Politique de confidentialité

Version Simple

• Toute feuille de calcul que tu utilises pour créer ou envoyer une campagne sera uniquement traitée sur ton ordinateur et jamais ailleurs. Nous n’avons aucun serveur qui traite les campagnes pour SecureMailMerge.
• Si tu ajoutes des jetons de personnalisation à tes emails, les données des feuilles de calcul seront utilisées pour générer les emails et cet email sera envoyé à ton serveur de messagerie Microsoft 365 pour l’envoi aux destinataires. Les emails sont envoyés via ta propre boîte aux lettres Microsoft 365.
• Si tu désactives le pied de page promotionnel (c’est-à-dire que tu souhaites utiliser un plan payant), le plugin demandera une clé de licence à notre serveur. La requête et la réponse n’incluent aucune donnée de ta feuille de calcul, seulement ton adresse email.
• Si tu achètes un plan, tu utiliseras l’un des deux marketplaces pour cela et leur politique de confidentialité s’applique aux données que tu leur fournis.
• Si tu achètes une licence, nous stockons tes informations de facturation et de contact (qui incluent ton email).
• Si quelqu’un t’attribue une licence (c’est-à-dire qu’il paie pour une licence et que tu peux l’utiliser), nous stockerons des identifiants utilisateur et ton adresse email pour fournir ta licence et pour le support.
• Toutes les données que nous stockons sont supprimées au plus tard 30 jours après la suppression de ton compte, mais le plus souvent immédiatement.
• Notre site web n’utilise pas de cookies pour le suivi. Notre entreprise utilise des analyses respectueuses de la vie privée (sans cookies) via Fathom Analytics en mode d’isolation stricte UE et nous utilisons Helpscout pour le support client, qui place des cookies techniques pour fournir leur service, ainsi que Sentry pour la journalisation des exceptions afin d’améliorer notre service, et Paddle comme notre marchand officiel (paiements).
• Notre plugin (1) utilise le stockage local pour sauvegarder les données de campagne sur ton ordinateur ; (2) utilise Fathom Analytics pour nous donner des informations sur le nombre d’utilisateurs du plugin et le nombre d’emails envoyés ; et (3) utilise Sentry pour surveiller les erreurs afin de nous aider à améliorer le produit.
• Si tu nous contactes par email ou via le service d’assistance, nous stockerons les informations que tu nous envoies pour nous aider à répondre à ta demande ou à toute demande future.
• Tu peux demander un avenant de traitement des données ici.

Version complète

Ta vie privée est extrêmement importante pour nous. Chez Sol Inventum, nous avons quelques principes fondamentaux :

• Nous réfléchissons soigneusement aux informations personnelles que nous te demandons de fournir et aux informations personnelles que nous recueillons à ton sujet via le fonctionnement de nos services.
• Nous conservons les informations personnelles uniquement aussi longtemps que nous avons une raison de les garder.
• Nous t’aidons à te protéger contre les demandes excessives des gouvernements concernant tes informations personnelles en conservant le moins possible techniquement.
• Nous visons une transparence totale sur la manière dont nous recueillons, utilisons et partageons tes informations personnelles.

Voici notre Politique de confidentialité, qui intègre et clarifie ces principes.

Cette Politique de confidentialité s’applique aux informations que nous recueillons à ton sujet lorsque tu utilises :

• Notre site web (www.securemailmerge.com) ; et
• Notre serveur de licences (licensing.solinventum.com) ; et
• Notre plugin Microsoft 365 (‘SecureMailMerge’)

Tout au long de cette Politique de confidentialité, nous ferons référence à notre site web et plugin collectivement comme les « Services ». Le responsable des informations te concernant est Sol Inventum OÜ, une société à responsabilité limitée enregistrée en Estonie. Ci-dessous, nous expliquons comment nous recueillons, utilisons et partageons les informations te concernant, ainsi que les choix que tu as concernant ces informations.

Informations que nous recueillons

Nous ne recueillons des informations te concernant que si nous avons une raison de le faire — par exemple, pour fournir nos Services, communiquer avec toi ou améliorer nos Services. Nous recueillons ces informations à partir de trois sources : si et quand tu nous fournis des informations, automatiquement via le fonctionnement de nos Services, et à partir de sources externes. Passons en revue les informations que nous recueillons.

Quand tu utilises le plugin

Si tu utilises notre plugin, nous ne recueillons aucune information personnelle te concernant, mais :

• nous suivons ton utilisation (c’est-à-dire la fréquence d’utilisation du plugin et le nombre d’emails que tu envoies) via Fathom Analytics. Consulte leur politique de confidentialité pour plus d’informations.
• nous suivons si une erreur se produit (c’est-à-dire où dans notre code elle est survenue, le type d’erreur et les informations de diagnostic) via Sentry. Nous avons conçu ce suivi des erreurs pour ne collecter que des informations techniques. Consulte leur politique de confidentialité pour plus d’informations.
• Dans les deux cas, les données ne peuvent pas être utilisées pour t’identifier. Nous ne savons pas qui tu es ni à qui tu envoies des messages.

Quand tu désactives notre pied de page promotionnel (c’est-à-dire que tu essaies d’utiliser notre plan payant)

Pour vérifier si tu as payé une licence commerciale, le plugin contactera notre serveur de licences et demandera une licence pour ton adresse email. Si tu as une licence payante, nous stockerons un horodatage sur nos serveurs pour nous montrer quand tu as utilisé ta licence pour la dernière fois.

Quand tu achètes une licence commerciale

Le plugin te redirigera vers notre serveur de licences qui te demandera de te connecter avec ton compte Microsoft 365. À partir de ce moment, nous stockerons des identifiants, ton nom et ton adresse email sur notre serveur jusqu’à la suppression de ton compte. Nous stockons également un jeton d’accès pour récupérer tes informations utilisateur depuis Microsoft 365 (c’est-à-dire Microsoft Graph). Ce jeton d’accès est uniquement valide pour un accès en lecture seule à ces informations.

Tu as ensuite le choix d’acheter une licence via l’un de nos marketplaces qui sont régis par leurs propres politiques de confidentialité, lesquelles seront liées sur la page qui te redirige vers eux. Une fois un achat effectué, ces services contactent notre serveur de licences et nous stockons ton contact de facturation et le numéro de transaction, mais ne stockons aucune information de carte bancaire.

Quand tu souhaites attribuer une licence à un autre utilisateur

Si tu souhaites attribuer des licences que tu as achetées à un autre utilisateur dans ton organisation, tu dois avoir des droits administratifs dans ton tenant Microsoft 365. Lors de la première tentative d’attribution de licences, il te sera demandé de mettre à jour ton jeton d’accès pour permettre à notre serveur de licences de lire les informations de base des utilisateurs dans ton annuaire Microsoft 365. Lorsque tu recherches un utilisateur, nous ne stockons ni la recherche ni aucun résultat dans notre base de données. Si tu attribues une licence, nous stockerons les identifiants, le nom et l’adresse email de l’utilisateur dans notre base de données pour lui permettre d’utiliser la licence.

Quand tu nous contactes par email ou via le support ou que tu réponds à nos emails

Nous stockons toute communication de manière sécurisée dans nos systèmes afin de t’aider maintenant et à l’avenir avec ta demande ou ta question.

Informations que nous recueillons automatiquement

Nous recueillons aussi certaines informations automatiquement :

• Informations de journal : Comme la plupart des fournisseurs de services en ligne, nous recueillons des informations que les navigateurs web, appareils mobiles et serveurs rendent généralement disponibles, y compris le type de navigateur, l’adresse IP, les identifiants uniques de l’appareil, la préférence de langue, le site référent, la date et l’heure d’accès, le système d’exploitation et les informations du réseau mobile. Nous recueillons ces informations de journal lorsque tu utilises nos Services via un logiciel d’analyse respectueux de la vie privée qui ne stocke aucune information personnelle ni n’utilise de cookies.
• Informations provenant des cookies et autres technologies : Ni notre site web ni notre plugin n’utilisent de cookies. Notre plugin utilise le stockage local du navigateur pour traiter tes données. Ce stockage local n’est accessible qu’à ton ordinateur.

Informations que nous recueillons d’autres sources

Nous pouvons aussi obtenir des informations te concernant à partir d’autres sources. Par exemple :

• Connexion Microsoft 365 : Si tu te connectes à ton compte sur notre site web via un autre service (comme Google), nous recevrons les informations de connexion associées (par exemple un jeton de connexion, ton nom d’utilisateur, ton adresse email).
• Informations de compte financier : Si tu achètes une licence commerciale, nous pouvons recevoir des informations relatives à ton paiement de Microsoft ou Stripe.

Comment et pourquoi nous utilisons les informations

Finalités de l’utilisation des informations

Nous utilisons les informations te concernant pour les finalités listées ci-dessous :

• Pour fournir certains de nos services. Par exemple, pour configurer et maintenir ton compte, fournir un service client, traiter les paiements et commandes, et vérifier les informations utilisateur.
• Pour assurer la qualité, maintenir la sécurité et améliorer nos Services. Par exemple, en fournissant des mises à jour automatiques et de nouvelles versions de nos Services. Ou, par exemple, en surveillant et analysant comment les utilisateurs interagissent avec nos Services afin de créer de nouvelles fonctionnalités que nous pensons que nos utilisateurs apprécieront et qui les aideront à créer et gérer des sites web plus efficacement ou à rendre nos Services plus faciles à utiliser.
• Pour protéger nos Services, nos utilisateurs et le public. Par exemple, en détectant des incidents de sécurité ; en détectant et protégeant contre des activités malveillantes, trompeuses, frauduleuses ou illégales ; en luttant contre le spam ; en respectant nos obligations légales ; et en protégeant les droits et biens de Sol Inventum et d’autres, ce qui peut nous amener, par exemple, à refuser une transaction ou à résilier des Services.
• Pour résoudre des problèmes avec nos Services. Par exemple, en surveillant, déboguant, réparant et prévenant des problèmes.
• Pour communiquer avec toi. Par exemple, en t’envoyant des emails pour te demander ton avis, partager des astuces pour tirer le meilleur parti de nos produits, ou te tenir informé de Sol Inventum si tu as choisi de recevoir ces communications. Si tu ne souhaites plus recevoir de communications marketing, tu peux te désinscrire à tout moment. (Si tu te désinscris, nous t’enverrons toujours des mises à jour importantes concernant ton compte.)

Bases légales pour la collecte et l’utilisation des informations

Une note ici pour ceux situés dans l’Union européenne concernant nos bases légales pour le traitement de tes informations selon les lois européennes sur la protection des données, qui sont que notre utilisation de tes informations est basée sur les motifs suivants : (1) L’utilisation est nécessaire pour remplir nos engagements envers toi selon les conditions de service applicables ou autres accords avec toi ou est nécessaire pour gérer ton compte — par exemple, pour permettre l’accès à notre site web sur ton appareil ou te facturer un plan payant ; ou (2) L’utilisation est nécessaire pour respecter une obligation légale ; ou (3) L’utilisation est nécessaire pour protéger tes intérêts vitaux ou ceux d’une autre personne ; ou (4) Nous avons un intérêt légitime à utiliser tes informations — par exemple, pour fournir et mettre à jour nos Services ; améliorer nos Services afin de t’offrir une expérience utilisateur encore meilleure ; protéger nos Services ; communiquer avec toi ; comprendre la rétention et l’attrition des utilisateurs ; surveiller et prévenir tout problème avec nos Services ; et personnaliser ton expérience.

Partage des informations

Comment nous partageons les informations

Nous ne stockons pas beaucoup d’informations que nous pourrions partager et les informations que nous stockons ne sont partagées que dans très peu de cas :

• Exigences légales et réglementaires : Nous pouvons divulguer des informations te concernant en réponse à une assignation, une ordonnance judiciaire ou une autre demande gouvernementale.
• Transferts commerciaux : Dans le cadre d’une fusion, vente d’actifs de l’entreprise ou acquisition de tout ou partie de notre activité par une autre société, ou dans le cas peu probable où Sol Inventum cesserait ses activités ou entrerait en faillite, les informations utilisateur seraient probablement l’un des actifs transférés ou acquis par un tiers. Si l’un de ces événements se produisait, cette Politique de confidentialité continuerait de s’appliquer à tes informations et la partie recevant tes informations pourrait continuer à les utiliser, mais uniquement conformément à cette Politique de confidentialité.
• Avec ton consentement : Nous pouvons partager et divulguer des informations avec ton consentement ou à ta demande. Par exemple, nous pouvons partager tes informations avec des tiers lorsque tu nous autorises à le faire.
• Informations agrégées ou anonymisées : Nous pouvons partager des informations qui ont été agrégées ou anonymisées, de sorte qu’elles ne peuvent plus raisonnablement être utilisées pour t’identifier. Par exemple, nous pouvons publier des statistiques agrégées sur l’utilisation de nos Services.

Durée de conservation des informations

Nous supprimons généralement les informations te concernant lorsqu’elles ne sont plus nécessaires aux finalités pour lesquelles nous les avons collectées et utilisées — décrites dans la section ci-dessus sur Comment et pourquoi nous utilisons les informations — et que nous ne sommes pas légalement tenus de les conserver.

Par exemple, nous conservons les journaux des serveurs web qui enregistrent des informations sur un visiteur d’un des sites web de Sol Inventum, comme l’adresse IP du visiteur, le type de navigateur et le système d’exploitation, pendant environ 30 jours. Nous conservons ces journaux pendant cette période afin, entre autres, d’analyser le trafic vers les sites web de Sol Inventum et d’enquêter sur des problèmes si quelque chose ne fonctionne pas sur un de nos sites.

Sécurité

Bien qu’aucun service en ligne ne soit sécurisé à 100 %, nous travaillons très dur pour protéger les informations te concernant contre tout accès, utilisation, altération ou destruction non autorisés, et prenons des mesures raisonnables pour ce faire. Nous surveillons nos Services pour détecter d’éventuelles vulnérabilités et attaques.

Fermeture de ton compte

Si tu souhaites fermer ton compte (en supposant que tu en aies créé un sur notre serveur de licences), tu peux le faire en contactant notre support via n’importe quelle méthode de contact listée sur notre site web. Garde à l’esprit que nous pouvons continuer à conserver tes informations après la fermeture de ton compte, comme décrit dans la section Durée de conservation des informations ci-dessus — par exemple, lorsque ces informations sont raisonnablement nécessaires pour respecter (ou démontrer notre respect) des obligations légales telles que des demandes des forces de l’ordre, ou raisonnablement nécessaires à nos intérêts commerciaux légitimes.

Tes droits

Si tu te trouves dans certaines régions du monde, y compris en Californie et dans les pays soumis au Règlement général sur la protection des données européen (aussi appelé « RGPD »), tu peux avoir certains droits concernant tes informations personnelles, comme le droit de demander l’accès ou la suppression de tes données.

Règlement général sur la protection des données (RGPD)

Si tu te trouves dans un pays soumis au RGPD, les lois sur la protection des données te donnent certains droits concernant tes données personnelles, sous réserve des exemptions prévues par la loi, notamment les droits de :

• Demander l’accès à tes données personnelles ;
• Demander la correction ou la suppression de tes données personnelles ;
• T’opposer à notre utilisation et traitement de tes données personnelles ;
• Demander que nous limitions notre utilisation et traitement de tes données personnelles ; et
• Demander la portabilité de tes données personnelles.

Tu as également le droit de déposer une plainte auprès d’une autorité de contrôle gouvernementale.

Lois américaines sur la vie privée

Les lois de certains États américains, y compris la Californie, le Colorado, le Connecticut, l’Utah et la Virginie, nous obligent à fournir aux résidents des informations supplémentaires sur les catégories d’informations personnelles que nous recueillons et partageons, d’où proviennent ces informations personnelles, et comment et pourquoi nous les utilisons. Tu trouveras ces informations dans cette section (si tu es résident californien, note que ceci est l’Avis de collecte que nous sommes tenus de te fournir selon la loi californienne).

Au cours des 12 derniers mois, nous avons recueilli les catégories d’informations personnelles suivantes, selon les Services utilisés :

• Identifiants (comme ton nom, tes coordonnées et les identifiants d’annuaire utilisateur) ;
• Informations commerciales (tes informations de facturation et ton historique d’achats, par exemple) ;
• Informations sur l’activité Internet ou autre réseau électronique (comme ton utilisation de nos Services) ;
• Données de géolocalisation (comme ta localisation basée sur ton adresse IP) ;
• Inférences que nous faisons (comme la probabilité de rétention ou d’attrition).

Nous recueillons des informations personnelles pour les finalités commerciales décrites dans la section Comment et pourquoi nous utilisons les informations. Et nous partageons ces informations avec les catégories de tiers décrites dans la section Partage des informations. Nous conservons ces informations pendant la durée décrite dans notre section Durée de conservation des informations.

Dans certains États américains, tu as des droits supplémentaires sous réserve des exemptions prévues par la loi respective de ton État, notamment le droit de :

• Demander une copie des informations spécifiques que nous recueillons à ton sujet et, si tu es en Californie, de connaître les catégories d’informations personnelles que nous recueillons, les catégories de finalités commerciales pour lesquelles nous les collectons et utilisons, les catégories de sources d’où proviennent les informations, et les catégories de tiers avec lesquels nous les partageons ;
• Demander la suppression des informations personnelles que nous recueillons ou conservons ;
• Demander la correction des informations personnelles que nous recueillons ou conservons ;
• Refuser toute vente ou partage d’informations personnelles ;
• Recevoir une copie de tes informations dans un format facilement portable ; et
• Ne pas recevoir de traitement discriminatoire pour avoir exercé tes droits.

Droit de refus (Opt Out)

Nous ne vendons jamais directement tes informations personnelles au sens conventionnel (c’est-à-dire contre de l’argent).

Nous ne recueillons ni ne traitons tes informations personnelles sensibles (et potentiellement sensibles) sauf si cela est strictement nécessaire pour te fournir notre service, si le traitement ne vise pas à déduire des caractéristiques te concernant, ou pour d’autres finalités qui ne nécessitent pas d’option de limitation selon la loi californienne. Nous ne vendons ni ne partageons sciemment les informations personnelles des moins de 16 ans.

Nous contacter concernant ces droits

Tu peux généralement accéder, corriger ou supprimer tes données personnelles via les paramètres de ton compte et les outils que nous proposons, mais si tu ne peux pas ou si tu souhaites nous contacter concernant un autre droit, contacte-nous via n’importe quelle méthode de contact listée sur notre site web.

Lorsque tu nous contactes concernant un de tes droits dans cette section, nous devrons vérifier que tu es la bonne personne avant de divulguer ou supprimer quoi que ce soit. Par exemple, si tu es un utilisateur, nous te demanderons de nous contacter depuis l’adresse email associée à ton compte. Tu peux aussi désigner un agent autorisé pour faire une demande en ton nom en nous fournissant une autorisation écrite. Nous pourrons toujours te demander de vérifier ton identité auprès de nous.

Processus d’appel en cas de refus de demande de droits

Dans certaines circonstances, nous pouvons refuser ta demande d’exercice d’un de ces droits. Par exemple, si nous ne pouvons pas vérifier que tu es le propriétaire du compte, nous pouvons refuser ta demande d’accès aux informations personnelles associées à ton compte. Autre exemple, si nous sommes légalement tenus de conserver une copie de tes informations personnelles, nous pouvons refuser ta demande de suppression de tes informations personnelles.

Dans le cas où nous refusons ta demande, nous te communiquerons ce fait par écrit. Tu peux faire appel de notre décision en répondant par écrit à notre email de refus en indiquant que tu souhaites faire appel. Tous les appels seront examinés par un expert interne qui n’a pas été impliqué dans ta demande initiale. Si ton appel est également refusé, cette information te sera communiquée par écrit. Note que le processus d’appel ne s’applique pas aux candidats à un emploi.

Si ton appel est refusé, dans certains États américains (Colorado, Connecticut et Virginie), tu peux saisir le procureur général de l’État si tu estimes que le refus est en conflit avec tes droits légaux. La procédure pour cela te sera communiquée par écrit en même temps que notre décision concernant ton appel.

Comment nous contacter

Si tu as une question concernant cette Politique de confidentialité, ou si tu souhaites nous contacter au sujet de l’un des droits mentionnés ci-dessus, contacte-nous via n’importe quelle méthode de contact listée sur notre site web.

Modifications de la Politique de confidentialité

Bien que la plupart des modifications soient probablement mineures, Sol Inventum peut modifier sa Politique de confidentialité de temps à autre. Sol Inventum encourage les visiteurs à vérifier fréquemment cette page pour tout changement de sa Politique de confidentialité. Si nous effectuons des modifications, nous te notifierons en révisant le journal des modifications ci-dessous, et, dans certains cas, nous pourrons fournir un avis supplémentaire (comme ajouter une déclaration sur notre page d’accueil). Ton utilisation continue des Services après une modification de notre Politique de confidentialité sera soumise à la politique mise à jour.

Conflit avec la version simplifiée ci-dessus

En cas de conflit entre la version simple de notre Politique de confidentialité et cette version complète, la version complète fera foi. Voilà ! Merci d’avoir lu.

Journal des modifications

• 6 juin 2023 : Ajout du lien vers notre avenant de traitement des données
• 25 mai 2023 : Clarification sur les données envoyées pour la récupération de licence
• 1er mai 2023 : Ajout de Sentry comme outil de suivi des erreurs
• 6 mars 2023 : Ajout de Crisp comme outil de support
• 1er février 2024 : Ajout de Sentry, Helpscout, Paddle comme outils utilisés, suppression de Crisp
• 1er février 2024 : Première version