Comment définir une signature dans Outlook en 7 étapes simples

Le volume d’emails envoyés quotidiennement est stupéfiant, avec près de 347 milliards d’emails envoyés dans le monde chaque jour, englobant à la fois la communication professionnelle et personnelle.

Cette croissance exponentielle souligne l’importance de faire en sorte que tes emails se démarquent et laissent une impression durable. Une façon efficace d’y parvenir est d’utiliser une signature d’email bien conçue.

Cependant, si tu es un utilisateur d’Outlook, tu pourrais te sentir perdu dans la configuration et la personnalisation de ta signature.

Et bien que tu puisses trouver plusieurs guides qui semblent trop techniques, nous t’avons préparé 7 étapes simples pour créer, ajouter et changer des signatures dans Outlook.

Dans ce guide étape par étape, nous allons te montrer comment configurer une signature dans Outlook et comment elle peut être améliorée pour paraître plus personnalisée et sans tracas pour tes campagnes d’email avec une stratégie pro.

Alors, commençons !

L’Importance des Signatures Email

Avant de plonger dans les étapes techniques, discutons brièvement de pourquoi les signatures email sont cruciales.

Une signature email est une carte de visite numérique fournissant aux destinataires des informations précieuses sur toi ou ton organisation. Elle ajoute une touche personnelle, renforce le professionnalisme et consolide l’identité de ta marque.

Une signature bien conçue peut également inclure des coordonnées pertinentes, des liens vers les réseaux sociaux et des messages marketing, en faisant un outil puissant pour une communication efficace.

Avec la façon dont les campagnes email restent courantes dans l’industrie numérique, que tu gères un compte professionnel, un compte personnel en tant que solopreneur, ou que tu souhaites automatiser les signatures email pour ton équipe, tu dois les faire ressortir avec de la personnalisation !

5 Avantages d’Ajouter une Signature Personnalisée

L’impression et les informations que ta signature Outlook peut fournir ne sont que la partie émergée de l’iceberg. Plusieurs autres avantages viennent avec la façon de signer tes emails de la bonne manière, y compris l’augmentation des taux de conversion/réponse !

1. Construire la Confiance et la Crédibilité

Une signature ajoute une touche de professionnalisme à tes emails, mais pourquoi est-ce bon ?

Pour mieux expliquer, ça t’aide à établir la crédibilité et la confiance avec les destinataires.

La confiance est une marchandise précieuse dans la communication par email, surtout compte tenu de la prévalence des arnaques de phishing et des spams. Cependant, lorsqu’il y a une base de confiance avec la personne avec qui tu communiques, tu es plus susceptible d’être ouvert et réceptif.

C’est pourquoi la plupart des emails professionnels portent des signatures avec leurs vrais noms/noms de marque, désignations, informations de contact et autres contenus précieux pour le destinataire. Ceux-ci sont généralement liés à des affaires commerciales critiques.

2. Augmentation des Revenus

Des recherches menées par Marq (Lucidpress) indiquent que la cohérence de la marque peut augmenter les revenus de 33 % sur tous les canaux de communication. Inclure le logo et les couleurs de ton entreprise crée une image de marque cohérente, renforçant la reconnaissance et le rappel de la marque.

3. Meilleur Taux de Réponse

Ta signature peut afficher des détails de contact essentiels tels que ton nom, ton titre de poste, ton numéro de téléphone et ton site web, facilitant ainsi la prise de contact pour les destinataires.

Une enquête menée par HubSpot a révélé qu’inclure des informations de contact dans les signatures d’email peut entraîner une augmentation de 32 % des réponses aux emails. Maintenant, avec plus de revenus et de réponses, tu peux additionner les chiffres pour voir pourquoi c’est crucial !

4. Plus d’Opportunités Marketing

Traiter ta signature d’email comme plus qu’un simple moyen de partager des détails de contact peut considérablement en augmenter la valeur. En l’incorporant dans ta stratégie de marketing par email gagnante, ta signature d’email devient un canal marketing supplémentaire.

Cette approche te permet de tirer parti du potentiel de ta signature pour promouvoir ta marque, partager des messages marketing et interagir avec ton audience de manière ciblée et percutante.

5. Assurer la Conformité Légale

Selon ton secteur, certaines exigences légales peuvent obliger à inclure des informations spécifiques dans ta signature d’email, telles que des avertissements ou des options de désinscription.

Assurer la conformité avec ces réglementations protège ton entreprise de problèmes juridiques potentiels et d’amendes. Par exemple, des secteurs comme la finance et la santé exigent souvent des avertissements pour se conformer aux réglementations sur la vie privée et la sécurité.

Comment configurer une signature dans Outlook – 7 étapes simples

Maintenant, plongeons directement dans les étapes pratiques pour configurer une signature dans Outlook. Commençons par voir comment le faire dans les versions modernes d’Outlook (Nouveau Outlook) et sur le Web. Plus bas, tu trouveras les instructions pour l’Outlook classique.

Nouveau Outlook et Outlook sur le Web

Étape 1 : Accéder aux paramètres d’Outlook

Pour le “Nouveau Outlook” sur Bureau et pour Outlook sur le Web, clique sur “Paramètres” en haut de la page Outlook et sélectionne “Afficher tous les paramètres d’Outlook.”

Étape 2 : Naviguer vers la signature d’email

Dans le menu des paramètres, choisis “Mail” puis “Rédiger et répondre.” Cette page affichera tous les paramètres pour une signature d’email.

Étape 3 : Saisir ta signature

Sous “Signature d’email,” sélectionne “Nouvelle signature,” tape ta signature souhaitée et utilise les options de formatage disponibles pour personnaliser son apparence.

Tu peux aussi ajouter une image de ta signature ici ou copier-coller une conçue à l’avance.

N’oublie pas de cliquer sur Enregistrer avant de continuer.

Étape 4 : Inclure automatiquement la signature dans les nouveaux messages

Si tu veux que ta signature apparaisse en bas de tous les nouveaux messages email, active l’option “Inclure automatiquement ma signature dans les nouveaux messages que je compose.”

Étape 5 : Ajouter également la signature automatiquement dans les messages transférés ou répondus

Si tu veux que ta signature apparaisse dans les messages transférés ou répondus, active l’option “Inclure automatiquement ma signature dans les messages que je transfère ou auxquels je réponds.”

Étape 6 : Ajout manuel à des messages spécifiques

Si tu utilises un email personnel et préfères ajouter ta signature manuellement pour des messages spécifiques, laisse les options d’inclusion automatique décochées.

Tu pourras alors ajouter la signature manuellement en utilisant le menu lors de la rédaction de nouveaux emails, voir ci-dessous.

Étape 7 : Enregistrer tes modifications

Une fois que tu as terminé de créer ta signature d’email et de sélectionner les options souhaitées, clique sur “Enregistrer” pour sauvegarder tes paramètres.

Remarque : Tu peux toujours revenir à la page des paramètres “Rédiger et répondre” pour modifier l’inclusion automatique de ta signature, apporter des modifications au format et au design, ou changer les informations.

Outlook classique sur le Bureau

Étape 1 : Accéder aux paramètres d’Outlook

Pour les anciennes versions d’Outlook sur le Bureau, clique sur le menu Fichier, puis va dans Options en bas.

Étape 2 : Naviguer vers les signatures

Dans la fenêtre qui s’ouvre, clique sur Mail et ensuite sur le bouton Signatures à droite.

Étape 3 : Saisir ta signature

Sous “Signature d’email,” sélectionne “Nouvelle,” tape un nom pour ta signature.

Ensuite, dans le champ en dessous, tu peux définir ta signature, utiliser les options de formatage disponibles pour personnaliser son apparence et ajouter des images. Si tu le souhaites, tu peux simplement copier-coller une image de signature depuis un programme de retouche d’images ou en copier-coller une depuis un éditeur de signatures.

Étape 4 : Inclusion automatique dans les nouveaux messages

Dans la section sous l’éditeur de signature intitulée “Choisir la signature par défaut,” tu peux sélectionner ta nouvelle signature dans le menu déroulant à côté de “Nouveau message”. Cela l’inclura dans tous les nouveaux messages.

Étape 5 : Inclusion automatique dans les messages transférés ou répondus

Tu peux également faire de même pour les réponses et les messages transférés si tu le souhaites dans le deuxième menu déroulant.

Étape 6 : Ajout manuel à des messages spécifiques

Si tu laisses les deux menus déroulants réglés sur “(aucun),” tu peux toujours ajouter manuellement des signatures depuis le menu lorsque tu écris des emails, voir ci-dessous.

Étape 7 : Enregistrer tes modifications

Une fois que tu as terminé de créer ta signature d’email et de sélectionner les options souhaitées, clique sur “Enregistrer” pour sauvegarder tes paramètres.

Remarque : Tu peux toujours revenir à la page des paramètres “Rédiger et répondre” pour modifier l’inclusion automatique de ta signature, apporter des modifications au format et au design, ou changer les informations.

Comment ajouter une signature à un seul Outlook manuellement

Supposons que tu aies déjà créé une signature mais que tu l’aies laissée de côté dans tous les messages sortants. Dans ce cas, tu peux l’ajouter manuellement lors de la rédaction d’un email en suivant ces étapes :

1. Ouvre un nouveau message

Va dans ta boîte mail et choisis “Nouveau message” pour rédiger ton email.

2. Insère ta signature

Tape ton message et sélectionne “Plus d’actions” puis “Insérer une signature” en bas du panneau de rédaction. Ta signature sera ajoutée à l’email.

Si tu veux une version différente de ta signature dans un email spécifique, tu peux aussi l’ajouter manuellement après avoir changé le format dans les paramètres “Rédiger et répondre”.

3. Envoie ton email

Une fois que ton message est prêt, relis-le et choisis “Envoyer” pour l’envoyer avec ta signature incluse.

Fusion de Mail Sécurisée – Améliore et Automatise tes Campagnes Email dans Outlook

Bien qu’Outlook offre une fonctionnalité de signature de base, tu peux élever tes campagnes email avec le plugin Fusion de Mail Sécurisée. Cet outil puissant s’intègre parfaitement à Outlook et offre plusieurs avantages en plus de signatures automatisées uniques :

• Envoie des emails personnalisés depuis ton compte Microsoft 365, un tableur ou tes contacts.
• Envoie de gros fichiers, de longs messages, des vidéos ou plusieurs images sans restrictions.
• Ajoute des factures personnalisées, des rapports sur mesure ou des pièces jointes uniques par destinataire.
• Envoie autant d’emails que ton compte Microsoft 365 le permet — pas de limites sur aucun plan.
• Rends tes emails plus personnels en utilisant des cellules de ton tableur et en personnalisant chaque email envoyé en masse !
• Ajoute des tableaux, des images et d’autres éléments de formatage que tu connais déjà d’Outlook. Améliore l’attrait visuel de tes emails.
• Augmente l’engagement, gagne du temps et maximise le potentiel de tes emails Outlook.
• …et bien sûr, prend en charge les signatures Outlook dès le départ.

Installer SecureMailMerge est un jeu d’enfant, peu importe ton système d’exploitation — Windows, Mac ou Web. Suis ces étapes pour trouver et installer le plugin du Store d’Add-Ins Office (AppSource).

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