Comment créer un modèle d'email Outlook qui te fera gagner des clients

C’est ton appel à rédiger des emails percutants, à renforcer l’image de ta marque et à gagner des clients à chaque clic sur le bouton “Envoyer”.

Savais-tu que 86 % des professionnels préfèrent l’email comme principal canal de communication professionnelle ? Avec un chiffre aussi impressionnant, il est clair que maîtriser l’art de la correspondance par email peut avoir un impact significatif sur le succès de ton entreprise.

D’ici la fin de 2023, plus de 4,4 milliards d’utilisateurs d’email seront dans le monde. Avec un public aussi vaste, il devient crucial d’exploiter les modèles d’email de manière stratégique pour se démarquer dans une boîte de réception encombrée.

Mais comment créer un modèle d’email dans Outlook qui te fait gagner du temps et te rapporte des clients ?

Dans ce guide, nous allons dévoiler les secrets pour créer des modèles d’email percutants qui laissent une impression durable et génèrent des résultats significatifs, discuter de leurs nombreux avantages et fournir des étapes concrètes pour créer des modèles attrayants à partir de zéro.

Alors plongeons dans le monde des modèles d’email Outlook et découvrons les secrets d’un engagement client efficace !

Pourquoi créer un modèle d’email dans Outlook ?

Bien qu’un objet bien rédigé et un contenu personnalisé soient des éléments essentiels d’une communication par email efficace, créer des modèles d’email dans Outlook va plus loin.

Les modèles d’email offrent un moyen structuré et efficace d’interagir avec les clients, de simplifier vos messages et de laisser une impression durable. Ils vous permettent d’améliorer les taux de réponse, de simplifier les flux de travail et de conduire à plus de conversions.

La communication personnalisée est devenue plus critique alors que les entreprises s’efforcent de construire des relations solides avec leur public cible.

Une étude récente a révélé que chaque dollar dépensé en automatisation et marketing par email génère un retour sur investissement (ROI) de 40 $. Cela souligne la nécessité de modèles adaptés qui résonnent avec les destinataires et les incitent à agir.

Mais ce ne sont pas tous les avantages.

5 Avantages d’Utiliser des Modèles d’Email

Nous devons répondre au pourquoi avant de répondre à ‘comment créer un modèle d’email dans Outlook.’

Voici donc tous les avantages que tu peux attendre simplement en personnalisant tes modèles d’email sur Outlook pour de futures campagnes ou pour ta correspondance quotidienne :

1. Cela aide à la cohérence de la marque

Utiliser des modèles d’email dans Outlook garantit une image de marque cohérente dans toutes tes communications. Incorporer le logo de ton entreprise, la palette de couleurs et l’identité visuelle globale dans tes modèles crée une image professionnelle et homogène pour ta marque.

Tu peux également configurer une signature sur Outlook comme partie de tes modèles pour les signer automatiquement avec ton nom ou celui de ton entreprise. Cette cohérence dans la marque aide à établir la crédibilité et favorise la reconnaissance parmi tes destinataires.

2. Les modèles d’email sont plus efficaces et économisent du temps

L’un des avantages les plus significatifs des modèles d’email est le gain de temps.

Avec des modèles préconçus pour des processus répétitifs, c’est-à-dire l’intégration des clients, tu peux éliminer le besoin de tout recommencer à chaque fois que tu rédiges un email. Au lieu de cela, tu peux sélectionner le modèle approprié, le personnaliser si nécessaire et l’envoyer rapidement.

Cette efficacité te permet de te concentrer davantage sur d’autres tâches essentielles et augmente finalement la productivité, ce qui conduit à de meilleures communications et à l’achèvement des projets.

3. Ils offrent une meilleure précision et réduisent les erreurs

Lorsque tu crées des emails modèles dans Outlook, tu peux soigneusement rédiger et revoir le contenu avant de l’enregistrer en tant que modèle.

Ce processus te permet de t’assurer que ton message est précis, sans erreur, et correspond à ton ton et style souhaités. En évitant de taper des informations répétitives ou de risquer de faire des erreurs manuellement, tu peux maintenir un haut niveau de professionnalisme et minimiser les risques d’erreurs dans tes communications.

4. Tu peux personnaliser tes réponses facilement

La personnalisation crée un sentiment d’attention individuelle et démontre que tu apprécies le destinataire, augmentant ainsi la probabilité d’une réponse positive. Les modèles d’email dans Outlook offrent cette flexibilité pour personnaliser tes messages tout en maintenant la cohérence et en réduisant les tracas supplémentaires.

Tu peux personnaliser chaque modèle avec des informations spécifiques au destinataire, comme son nom, son entreprise ou des détails pertinents, rendant l’email plus personnel et engageant.

5. Ils améliorent ta productivité globale au travail

Utiliser des modèles d’email rationalise ton flux de travail et améliore la productivité.

Que ce soit pour envoyer des mises à jour régulières à ton équipe, répondre à des questions courantes des clients ou contacter des prospects, les modèles te permettent de générer rapidement des emails professionnels avec un minimum d’effort. Cette efficacité te permettra de te concentrer sur des activités plus stratégiques et à valeur ajoutée au sein de ton entreprise.

Comment créer des modèles d’email dans Outlook ?

Maintenant que tu sais à quel point les modèles d’email sont importants et pourquoi tu en as besoin, il est temps d’apprendre à créer des modèles d’email Outlook et à les enregistrer pour une utilisation future de 5 manières différentes.

Expérimente ces différentes options et choisis celle qui convient le mieux à ton flux de travail et à tes préférences :

Meilleure option : TemplateManager365

De loin, la manière la plus simple de créer et d’utiliser des modèles directement depuis Outlook est d’installer TemplateManager365. C’est un plugin qui te permet de stocker n’importe quel email avec des images et des pièces jointes en tant que modèle à réutiliser plus tard. Tu peux utiliser des dossiers et dans l’édition personnelle gratuite, tout est stocké dans ta boîte aux lettres, donc c’est toujours disponible peu importe l’ordinateur que tu utilises.

Étape 1 : Installe le plugin TemplateManager365 depuis le Microsoft Office Add-Ins Store.

Étape 2 : Compose un nouvel email en cliquant sur le bouton “Nouvel Email”, personnalise-le avec des images et toutes les pièces jointes que tu souhaites ajouter.

Étape 4 : Une fois que l’email est prêt à être enregistré en tant que modèle, lance le plugin depuis la barre de ruban.

Étape 5 : Clique sur enregistrer et renomme le modèle si tu le souhaites.

Utiliser le modèle enregistré est tout aussi simple :

Étape 1 : Crée un nouvel email et lance le plugin depuis le ruban.

Étape 2 : Sélectionne le modèle que tu souhaites utiliser et le sujet, le corps avec les images et toutes les pièces jointes sont automatiquement ajoutés à ton email.

Option 2 : Enregistrer en tant que modèles Outlook

Étape 1 : Lance Outlook et navigue vers l’onglet “Accueil”.

Étape 2 : Compose un nouvel email en cliquant sur le bouton “Nouvel Email”.

Étape 3 : Personnalise l’email avec le contenu souhaité, y compris la ligne de sujet, le texte du corps et toutes les pièces jointes pertinentes.

Étape 4 : Une fois que l’email est prêt à être enregistré en tant que modèle, va dans l’onglet “Fichier” et clique sur “Enregistrer sous”.

Étape 5 : Dans la boîte de dialogue “Enregistrer sous”, sélectionne “Modèle Outlook (*.oft)” dans le menu déroulant “Enregistrer sous type”.

Étape 6 : Choisis un emplacement sur ton ordinateur pour enregistrer le modèle et donne-lui un nom descriptif pour une identification facile.

Étape 7 : Clique sur “Enregistrer” pour enregistrer l’email en tant que modèle. Si tu as besoin d’accéder au modèle pour un email futur, il te suffit de double-cliquer sur le fichier dans le dossier.

Option 3 : Quick Parts et modèles AutoText

AutoText et Quick Parts sont essentiellement les mêmes fonctionnalités. Seul Quick Parts est disponible pour Outlook 2003 et les versions antérieures. Les deux sont disponibles pour les dernières versions d’Outlook.

Étape 1 : Crée un nouvel email ou réponds à un email existant.

Étape 2 : Personnalise l’email avec le contenu souhaité que tu souhaites enregistrer en tant qu’AutoText.

Étape 3 : Sélectionne le contenu que tu souhaites enregistrer en tant qu’AutoText.

Étape 4 : Dans l’onglet “Insertion”, clique sur le bouton “Quick Parts”, et choisis “AutoText” dans le menu déroulant.

Étape 5 : Clique sur “Enregistrer la sélection dans la galerie AutoText” dans le sous-menu.

Étape 6 : Dans la boîte de dialogue “Créer un nouveau bloc de construction”, donne un nom à l’entrée AutoText, spécifie d’autres paramètres souhaités, et clique sur ‘OK’ pour enregistrer.

Étape 7 : Pour utiliser l’AutoText, il te suffit de taper le nom associé à l’AutoText et d’appuyer sur la touche “F3”, ou d’aller dans l’onglet “Insertion”, de cliquer sur le bouton “Quick Parts”, et de sélectionner l’entrée AutoText souhaitée dans la galerie.

Option 4 : Utiliser le plugin “Mes modèles” (corps de l’email uniquement, avec formatage de base)

Étape 1 : Connecte-toi à ton compte Outlook Web App.

Étape 2 : Clique sur le bouton “Nouvel Email” pour créer un nouvel email.

Étape 3 : Clique sur le module complémentaire “Mes modèles” dans le menu du ruban. Cela est installé par défaut, sinon tu peux l’ajouter en cliquant sur le bouton “Obtenir des modules complémentaires”.

Étape 4 : Personnalise le corps avec un formatage de base comme le gras ou l’italique.

Étape 5 : Clique sur enregistrer pour conserver le modèle.

Étape 6 : Maintenant, tu peux sélectionner le modèle dans le menu et le contenu sera collé dans l’email actuel.

Option 5 : Créer des étapes rapides (emails en texte uniquement sans formatage)

Les étapes rapides sont des raccourcis pratiques qui te permettent d’exécuter plusieurs actions avec une seule commande. L’une de ces actions inclut répondre avec un modèle ou générer un nouvel email en utilisant un modèle comme point de départ.

Étape 1 : Va dans l’onglet “Accueil” et clique sur le bouton “Créer nouveau” dans le groupe “Étapes rapides”.

Étape 2 : Dans la boîte de dialogue “Modifier l’étape rapide”, spécifie un nom pour l’étape rapide et choisis les actions souhaitées à effectuer (par exemple, Message de bienvenue).

Étape 3 : Sous la section “Actions”, sélectionne “Nouveau message” pour créer un nouvel email et ajoute une action qu’il prendra (par exemple, Répondre à tous).

Étape 4 : Personnalise l’email avec le contenu et le formatage souhaités.

Étape 5 : Tu peux également ajouter d’autres informations nécessaires et des touches de raccourci pour envoyer cette étape rapide en réponse à n’importe quel email.

Étape 6 : Clique sur ‘Terminer’ après avoir configuré, et l’étape rapide apparaîtra sur le ruban.

6 Conseils pour Créer des Modèles d’Email Outlook Gagnants

Créer des modèles d’email Outlook efficaces va au-delà de simplement copier et coller du contenu dans un format prédéfini, surtout quand il s’agit d’écrire des emails de suivi qui convertissent.

Pour vraiment séduire les clients et maximiser le succès de ta campagne email, suis ces six conseils essentiels :

1. Définis Tes Objectifs et Ton Public

Avant de plonger dans la création de modèles, définis clairement tes objectifs pour chaque email.

Détermine quelle action ou réponse tu souhaites susciter chez tes destinataires. De plus, comprends les préférences, besoins et points de douleur de ton public cible. Adapter tes modèles à des objectifs spécifiques et à des segments d’audience augmente la pertinence et l’impact de tes emails.

2. Rédige un Objet Accrocheur

L’objet est ta première chance d’attirer l’attention de tes destinataires.

Rends-le concis, engageant et pertinent par rapport au contenu de l’email. Un objet accrocheur éveille la curiosité, instille un sentiment d’urgence ou offre un avantage clair pour inciter les destinataires à ouvrir ton email. Expérimente différentes approches pour trouver le meilleur objet qui résonne avec ton audience.

3. Conçois une Mise en Page Professionnelle

Une mise en page d’email visuellement attrayante et professionnelle crée une impression positive et améliore la lisibilité. Utilise un design propre et bien organisé qui s’aligne avec l’identité visuelle de ta marque.

Fais attention à la mise en forme, aux choix de police et aux couleurs pour garantir la lisibilité sur différents appareils et clients email. Une mise en page visuellement cohérente et professionnelle établit la confiance et la crédibilité avec tes destinataires.

4. Personnalise Ton Modèle

La personnalisation ajoute une touche humaine à tes emails, augmentant l’engagement et la pertinence. Utilise des variables de destinataire comme leur nom ou leur entreprise pour remplir dynamiquement des informations personnalisées dans tes modèles.

Rédige le contenu de ton email de manière conversationnelle, en t’adressant aux destinataires par leur nom si approprié. Les emails personnalisés montrent que tu apprécies tes destinataires en tant qu’individus, favorisant une connexion plus forte.

5. Ajoute du Contenu Pertinent et un Appel à l’Action

Assure-toi que le contenu de ton modèle d’email s’aligne avec tes objectifs et apporte de la valeur au destinataire. Communique le but de l’email et inclue des informations pertinentes, comme des détails sur les produits, des offres spéciales ou des informations sur des événements.

De plus, inclue un appel à l’action (CTA) convaincant qui guide les destinataires vers l’action souhaitée, comme cliquer sur un lien, s’inscrire à un webinaire ou effectuer un achat. Un CTA fort motive les destinataires à passer à l’étape suivante, même si c’est aussi simple qu’une réponse à ton email.

6. Teste et Optimise Ton Modèle

L’amélioration continue est essentielle pour créer des modèles d’email Outlook gagnants.

Teste différents éléments de ton modèle, comme les objets, les variations de contenu et les CTA, pour identifier ce qui résonne le mieux avec ton audience.

Analyse des métriques comme les taux d’ouverture, les taux de clics et les taux de conversion pour obtenir des informations sur l’efficacité de tes modèles. En fonction de ces résultats, fais des optimisations basées sur les données pour affiner tes modèles et maximiser leur impact.

Exemples de Modèles d’Email Efficaces sur Outlook

Certaines emails nécessitent des modèles plus que d’autres, comme le support client, la réponse aux demandes, l’envoi de formulaires, ou les emails de bienvenue/intégration.

Si tu es arrivé jusqu’ici, tu sais tout sur la création d’un modèle d’email Outlook, et il est temps de mettre ce savoir en pratique.

Voici donc quelques exemples pour t’inspirer et te donner un coup d’envoi dans cette aventure :

Exemple 1 : Modèle de Suivi de Vente

    
Objet : Suivi de notre discussion - [Nom de l’entreprise]
Salut [Nom du prospect],
J’espère que tu vas bien. Je fais suite à notre récente conversation concernant [produit/service] et je suis là pour répondre à d’autres questions que tu pourrais avoir. Notre équipe chez [Nom de l’entreprise] s’engage à fournir des solutions exceptionnelles adaptées à tes besoins.
J’aimerais planifier un appel ou une réunion à ta convenance pour approfondir comment notre [produit/service] peut répondre à [point de douleur ou opportunité spécifique] pour ton organisation. En attendant, j’ai joint une brochure détaillée qui fournit plus d’informations sur nos offres.
N’hésite pas à me contacter directement à [tes coordonnées] si tu as besoin d’une assistance supplémentaire ou de besoins spécifiques. J’ai hâte de travailler avec toi et d’aider [l’organisation du prospect] à atteindre un plus grand succès.
Cordialement,
[Ton nom]
[Tes coordonnées]

Exemple 2 : Modèle d’Intégration Client

    
Objet : Bienvenue chez [Nom de l’entreprise] - Ton parcours d’intégration commence !
Cher [Nom du client],
Nous sommes ravis de t’accueillir dans la famille [Nom de l’entreprise] ! C’est un honneur de t’avoir à bord, et nous sommes impatients de commencer cette aventure ensemble.
Pour garantir un processus d’intégration fluide, nous avons préparé un guide complet décrivant les étapes et les ressources nécessaires pour commencer. Tu peux le trouver en pièce jointe à cet email. Prends le temps de consulter le guide, qui couvre tout, de la configuration de ton compte à l’accès à nos canaux de support.
Chez [Nom de l’entreprise], nous nous engageons à fournir un excellent support et à assurer ton succès. Si tu as des questions ou besoin d’aide pendant le processus d’intégration, n’hésite pas à contacter notre équipe de support dédiée à [informations de contact du support]. Nous sommes là pour t’aider !
Cordialement,
[Ton nom]
[Tes coordonnées]

Exemple 3 : Modèle de Support Client

    
Cher [Nom du client],
Merci d’avoir contacté le support de [Nom de l’entreprise]. Nous avons bien reçu ta demande concernant [problème/question spécifique] et nous nous engageons à t’assister rapidement.
Notre équipe de support examine ta demande et te fournira une réponse complète dans un délai de [délai spécifié]. En attendant, n’hésite pas à consulter notre base de connaissances en ligne à [lien du site web] pour des réponses aux questions fréquemment posées et des ressources utiles.
Si tu as besoin d’une assistance immédiate ou si tu as des informations supplémentaires à fournir, réponds à cet email ou contacte directement notre équipe de support à [informations de contact du support]. Nous voulons nous assurer que ton expérience avec [Nom de l’entreprise] soit fluide et que nous répondions efficacement à tes préoccupations.
Merci d’avoir choisi [Nom de l’entreprise]. Nous apprécions ta patience et ferons tout notre possible pour résoudre ton problème et dépasser tes attentes.
Cordialement,
[Ton nom]
[Tes coordonnées]

Remarque : Ces exemples montrent seulement comment structurer et formater des modèles d’email Outlook pour différents usages. Personnalise-les selon tes besoins spécifiques, en intégrant le ton et le style de ta marque.

SecureMailMerge – La façon la plus simple d’automatiser tes campagnes d’email pour Outlook

SecureMailMerge est le plugin ultime pour Outlook, indispensable pour les entrepreneurs, les marketeurs par email et quiconque gérant de multiples correspondances.

Avec SecureMailMerge, tu peux envoyer de nombreux emails directement depuis ton compte Microsoft 365, en t’assurant qu’ils apparaissent comme si tu les avais envoyés personnellement. Cela améliore la délivrabilité et augmente considérablement les taux de réponse, car les destinataires sont plus enclins à interagir avec des emails personnalisés et authentiques.

Parmi les fonctionnalités remarquables, on trouve :

• Intégration transparente avec ton carnet d’adresses personnel ou partagé pour automatiser les emails personnalisés.
• Support pour divers types de feuilles de calcul pour la sélection des destinataires. Que tes données de destinataires soient stockées dans Excel, CSV, TXT, Numbers, OpenDocument ou d’autres formats.
• Il n’y a pas de limitations de taille pour les messages ou les pièces jointes, te permettant d’envoyer de gros fichiers, des messages longs, des vidéos ou plusieurs images selon tes besoins.

En tirant parti de la puissance de SecureMailMerge, tu peux obtenir des résultats plus rapides et rationaliser ton processus de communication par email de manière plus efficace.

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