Comment créer un modèle d'e-mail Outlook qui vous fera gagner des clients ?

C'est l'occasion de rédiger des courriels convaincants, de renforcer votre image de marque et de gagner des clients à chaque clic sur le bouton "Envoyer".

Saviez-vous que 86% des professionnels préfèrent le courrier électronique comme canal principal pour la communication professionnelle ? Avec un tel chiffre, il est clair que la maîtrise de l'art de la correspondance électronique peut avoir un impact significatif sur le succès de votre entreprise.

D'ici à la fin de 2023, plus de 4,4 milliards d'utilisateurs de courrier électronique seront des utilisateurs de l'Internet. dans le monde entier. Avec une audience aussi vaste, il devient crucial d'utiliser les modèles d'e-mails de manière stratégique pour se démarquer dans une boîte de réception encombrée.

Mais comment créer un modèle d'e-mail dans Outlook qui vous fasse gagner du temps et des clients ?

Dans ce guide, nous dévoilerons les secrets de la création de modèles d'e-mails attrayants qui laissent une impression durable et conduisent à des résultats significatifs, nous discuterons de leurs nombreux avantages et nous fournirons des étapes pratiques pour créer des modèles attrayants à partir de zéro.

Plongeons donc dans le monde des modèles d'e-mails Outlook et dévoilons les secrets d'un engagement client efficace !

Pourquoi créer un modèle d'e-mail dans Outlook ?

Si une ligne d'objet bien conçue et un contenu personnalisé sont des éléments essentiels d'une communication efficace par courrier électronique, la création de modèles de courrier électronique Outlook va encore plus loin.

Les modèles d'e-mails constituent un moyen structuré et efficace de dialoguer avec les clients, de rationaliser votre messagerie et de laisser une impression durable. Ils vous permettent d'améliorer les taux de réponse, de simplifier les flux de travail et d'augmenter le nombre de conversions.

La communication personnalisée est devenue plus importante, car les entreprises s'efforcent d'établir des relations solides avec leur public cible.

Une étude récente a révélé que chaque dollar dépensé pour l'automatisation de l'envoi d'e-mails et le marketing se traduit par un gain de 1,5 million d'euros. un retour sur investissement (ROI) de 40. Cela souligne la nécessité d'élaborer des modèles sur mesure qui trouvent un écho auprès des destinataires et les incitent à agir.

Mais ce ne sont pas là tous les avantages.

5 avantages de l'utilisation de modèles d'e-mails

Nous devons répondre à la question "pourquoi" avant de répondre à la question "comment créer un modèle de courrier électronique dans Outlook".

Voici donc tous les avantages que vous pouvez attendre en personnalisant simplement vos modèles d'e-mails sur Outlook pour vos futures campagnes ou votre correspondance quotidienne :

1. Elle contribue à la cohérence de la marque

L'utilisation de modèles de courrier électronique dans Outlook garantit la cohérence de l'image de marque dans toutes vos communications. L'intégration du logo, de la palette de couleurs et de l'identité visuelle globale de votre entreprise dans vos modèles crée une image cohérente et professionnelle de votre marque.

Vous pouvez également mettre en place une signature sur Outlook dans vos modèles pour les signer automatiquement de votre nom ou de celui de votre entreprise. Cette cohérence de l'image de marque contribue à établir la crédibilité et favorise la reconnaissance de vos destinataires.

2. Les modèles d'e-mails sont plus efficaces et permettent de gagner du temps.

L'un des principaux avantages des modèles de courrier électronique est le gain de temps qu'ils permettent de réaliser.

Grâce à des modèles préconçus pour les processus répétitifs, par exemple l'accueil des clients, vous n'avez plus besoin de repartir de zéro à chaque fois que vous composez un courriel. Au lieu de cela, vous pouvez sélectionner le modèle approprié, le personnaliser si nécessaire et l'envoyer rapidement.

Cette efficacité vous permet de vous concentrer davantage sur d'autres tâches essentielles et, en fin de compte, d'accroître la productivité, ce qui se traduit par une amélioration de la communication et de l'achèvement des projets.

3. Ils offrent une meilleure précision et une réduction des erreurs

Lorsque vous créez des modèles de courrier électronique dans Outlook, vous pouvez soigneusement rédiger et réviser le contenu avant de l'enregistrer en tant que modèle.

Ce processus vous permet de vous assurer que votre message est précis, exempt d'erreurs et qu'il correspond au ton et au style que vous souhaitez. En évitant de devoir taper des informations répétitives ou de risquer de faire des erreurs manuellement, vous pouvez maintenir un haut niveau de professionnalisme et minimiser le risque d'erreurs dans vos communications.

4. Vous pouvez facilement personnaliser vos réponses

La personnalisation crée un sentiment d'attention individuelle et démontre que vous appréciez le destinataire, ce qui augmente la probabilité d'une réponse positive. Les modèles d'e-mail dans Outlook offrent cette flexibilité pour personnaliser vos messages tout en maintenant la cohérence et en réduisant les tracas supplémentaires.

Vous pouvez personnaliser chaque modèle avec des informations spécifiques au destinataire, telles que son nom, son entreprise ou d'autres détails pertinents, ce qui rend l'e-mail plus personnalisé et plus attrayant.

5. Ils améliorent la productivité globale de votre flux de travail

L'utilisation de modèles de courrier électronique permet de rationaliser votre flux de travail et d'améliorer votre productivité.

Qu'il s'agisse d'envoyer des mises à jour régulières à votre équipe, de répondre à des demandes courantes de clients ou de contacter des prospects, les modèles vous permettent de générer rapidement des courriels professionnels avec un minimum d'efforts. Cette efficacité vous permettra de vous concentrer sur des activités plus stratégiques et à plus forte valeur ajoutée au sein de votre entreprise.

Comment créer des modèles d'e-mails dans Outlook ?

Maintenant que vous connaissez l'importance des modèles de courrier électronique et que vous savez pourquoi vous en avez besoin, il est temps d'apprendre à créer des modèles de courrier électronique Outlook et à les enregistrer pour une utilisation ultérieure de 5 manières différentes.

Expérimentez ces différentes options et choisissez celle qui convient le mieux à votre flux de travail et à vos préférences :

Meilleure option : TemplateManager365

La façon la plus simple de créer et d'utiliser des modèles directement à partir d'Outlook est d'installer TemplateManager365. Il s'agit d'un plugin qui vous permet de stocker n'importe quel courriel avec des images et des pièces jointes en tant que modèle pour le réutiliser ultérieurement. Vous pouvez utiliser des dossiers et, dans l'édition personnelle gratuite, tout est stocké dans votre boîte aux lettres, de sorte qu'il est toujours disponible, quel que soit l'ordinateur que vous utilisez.

Étape 1 : Installer le plugin TemplateManager365 à partir de la page Magasin de compléments Microsoft Office.

Étape 2 : Composez un nouvel e-mail en cliquant sur le bouton "Nouvel e-mail", personnalisez-le avec des images et les pièces jointes que vous souhaitez ajouter.

Étape 4 : Une fois que l'e-mail est prêt à être enregistré en tant que modèle, lancez le plugin à partir de la barre de ruban.

Étape 5 : Cliquez sur enregistrer et renommez le modèle si vous le souhaitez.

L'utilisation du modèle enregistré est tout aussi simple :

Étape 1 : Créez un nouvel e-mail et lancez le plugin à partir du ruban.

Étape 2 : Sélectionnez le modèle que vous souhaitez utiliser et l'objet, le corps avec les images et les éventuelles pièces jointes sont automatiquement ajoutés à votre courrier électronique.

Option 2 : Enregistrer sous forme de modèles Outlook

Étape 1 : Lancez Outlook et accédez à l'onglet "Accueil".

Étape 2 : Composez un nouvel e-mail en cliquant sur le bouton "Nouvel e-mail".

Étape 3 : Personnalisez l'e-mail avec le contenu souhaité, y compris la ligne d'objet, le corps du texte et toute pièce jointe pertinente.

Étape 4 : une fois que l'e-mail est prêt à être enregistré en tant que modèle, allez dans l'onglet "Fichier" et cliquez sur "Enregistrer sous".

Étape 5 : Dans la boîte de dialogue "Enregistrer sous", sélectionnez "Modèle Outlook (*.oft)" dans le menu déroulant "Enregistrer sous".

Étape 6 : Choisissez un emplacement sur votre ordinateur pour enregistrer le modèle et donnez un nom descriptif pour faciliter l'identification.

Étape 7 : Cliquez sur "Enregistrer" pour sauvegarder le courriel en tant que modèle. Si vous avez besoin d'accéder au modèle pour un prochain courriel, il vous suffit de double-cliquer sur le fichier dans le dossier.

Option 3 : Pièces rapides et modèles AutoText

AutoText et Quick Parts sont essentiellement les mêmes fonctionnalités. Seule Quick Parts est disponible pour Outlook 2003 et les versions antérieures. Les deux sont disponibles pour les dernières versions d'Outlook.

Étape 1 : Créez un nouvel e-mail ou répondez à un e-mail existant.

Étape 2 : Personnalisez l'e-mail avec le contenu que vous souhaitez enregistrer en tant qu'AutoText.

Étape 3 : Sélectionnez le contenu que vous souhaitez enregistrer en tant qu'AutoText.

Étape 4 : Dans l'onglet "Insertion", cliquez sur le bouton "Pièces rapides" et choisissez "Texte automatique" dans le menu déroulant.

Étape 5 : Cliquez sur "Enregistrer la sélection dans la galerie AutoText" dans le sous-menu.

Étape 6 : dans la boîte de dialogue "Créer un nouveau bloc de construction", donnez un nom à l'entrée AutoText, spécifiez tous les autres paramètres souhaités et cliquez sur "OK" pour enregistrer.

Étape 7 : Pour utiliser l'AutoText, il suffit de taper le nom de l'AutoText associé et d'appuyer sur la touche "F3", ou d'aller dans l'onglet "Insertion", de cliquer sur le bouton "Pièces rapides" et de sélectionner l'entrée AutoText souhaitée dans la galerie.

Option 4 : Utilisation du plugin "Mes modèles" (corps de l'e-mail uniquement, avec un formatage de base)

Étape 1 : Connectez-vous à votre compte Outlook Web App.

Étape 2 : Cliquez sur le bouton "Nouvel e-mail" pour créer un nouvel e-mail.

Étape 3 : Cliquez sur le complément "Mes modèles" dans le menu ruban. Il est installé par défaut, si ce n'est pas le cas, vous pouvez l'ajouter en cliquant sur le bouton "Get Add-Ins".

Étape 4 : Personnaliser le corps du texte avec un formatage de base comme le gras ou l'italique.

Étape 5 : Cliquez sur enregistrer pour conserver le modèle.

Étape 6 : Vous pouvez maintenant sélectionner le modèle dans le menu et le contenu sera collé dans l'e-mail actuel.

Option 5 : Créer des étapes rapides (courriels en texte seul sans formatage)

Les étapes rapides sont des raccourcis pratiques qui vous permettent d'exécuter plusieurs actions à l'aide d'une seule commande. L'une de ces actions consiste à répondre à l'aide d'un modèle ou à générer un nouvel e-mail en utilisant un modèle comme point de départ.

Étape 1 : Allez dans l'onglet "Accueil" et cliquez sur le bouton "Créer un nouveau" dans le groupe "Étapes rapides".

Étape 2 : Dans la boîte de dialogue "Modifier l'étape rapide", spécifiez un nom pour l'étape rapide et choisissez les actions à effectuer (par exemple, message de bienvenue).

Étape 3 : dans la section "Actions", sélectionnez "Nouveau message" pour créer un nouvel e-mail et ajouter une action (par exemple, Répondre à tous).

Étape 4 : Personnaliser l'e-mail avec le contenu et la mise en forme souhaités.

Étape 5 : Vous pouvez également ajouter d'autres informations nécessaires et des touches de raccourci pour envoyer cette étape rapide en réponse à un e-mail.

Étape 6 : Cliquez sur "Terminer" après la configuration, et l'étape rapide apparaîtra sur le ruban.

6 conseils pour créer des modèles de courriels Outlook gagnants

La création de modèles d'e-mails Outlook efficaces ne se limite pas à un simple copier-coller du contenu dans un format prédéfini, en particulier lorsque rédiger des courriels de suivi qui convertissent.

Pour vraiment séduire les clients et maximiser le succès de votre campagne d'e-mailing, suivez ces six conseils essentiels :

1. Définir vos objectifs et votre public

Avant de vous lancer dans la création d'un modèle, définissez clairement vos objectifs pour chaque courrier électronique.

Déterminez l'action ou la réaction que vous souhaitez susciter chez vos destinataires. En outre, comprenez les préférences, les besoins et les difficultés de votre public cible. En adaptant vos modèles à des objectifs et à des segments de public spécifiques, vous augmentez la pertinence et l'impact de vos courriels.

2. Rédiger une ligne d'objet convaincante

La ligne d'objet est votre première chance d'attirer l'attention de vos destinataires.

Il doit être concis, engageant et en rapport avec le contenu de l'e-mail. Une ligne d'objet convaincante pique la curiosité, suscite l'urgence ou offre un avantage clair pour inciter les destinataires à ouvrir votre courriel. Expérimentez différentes approches pour trouver la ligne d'objet la plus adaptée à votre public.

3. Concevoir une mise en page professionnelle pour les courriels

Une mise en page visuellement attrayante et professionnelle pour les courriels crée une impression positive et améliore la lisibilité. Utilisez un design propre et bien organisé qui s'aligne sur l'identité visuelle de votre marque.

Veillez à la mise en forme, au choix des polices et des couleurs pour garantir la lisibilité sur différents appareils et clients de messagerie. Une mise en page visuellement cohérente et professionnelle renforce la confiance et la crédibilité de vos destinataires.

4. Personnalisez votre modèle

La personnalisation ajoute une touche humaine à vos courriels, augmentant ainsi l'engagement et la pertinence. Utilisez les variables des destinataires, comme leur nom ou leur entreprise, pour ajouter dynamiquement des informations personnalisées à vos modèles.

Rédigez le contenu de votre courriel de manière conversationnelle, en vous adressant aux destinataires par leur nom, le cas échéant. Les courriels personnalisés montrent que vous appréciez vos destinataires en tant qu'individus, ce qui renforce les liens.

5. Ajouter un contenu pertinent et un appel à l'action

Veillez à ce que le contenu de votre modèle de courrier électronique corresponde à vos objectifs et apporte de la valeur au destinataire. Communiquez l'objet du courrier électronique et incluez des informations pertinentes, telles que des détails sur les produits, des offres spéciales ou des détails sur les événements.

En outre, incluez un appel à l'action (CTA) convaincant qui guide les destinataires vers l'action souhaitée, par exemple cliquer sur un lien, s'inscrire à un webinaire ou effectuer un achat. Un CTA fort motive les destinataires à passer à l'étape suivante, même s'il s'agit d'une simple réponse à votre courriel.

6. Testez et optimisez votre modèle

L'amélioration continue est essentielle pour créer des modèles d'e-mails Outlook gagnants.

Testez différents éléments de votre modèle, tels que les lignes d'objet, les variations de contenu et les CTA, afin d'identifier ce qui résonne le mieux auprès de votre public.

Analysez les mesures telles que les taux d'ouverture, les taux de clics et les taux de conversion pour mieux comprendre l'efficacité de vos modèles. Sur la base de ces résultats, procédez à des optimisations fondées sur les données pour affiner vos modèles et maximiser leur impact.

Exemples de modèles d'e-mails Outlook efficaces

Certains courriels nécessitent des modèles plus que d'autres, comme le soutien à la clientèle, les réponses aux demandes de renseignements, l'envoi de formulaires ou les courriels d'accueil et d'intégration.

Si vous êtes arrivé jusqu'ici, vous savez tout ce qu'il faut savoir sur la création d'un modèle de courrier électronique Outlook, et il est temps de mettre ces connaissances en pratique.

Voici donc quelques exemples qui vous inspireront et vous donneront une longueur d'avance :

Exemple 1 : Modèle de suivi des ventes

Objet : Suivi de notre discussion - [Nom de l'entreprise]
Bonjour [Nom du prospect],
J'espère que cet e-mail vous conviendra. Je fais suite à notre récente conversation concernant [produit/service] et je réponds à toutes les questions que vous pourriez avoir. L'équipe de [Nom de l'entreprise] s'engage à fournir des solutions exceptionnelles adaptées à vos besoins.
J'aimerais organiser un appel ou une réunion à votre convenance afin d'approfondir la manière dont notre [produit/service] peut répondre à [un point de douleur ou une opportunité spécifique] pour votre organisation. Dans l'intervalle, je joins une brochure détaillée qui fournit de plus amples informations sur nos offres.
N'hésitez pas à me contacter directement à [vos coordonnées] si vous avez besoin d'une aide supplémentaire ou d'exigences spécifiques. Je me réjouis d'avoir l'occasion de travailler avec vous et de vous aider à mener [l'organisation du prospect] vers un plus grand succès.
Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées,
[Votre nom]
[Vos coordonnées]

Exemple 2 : Modèle d'accueil du client

Objet : Bienvenue à [Nom de l'entreprise] - Votre parcours d'intégration commence !
Cher [Nom du client],
Nous sommes ravis de vous accueillir dans la famille [Nom de l'entreprise] ! C'est un honneur de vous compter parmi nous et nous sommes impatients d'entreprendre ce voyage ensemble.
Afin de garantir un processus d'intégration en douceur, nous avons préparé un guide complet décrivant les étapes et les ressources nécessaires pour commencer. Vous le trouverez en pièce jointe à cet e-mail. Prenez le temps de lire ce guide, qui couvre tous les aspects, de la création de votre compte à l'accès à nos canaux d'assistance.
Chez [Nom de l'entreprise], nous nous engageons à vous fournir une assistance de qualité et à assurer votre réussite. Si vous avez des questions ou si vous avez besoin d'aide au cours du processus d'intégration, n'hésitez pas à contacter notre équipe d'assistance spécialisée à l'adresse [coordonnées de l'assistance]. Nous sommes là pour vous aider !
Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées,
[Votre nom]
[Vos coordonnées]

Exemple 3 : Modèle d'assistance à la clientèle

Cher [Nom du client],
Nous vous remercions d'avoir contacté le service d'assistance de [Nom de l'entreprise]. Nous avons reçu votre demande concernant [problème/question spécifique] et nous nous engageons à vous aider rapidement.
Notre équipe d'assistance examine votre demande et vous fournira une réponse complète dans un délai de [délai spécifié]. Dans l'intervalle, veuillez consulter notre base de connaissances en ligne à l'adresse [lien vers le site web] pour obtenir les réponses aux questions les plus fréquemment posées et des ressources utiles.
Si vous avez besoin d'une assistance immédiate ou si vous avez des informations supplémentaires à fournir, veuillez répondre à cet e-mail ou contacter directement notre équipe d'assistance à l'adresse [coordonnées de l'assistance]. Nous voulons nous assurer que votre expérience avec [Nom de l'entreprise] se déroule sans heurts et que nous répondons efficacement à vos préoccupations.
Nous vous remercions d'avoir choisi [Nom de l'entreprise]. Nous apprécions votre patience et ferons tout notre possible pour résoudre votre problème et dépasser vos attentes.
Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées,
[Votre nom]
[Vos coordonnées]

Remarque : ces exemples montrent seulement comment structurer et mettre en forme des modèles de courrier électronique Outlook pour différents objectifs. Personnalisez-les en fonction de vos besoins spécifiques, en y intégrant le ton et le style de votre marque.

SecureMailMerge - Le moyen le plus simple d'automatiser vos campagnes d'emailing pour Outlook

SecureMailMerge est le plugin ultime pour Outlook, indispensable pour les entrepreneurs, les spécialistes du marketing par e-mail et tous ceux qui gèrent des correspondances multiples.

Avec SecureMailMerge, vous pouvez envoyer de nombreux courriels directement depuis votre compte Microsoft 365, en veillant à ce qu'ils apparaissent comme si vous les aviez envoyés personnellement. Cela améliore la délivrabilité et augmente considérablement les taux de réponse, car les destinataires sont plus susceptibles de s'engager avec des courriels personnalisés et authentiques.

Parmi les caractéristiques les plus remarquables, on peut citer

• Intégration transparente avec votre carnet d'adresses personnel ou partagé pour automatiser l'envoi d'e-mails personnalisés.
• Prise en charge de différents types de feuilles de calcul pour la sélection des destinataires. Que les données de vos destinataires soient stockées dans Excel, CSV, TXT, Numbers, OpenDocument ou dans d'autres formats.
• La taille des messages et des pièces jointes n'est pas limitée, ce qui vous permet d'envoyer des fichiers volumineux, des messages longs, des vidéos ou des images multiples, selon vos besoins.

En tirant parti de la puissance de SecureMailMerge, vous pouvez obtenir des résultats plus rapides et rationaliser plus efficacement votre processus de communication par courrier électronique.

Installer SecureMailMerge pour Outlook et vivez la révolution de la communication dont votre entreprise a besoin et qu'elle mérite.