Comment configurer une signature dans Outlook (7 étapes)

Le volume d’emails envoyés quotidiennement est impressionnant, avec près de 347 milliards d’emails envoyés dans le monde chaque jour, englobant à la fois la communication professionnelle et personnelle.

Cette croissance exponentielle souligne l’importance de faire ressortir tes emails et de laisser une impression durable. Une façon efficace d’y parvenir est d’utiliser une signature d’email bien conçue.

Cependant, si tu es un utilisateur d’Outlook, tu peux te sentir perdu lors de la configuration et de la personnalisation de ta signature.

Et bien que tu puisses trouver plusieurs guides qui rendent cela trop technique, nous t’avons couvert avec 7 étapes simples pour créer, ajouter et modifier des signatures dans Outlook.

Dans ce guide étape par étape, nous allons te montrer comment configurer une signature dans Outlook et comment elle peut être améliorée pour paraître plus personnalisée et sans tracas pour tes campagnes d’email avec une stratégie pro.

Alors, c’est parti !

L’importance des signatures d’email

Avant d’entrer dans les étapes techniques, parlons brièvement de pourquoi les signatures d’email sont cruciales.

Une signature d’email est une carte de visite numérique qui fournit aux destinataires des informations précieuses sur toi ou ton organisation. Elle ajoute une touche personnelle, renforce le professionnalisme et consolide ton identité de marque.

Une signature bien conçue peut aussi inclure des coordonnées pertinentes, des liens vers les réseaux sociaux, et des messages marketing, ce qui en fait un outil puissant pour une communication efficace.

Avec la place toujours importante des campagnes email dans l’industrie numérique, que tu gères un compte professionnel, un compte personnel en tant que solopreneur, ou que tu souhaites automatiser les signatures d’email pour ton équipe, il faut les faire ressortir grâce à la personnalisation !

5 avantages d’ajouter une signature personnalisée

L’impression et les informations que ta signature Outlook peut fournir ne sont que la partie visible de l’iceberg. Plusieurs autres avantages accompagnent la signature de tes emails de la bonne manière, y compris une augmentation des taux de conversion/réponse !

1. Construire la confiance et la crédibilité

Une signature ajoute une touche de professionnalisme à tes emails, mais pourquoi est-ce bénéfique ?

Pour mieux expliquer, cela t’aide à établir la crédibilité et la confiance avec les destinataires.

La confiance est une valeur précieuse dans la communication par email, surtout compte tenu de la prévalence des arnaques de phishing et du spam. Cependant, lorsqu’il y a une base de confiance avec la personne à qui tu t’adresses, tu es plus susceptible d’être ouvert et réceptif.

C’est pourquoi la plupart des emails professionnels comportent des signatures avec leurs vrais noms/noms de marque, titres, infos de contact et autres contenus précieux pour le destinataire. Ceux-ci sont généralement liés à des questions commerciales importantes.

2. Augmentation des revenus

Une recherche menée par Marq (Lucidpress) indique que la cohérence de la marque peut augmenter les revenus de 33 % sur tous les canaux de communication. Inclure le logo et les couleurs de ton entreprise crée une image de marque cohérente, renforçant la reconnaissance et la mémorisation de la marque.

3. Meilleur taux de réponse

Ta signature peut afficher des informations de contact essentielles telles que ton nom, ton poste, ton numéro de téléphone et ton site web, facilitant ainsi la prise de contact par les destinataires.

Une enquête menée par HubSpot a révélé que l’inclusion d’informations de contact dans les signatures d’email peut entraîner une augmentation de 32 % du taux de réponse aux emails. Maintenant, avec plus de revenus et de réponses, tu peux faire les comptes pour comprendre pourquoi c’est crucial !

4. Plus d’opportunités marketing

Considérer ta signature d’email comme plus qu’un simple moyen de partager des coordonnées peut considérablement augmenter sa valeur. En l’intégrant dans ta stratégie de marketing par email gagnante, ta signature d’email devient un canal marketing supplémentaire.

Cette approche te permet de tirer parti du potentiel de ta signature pour promouvoir ta marque, partager des messages marketing et engager ton audience de manière ciblée et impactante.

5. Assurer la conformité légale

Selon ton secteur, certaines exigences légales peuvent imposer d’inclure des informations spécifiques dans ta signature d’email, comme des clauses de non-responsabilité ou des options de désabonnement.

Assurer la conformité à ces réglementations protège ton entreprise contre d’éventuels problèmes juridiques et amendes. Par exemple, des secteurs comme la finance et la santé exigent souvent des clauses de non-responsabilité pour respecter les règles de confidentialité et de sécurité.

Comment configurer une signature dans Outlook, 7 étapes simples

Maintenant, passons directement aux étapes pratiques pour configurer une signature dans Outlook. Regardons d’abord comment faire dans les versions modernes d’Outlook (New Outlook) et sur le Web. Plus bas, tu trouveras les instructions pour Classic Outlook.

New Outlook et Outlook sur le Web

Étape 1 : Accéder aux paramètres d’Outlook

Pour “New Outlook” sur Desktop et pour Outlook sur le Web, clique sur “Settings” en haut de la page Outlook et sélectionne “View all Outlook settings.”

Étape 2 : Aller à la signature email

Dans le menu des paramètres, choisis “Mail” puis “Compose and reply.” Cette page affichera tous les paramètres pour une signature email.

Étape 3 : Saisir ta signature

Sous “Email signature,” sélectionne “New Signature,” tape la signature souhaitée, et utilise les options de mise en forme disponibles pour personnaliser son apparence.

Tu peux aussi ajouter une image de ta signature ici ou copier-coller une signature conçue à l’avance.

N’oublie pas de cliquer sur Save avant de continuer.

Étape 4 : Inclure automatiquement la signature dans les nouveaux messages

Si tu veux que ta signature apparaisse en bas de tous les nouveaux messages email, active l’option “Automatically include my signature on new messages I compose” (Inclure automatiquement ma signature dans les nouveaux messages que je rédige).

Étape 5 : Ajouter aussi la signature automatiquement dans les messages transférés ou répondus

Si tu veux que ta signature apparaisse dans les messages transférés ou auxquels tu réponds, active l’option “Automatically include my signature on messages I forward or reply to” (Inclure automatiquement ma signature dans les messages que je transfère ou auxquels je réponds).

Étape 6 : Ajout manuel à des messages spécifiques

Si tu utilises un email personnel et préfères ajouter ta signature manuellement pour certains messages, laisse les options d’inclusion automatique décochées.

Tu pourras alors ajouter la signature manuellement via le menu lors de la rédaction de nouveaux emails, voir ci-dessous.

Étape 7 : Enregistre tes modifications

Une fois que tu as fini de créer ta signature email et de sélectionner les options souhaitées, clique sur “Save” pour enregistrer tes paramètres.

Note : Tu peux toujours revenir à la page des paramètres “Compose and reply” pour modifier l’inclusion automatique de ta signature, faire des modifications sur le format et le design, ou changer les informations.

Classic Outlook sur Desktop

Étape 1 : Accéder aux paramètres d’Outlook

Pour les versions plus anciennes d’Outlook sur Desktop, clique sur le menu File, puis va dans Options en bas.

Étape 2 : Aller aux signatures

Dans la fenêtre qui s’ouvre, clique sur Mail puis sur le bouton Signatures à droite.

Étape 3 : Saisir ta signature

Sous “Email signature,” sélectionne “New,” tape un nom pour ta signature.

Ensuite, dans le champ en dessous, tu peux définir ta signature, utiliser les options de mise en forme disponibles pour personnaliser son apparence et ajouter des images. Si tu veux, tu peux simplement copier-coller une image de signature depuis un programme d’édition d’images ou depuis un éditeur de signature.

Étape 4 : Inclusion automatique dans les nouveaux messages

Dans la section sous l’éditeur de signature intitulée “Choose default signature,” tu peux sélectionner ta nouvelle signature dans le menu déroulant à côté de “New Message”. Cela l’inclura dans tous les nouveaux messages.

Étape 5 : Inclusion automatique dans les messages transférés ou répondus

Tu peux aussi faire la même chose pour les réponses et les messages transférés si tu le souhaites dans le second menu déroulant.

Étape 6 : Ajout manuel à des messages spécifiques

Si tu laisses les deux menus déroulants sur “(none),” tu peux toujours ajouter manuellement des signatures depuis le menu lors de la rédaction d’emails, voir ci-dessous.

Étape 7 : Enregistre tes modifications

Une fois que tu as fini de créer ta signature email et de sélectionner les options souhaitées, clique sur “Save” pour enregistrer tes paramètres.

Note : Tu peux toujours revenir à la page des paramètres “Compose and reply” pour modifier l’inclusion automatique de ta signature, faire des modifications sur le format et le design, ou changer les informations.

Comment ajouter une signature à un seul message Outlook manuellement

Supposons que tu aies déjà créé une signature mais que tu ne l’aies pas ajoutée à tous les messages sortants. Dans ce cas, tu peux l’ajouter manuellement lors de la rédaction d’un message en suivant ces étapes :

1. Ouvre un nouveau message

Va dans ta boîte mail et choisis “New message” (Nouveau message) pour rédiger ton email.

2. Insère ta signature

Tape ton message et sélectionne “More actions” (Plus d’actions) puis “Insert signature” (Insérer la signature) en bas du volet de rédaction. Ta signature sera ajoutée à l’email.

Si tu veux une version différente de ta signature dans un email spécifique, tu peux aussi l’ajouter manuellement après avoir changé le format dans les paramètres “Compose and reply” (Rédiger et répondre).

3. Envoie ton email

Une fois ton message prêt, relis-le et choisis “Send” (Envoyer) pour l’envoyer avec ta signature incluse.

Secure Mail Merge, Améliore et Automatise tes Campagnes Email dans Outlook

Alors qu’Outlook offre une fonctionnalité basique de signature, tu peux améliorer tes campagnes email avec le plugin Secure Mail Merge. Cet outil puissant s’intègre parfaitement à Outlook et offre plusieurs avantages au-delà des signatures automatisées uniques :

• Envoie des emails personnalisés depuis ton compte Microsoft 365, une feuille de calcul ou tes contacts.
• Envoie des fichiers volumineux, des messages longs, des vidéos ou plusieurs images sans restrictions.
• Ajoute des factures personnalisées, des rapports sur mesure ou des pièces jointes uniques par destinataire.
• Envoie autant d’emails que ton compte Microsoft 365 le permet, sans limites sur aucun plan.
• Donne un aspect personnel à tes emails en utilisant des cellules de ta feuille de calcul et en personnalisant chaque email envoyé en masse !
• Ajoute des tableaux, images et autres éléments de mise en forme que tu connais d’Outlook. Améliore l’attrait visuel de tes emails.
• Augmente l’engagement, gagne du temps et maximise le potentiel de tes emails Outlook.
• …et bien sûr supporte les signatures Outlook nativement

Une fois ta signature réglée, l’étape naturelle suivante est d’envoyer des emails personnalisés à grande échelle. Notre guide complet sur le publipostage dans Outlook couvre toutes les méthodes, y compris celle qui fonctionne dans New Outlook.

Installer SecureMailMerge est un jeu d’enfant, quel que soit ton système d’exploitation, Windows, Mac ou Web. Suis ces étapes pour trouver et installer le plugin depuis Office Add-In Store (AppSource).

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