Comment créer une signature dans Outlook (toutes versions)

Une signature Outlook est le bloc de texte, et éventuellement des images et des liens, qu’Outlook ajoute à la fin de tes emails. Tu la crées une fois dans les paramètres d’Outlook et Outlook peut ensuite l’ajouter automatiquement à chaque nouveau message, réponse et transfert.

Ce guide te montre comment créer une signature dans toutes les versions actuelles d’Outlook, comment la modifier ou l’éditer plus tard, et comment l’insérer manuellement dans un seul email.

Réponse rapide : où trouver les signatures dans Outlook

• New Outlook and Outlook on the web : Settings, puis Accounts, puis Signatures. Dans certaines versions, la page se trouve sous Mail, puis Compose and reply.
• Classic Outlook for Windows : File, puis Options, puis Mail, puis Signatures.
• Outlook for Mac : Outlook menu, puis Settings, puis Signatures.
• Outlook mobile app : Settings, puis Signature (une signature plus simple, séparée par appareil).

Comment créer une signature dans New Outlook et Outlook sur le web

New Outlook pour Windows et Outlook sur le web (outlook.office.com) partagent les mêmes paramètres, donc les étapes sont identiques.

Étape 1 : Ouvre les paramètres

Clique sur l’icône d’engrenage (“Settings”) en haut de la fenêtre Outlook. Dans les versions plus anciennes d’Outlook sur le web, sélectionne “View all Outlook settings”.

Étape 2 : Va dans Signatures

Sélectionne “Accounts” puis “Signatures”. Dans certaines versions, tu trouves la même page sous “Mail” et “Compose and reply”.

Étape 3 : Crée une nouvelle signature

Sous “Email signature”, sélectionne “New signature”, donne-lui un nom et tape ou colle ta signature dans l’éditeur. Utilise la barre d’outils de mise en forme pour changer les polices, les couleurs et les liens, ou colle une signature que tu as conçue à l’avance, y compris les images.

Clique sur “Save” avant de continuer.

Étape 4 : Ajoute la signature automatiquement aux nouveaux messages

Sous “Select default signatures”, choisis ta nouvelle signature à côté de “For new messages”. Outlook l’ajoute alors à chaque email que tu commences.

Étape 5 : Ajoute-la aux réponses et transferts

Choisis la signature à côté de “For replies/forwards” aussi si tu veux qu’elle apparaisse à chaque réponse. Beaucoup de gens utilisent une signature plus courte ici.

Étape 6 : Sauvegarde tes modifications

Clique sur “Save”. Ouvre un nouvel email pour vérifier que ta signature apparaît.

Comment créer une signature dans Outlook classique pour Windows

Étape 1 : Ouvre les paramètres de signature

Clique sur “File”, puis sur “Options” en bas du menu de gauche. Dans la fenêtre qui s’ouvre, sélectionne “Mail” et clique sur le bouton “Signatures”. Tu peux aussi ouvrir un nouveau mail et sélectionner “Signature” puis “Signatures” dans le ruban du message.

Étape 2 : Crée une nouvelle signature

Clique sur “New” et tape un nom pour ta signature. Ensuite, tape ou colle ta signature dans la zone “Edit signature”. Tu peux formater le texte, ajouter des liens et insérer des images, ou coller une signature que tu as copiée depuis un générateur de signature.

Étape 3 : Défini tes signatures par défaut

Sous “Choose default signature”, sélectionne ton compte mail, puis choisis ta nouvelle signature à côté de “New messages”. Choisis-la aussi à côté de “Replies/forwards” si tu veux qu’elle apparaisse dans les réponses.

Étape 4 : Enregistre tes modifications

Clique sur “OK” pour enregistrer la signature et fermer la fenêtre.

Comment créer une signature dans Outlook pour Mac

1. Ouvre Outlook et sélectionne “Outlook” dans la barre de menu, puis “Settings” (Paramètres).
2. Sous “Email”, sélectionne “Signatures” (Signatures).
3. Clique sur le bouton plus pour ajouter une nouvelle signature, donne-lui un nom et tape ou colle ta signature.
4. Sous “Choose default signature” (Choisir la signature par défaut), sélectionne ton compte et choisis la signature pour les nouveaux messages ainsi que pour les réponses et les transferts.

Comment changer ou modifier ta signature dans Outlook

Pour changer une signature existante, retourne à la même page de paramètres que ci-dessus : Settings, Accounts, Signatures dans New Outlook et sur le web, ou File, Options, Mail, Signatures dans Outlook classique. Sélectionne la signature dans la liste, modifie le texte ou colle une nouvelle version, puis enregistre.

Pour remplacer ta signature par un nouveau design, crée d’abord la nouvelle, définis-la comme défaut pour les nouveaux messages et les réponses, puis supprime l’ancienne. De cette façon, tu n’es jamais sans signature.

Comment ajouter une signature à un seul email

Si tu ne veux pas ta signature sur chaque email, laisse les signatures par défaut réglées sur “(none)” et insère-la seulement là où tu en as besoin :

1. Ouvre un nouveau message.
2. Dans classic Outlook, sélectionne “Signature” dans le ruban du message et choisis une signature. Dans New Outlook et sur le web, sélectionne “Insert” puis “Signature” (ou le menu ”…” puis “Insert signature”).
3. Rédige ton email et envoie-le comme d’habitude.

Comment ajouter une image ou un logo à ta signature Outlook

Dans l’éditeur de signature, place ton curseur à l’endroit où l’image doit apparaître et utilise le bouton image dans la barre d’outils pour insérer une photo depuis ton ordinateur. Garde les logos et photos petits, environ 100 à 150 pixels de large, pour que tes emails ne deviennent pas lourds.

Une méthode plus rapide est de créer la signature avec notre free email signature generator. Il recadre et redimensionne ta photo pour toi, l’intègre dans la signature et organise tout dans des tableaux, ce qui est le format que Outlook affiche le plus fiablement. Certains clients webmail ne montrent pas les photos intégrées, donc le générateur utilise à la place un badge avec les initiales.

Que mettre dans une signature Outlook professionnelle

Une bonne signature est courte et facile à lire sur un téléphone :

• Ton nom complet et ton poste
• Le nom de ta société
• Une ou deux façons de te contacter, comme le téléphone et le site web
• Optionnellement une petite photo ou un logo, un lien d’appel à l’action comme “Book a meeting” (Réserver une réunion), et une clause légale si ton secteur en exige une

Pourquoi ta signature email est importante

Ta signature est une carte de visite numérique. Elle montre aux destinataires qui tu es et comment te contacter, elle rend tes emails plus fiables à une époque où le phishing est courant, et elle répète ta marque dans chaque message que tu envoies.

Une recherche de Marq (Lucidpress) a montré que consistent branding can increase revenue by 33% across communication channels. Utiliser le même logo, les mêmes couleurs et la même mise en page dans chaque signature est un moyen simple d’y parvenir.

Certains secteurs, comme la finance et la santé, exigent aussi des mentions légales spécifiques dans les emails professionnels. Une signature garantit que chaque message les contient.

Signatures Outlook et publipostage

Les signatures comptent aussi quand tu envoies le même email à plusieurs personnes. SecureMailMerge envoie des publipostages personnalisés directement depuis ta boîte aux lettres Outlook et prend en charge ta signature Outlook par défaut :

• Envoie des emails personnalisés depuis un tableur, ton compte Microsoft 365 ou tes contacts.
• Ajoute une pièce jointe différente par destinataire, comme des factures ou des certificats.
• Envoie des fichiers volumineux jusqu’à la taille maximale de message Microsoft 365, 35 Mo par défaut et jusqu’à 150 Mo si ton administrateur l’autorise.
• Envoie autant d’emails que ta boîte aux lettres Microsoft 365 le permet ; SecureMailMerge n’impose aucune limite propre sur aucun plan.
• Utilise des tableaux, images et toute la mise en forme que tu connais dans Outlook.

Une fois ta signature réglée, notre guide complet du publipostage dans Outlook couvre toutes les façons d’envoyer des emails personnalisés à grande échelle, y compris celle qui fonctionne dans New Outlook.

SecureMailMerge fonctionne sur Windows, Mac et le web. Installe SecureMailMerge gratuitement depuis Microsoft AppSource.

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