Comment configurer une signature dans Outlook (7 étapes)

Le volume d’e-mails envoyés quotidiennement est stupéfiant, avec près de 347 milliards d’e-mails envoyés dans le monde chaque jour, englobant à la fois la communication professionnelle et personnelle.

Cette croissance exponentielle souligne l’importance de faire ressortir tes e-mails et de laisser une impression durable. Une façon efficace d’y parvenir est d’utiliser une signature d’e-mail bien conçue.

Cependant, si tu es un utilisateur d’Outlook, tu peux te sentir perdu dans la configuration et la personnalisation de ta signature.

Et bien que tu puisses trouver plusieurs guides qui rendent cela trop technique, nous t’avons couvert avec 7 étapes simples pour créer, ajouter et modifier des signatures dans Outlook.

Dans ce guide étape par étape, nous te guiderons pour configurer une signature dans Outlook et comment elle peut être améliorée pour paraître plus personnalisée et sans tracas pour tes campagnes d’e-mails avec une stratégie pro.

Alors, c’est parti !

L’importance des signatures d’email

Avant de plonger dans les étapes techniques, parlons brièvement de pourquoi les signatures d’email sont cruciales.

Une signature d’email est une carte de visite numérique qui fournit aux destinataires des informations précieuses sur toi ou ton organisation. Elle ajoute une touche personnelle, renforce le professionnalisme et consolide l’identité de ta marque.

Une signature bien conçue peut aussi inclure des coordonnées pertinentes, des liens vers les réseaux sociaux et des messages marketing, en faisant un outil puissant pour une communication efficace.

Avec la popularité continue des campagnes email dans l’industrie numérique, que tu gères un compte professionnel, un compte personnel en tant que solopreneur, ou que tu souhaites automatiser les signatures d’email pour ton équipe, il faut les faire ressortir grâce à la personnalisation !

5 avantages d’ajouter une signature personnalisée

L’impression et les informations que ta signature Outlook peut fournir ne sont que la partie visible de l’iceberg. Plusieurs autres avantages accompagnent la bonne façon de signer tes emails, y compris une augmentation des taux de conversion/réponse !

1. Construire la confiance et la crédibilité

Une signature ajoute une touche de professionnalisme à tes emails, mais pourquoi est-ce bénéfique ?

Pour mieux expliquer, cela t’aide à établir la crédibilité et la confiance avec les destinataires.

La confiance est une valeur précieuse dans la communication par email, surtout compte tenu de la prévalence des arnaques de phishing et du spam. Cependant, lorsqu’il y a une base de confiance avec la personne à qui tu t’adresses, tu es plus susceptible d’être ouvert et réceptif.

C’est pourquoi la plupart des emails professionnels se terminent par des signatures avec leurs vrais noms/noms de marque, titres, infos de contact et autres contenus précieux pour le destinataire. Ceux-ci sont généralement liés à des affaires importantes.

2. Augmentation des revenus

Une recherche menée par Marq (Lucidpress) indique que la cohérence de la marque peut augmenter les revenus de 33% sur tous les canaux de communication. Inclure le logo et les couleurs de ton entreprise crée une image de marque cohérente, renforçant la reconnaissance et la mémorisation de la marque.

3. Meilleur taux de réponse

Ta signature peut afficher des détails de contact essentiels comme ton nom, ton poste, ton numéro de téléphone et ton site web, facilitant ainsi la prise de contact par les destinataires.

Une enquête menée par HubSpot a révélé que l’inclusion d’informations de contact dans les signatures d’email peut entraîner une augmentation de 32% du taux de réponse aux emails. Maintenant, avec plus de revenus et de réponses, tu peux faire le calcul pour comprendre pourquoi c’est crucial !

4. Plus d’opportunités marketing

Considérer ta signature d’email comme plus qu’un simple moyen de partager des coordonnées peut considérablement augmenter sa valeur. En l’intégrant dans ta stratégie de marketing par email gagnante, ta signature d’email devient un canal marketing supplémentaire.

Cette approche te permet de tirer parti du potentiel de ta signature pour promouvoir ta marque, partager des messages marketing et engager ton audience de manière ciblée et impactante.

5. Assurer la conformité légale

Selon ton secteur, certaines exigences légales peuvent imposer d’inclure des informations spécifiques dans ta signature d’email, comme des clauses de non-responsabilité ou des options de désabonnement.

Assurer la conformité à ces réglementations protège ton entreprise contre d’éventuels problèmes juridiques et amendes. Par exemple, des secteurs comme la finance et la santé exigent souvent des clauses de non-responsabilité pour respecter les règles de confidentialité et de sécurité.

Comment configurer une signature dans Outlook – 7 étapes simples

Maintenant, passons directement aux étapes pratiques pour configurer une signature dans Outlook. Regardons d’abord comment faire dans les versions modernes d’Outlook (Nouveau Outlook) et sur le Web. Plus bas, vous trouverez les instructions pour Outlook classique.

Nouveau Outlook et Outlook sur le Web

Étape 1 : Accéder aux paramètres d’Outlook

Pour le “Nouveau Outlook” sur Desktop et pour Outlook sur le Web, cliquez sur “Paramètres” en haut de la page Outlook et sélectionnez “Afficher tous les paramètres Outlook.”

Étape 2 : Aller à la signature email

Dans le menu des paramètres, choisissez “Courrier” puis “Rédiger et répondre.” Cette page affiche tous les paramètres pour une signature email.

Étape 3 : Saisir votre signature

Sous “Signature électronique,” sélectionnez “Nouvelle signature,” tapez la signature souhaitée et utilisez les options de mise en forme disponibles pour personnaliser son apparence.

Vous pouvez aussi ajouter une image de votre signature ici ou copier-coller une signature conçue à l’avance.

N’oubliez pas de cliquer sur Enregistrer avant de continuer.

Étape 4 : Inclure automatiquement la signature dans les nouveaux messages

Si vous voulez que votre signature apparaisse en bas de tous les nouveaux messages email, activez l’option “Inclure automatiquement ma signature dans les nouveaux messages que je rédige.”

Étape 5 : Ajouter aussi la signature automatiquement dans les messages transférés ou répondus

Si vous souhaitez que votre signature apparaisse dans les messages transférés ou auxquels vous répondez, activez l’option “Inclure automatiquement ma signature dans les messages que je transfère ou auxquels je réponds.”

Étape 6 : Ajout manuel pour des messages spécifiques

Si vous utilisez un email personnel et préférez ajouter votre signature manuellement pour certains messages, laissez les options d’inclusion automatique décochées.

Vous pourrez alors ajouter la signature manuellement via le menu lors de la rédaction de nouveaux emails, voir ci-dessous.

Étape 7 : Enregistrez vos modifications

Une fois que vous avez créé votre signature email et sélectionné les options souhaitées, cliquez sur “Enregistrer” pour sauvegarder vos paramètres.

Note : Vous pouvez toujours revenir à la page des paramètres “Rédiger et répondre” pour modifier l’inclusion automatique de votre signature, éditer le format et le design, ou changer les informations.

Outlook classique sur Desktop

Étape 1 : Accéder aux paramètres d’Outlook

Pour les versions plus anciennes d’Outlook sur Desktop, cliquez sur le menu Fichier, puis allez en bas sur Options.

Étape 2 : Aller aux signatures

Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur Courrier puis sur le bouton Signatures à droite.

Étape 3 : Saisir votre signature

Sous “Signature électronique,” sélectionnez “Nouveau,” tapez un nom pour votre signature.

Puis dans le champ en dessous, vous pouvez définir votre signature, utiliser les options de mise en forme disponibles pour personnaliser son apparence et ajouter des images. Si vous le souhaitez, vous pouvez simplement copier-coller une image de signature depuis un programme d’édition d’images ou depuis un éditeur de signature.

Étape 4 : Inclusion automatique dans les nouveaux messages

Dans la section sous l’éditeur de signature intitulée “Choisir la signature par défaut,” vous pouvez sélectionner votre nouvelle signature dans le menu déroulant à côté de “Nouveau message.” Cela l’inclura dans tous les nouveaux messages.

Étape 5 : Inclusion automatique dans les messages transférés ou répondus

Vous pouvez aussi faire de même pour les réponses et les messages transférés si vous le souhaitez dans le second menu déroulant.

Étape 6 : Ajout manuel pour des messages spécifiques

Si vous laissez les deux menus déroulants sur “(aucun),” vous pouvez toujours ajouter manuellement des signatures depuis le menu lors de la rédaction d’emails, voir ci-dessous.

Étape 7 : Enregistrez vos modifications

Une fois que vous avez créé votre signature email et sélectionné les options souhaitées, cliquez sur “Enregistrer” pour sauvegarder vos paramètres.

Note : Vous pouvez toujours revenir à la page des paramètres “Rédiger et répondre” pour modifier l’inclusion automatique de votre signature, éditer le format et le design, ou changer les informations.

Comment ajouter une signature à un seul message Outlook manuellement

Supposons que tu aies déjà créé une signature mais que tu ne l’aies pas ajoutée à tous les messages sortants. Dans ce cas, tu peux l’ajouter manuellement lors de la rédaction d’un email en suivant ces étapes :

1. Ouvre un nouveau message

Va dans ta boîte mail et choisis “Nouveau message” pour rédiger ton email.

2. Insère ta signature

Tape ton message et sélectionne “Plus d’actions” puis “Insérer une signature” en bas du volet de rédaction. Ta signature sera ajoutée à l’email.

Si tu veux une version différente de ta signature dans un email spécifique, tu peux aussi l’ajouter manuellement après avoir changé le format dans les paramètres “Rédiger et répondre”.

3. Envoie ton email

Une fois ton message prêt, vérifie-le et choisis “Envoyer” pour l’envoyer avec ta signature incluse.

Secure Mail Merge – Améliore et automatise tes campagnes d’email dans Outlook

Alors qu’Outlook offre une fonctionnalité basique de signature, tu peux améliorer tes campagnes d’email avec le plugin Secure Mail Merge. Cet outil puissant s’intègre parfaitement à Outlook et offre plusieurs avantages au-delà des signatures automatisées uniques :

• Envoie des emails personnalisés depuis ton compte Microsoft 365, une feuille de calcul ou tes contacts.
• Envoie de gros fichiers, de longs messages, des vidéos ou plusieurs images sans restrictions.
• Ajoute des factures personnalisées, des rapports sur mesure ou des pièces jointes uniques par destinataire.
• Envoie autant d’emails que ton compte Microsoft 365 le permet — pas de limites sur aucun plan.
• Rends tes emails personnels en utilisant les cellules de ta feuille de calcul et personnalise chaque email envoyé en masse !
• Ajoute des tableaux, images et autres éléments de mise en forme que tu connais d’Outlook. Améliore l’aspect visuel de tes emails.
• Augmente l’engagement, gagne du temps et maximise le potentiel de tes emails Outlook.
• …et bien sûr supporte les signatures Outlook dès la sortie de la boîte

Une fois ta signature en place, l’étape naturelle suivante est d’envoyer des emails personnalisés à grande échelle. Notre guide complet sur le publipostage dans Outlook couvre toutes les méthodes, y compris celle qui fonctionne dans New Outlook.

Installer SecureMailMerge est un jeu d’enfant, quel que soit ton système d’exploitation — Windows, Mac ou Web. Suis ces étapes pour trouver et installer le plugin depuis le Office Add-In Store (AppSource).

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