et tapez un nom pour votre signature.

Ensuite, dans le champ ci-dessous, vous pouvez définir votre signature, utiliser les options de formatage disponibles pour personnaliser son apparence et ajouter des images. Si vous le souhaitez, vous pouvez copier-coller une image de signature à partir d'un programme d'édition d'images ou copier-coller une image à partir d'un éditeur de signature.

Étape 4 : Inclusion automatique dans les nouveaux messages

Dans la section située sous l'éditeur de signature et intitulée "Choisir la signature par défaut", vous pouvez sélectionner votre nouvelle signature dans le menu déroulant situé à côté de "Nouveau message". Elle sera alors incluse dans tous les nouveaux messages.

Étape 5 : Inclusion automatique dans les messages transférés ou envoyés en réponse

Vous pouvez également faire de même pour les réponses et les messages transférés, si vous le souhaitez, dans le deuxième menu déroulant.

Étape 6 : Ajout manuel à des messages spécifiques

Si vous laissez les deux listes déroulantes sur "(none)", vous pouvez toujours ajouter manuellement des signatures à partir du menu lorsque vous écrivez des courriels, voir ci-dessous.

Étape 7 : Enregistrer les modifications

Une fois que vous avez créé votre signature et sélectionné les options souhaitées, cliquez sur "Enregistrer" pour sauvegarder vos paramètres.

Remarque : vous pouvez toujours revenir à la page des paramètres "Composer et répondre" pour modifier l'inclusion automatique de votre signature, modifier le format et la conception, ou changer les informations.

Comment ajouter manuellement une signature à un seul Outlook

Supposons que vous ayez déjà créé une signature mais que vous ne l'ayez pas incluse dans tous les messages sortants. Dans ce cas, vous pouvez l'ajouter manuellement lors de la rédaction d'un message électronique en suivant les étapes suivantes :

1. Ouvrir un nouveau message

Allez dans votre boîte aux lettres et choisissez "Nouveau message" pour rédiger votre courriel.

2. Insérer votre signature

Tapez votre message et sélectionnez "Autres actions" puis "Insérer une signature" en bas du volet de composition. Votre signature sera ajoutée à l'e-mail.

Si vous souhaitez une version différente pour votre signature dans un courriel spécifique, vous pouvez également l'ajouter manuellement après avoir modifié le format dans les paramètres "Composer et répondre".

3. Envoyez votre courriel

Une fois que votre message électronique est prêt, relisez-le et choisissez "Envoyer" pour l'envoyer avec votre signature.

Secure Mail Merge - Améliorer et automatiser vos campagnes d'e-mailing dans Outlook

Bien qu'Outlook offre une fonctionnalité de signature de base, vous pouvez rehausser vos campagnes de courriels grâce à l'outil Publipostage sécurisé plugin. Cet outil puissant s'intègre parfaitement à Outlook et offre plusieurs avantages autres que des signatures automatisées uniques :

• Envoyez des e-mails personnalisés à partir de votre compte Microsoft 365, d'une feuille de calcul ou de vos contacts.
• Envoyez des fichiers volumineux, des messages longs, des vidéos ou des images multiples sans restrictions.
• Ajoutez des factures personnalisées, des rapports personnalisés ou des pièces jointes uniques par destinataire.
• Envoyez autant d'e-mails que votre compte Microsoft 365 le permet - aucune limite, quel que soit le plan.
• Personnalisez vos e-mails en utilisant les cellules de votre feuille de calcul et en personnalisant chaque e-mail envoyé en masse !
• Ajoutez des tableaux, des images et d'autres éléments de mise en forme que vous connaissez bien dans Outlook. Améliorez l'attrait visuel de vos courriels.
• Stimulez l'engagement, gagnez du temps et maximisez le potentiel de vos e-mails Outlook.
• ...et, bien sûr, prend en charge les signatures Outlook dès le départ.

L'installation de SecureMailMerge est un jeu d'enfant, quel que soit votre système d'exploitation - Windows, Mac ou Web. Suivez ces étapes pour trouver et installer le plugin Office Add-In Store (AppSource).

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