Comment envoyer des pièces jointes personnalisées dans Outlook

Aujourd'hui plus que jamais, la personnalisation est la clé pour créer des liens significatifs avec votre public. Si vous souhaitez faire passer votre communication par courrier électronique au niveau supérieur et créer un impact durable, vous êtes au bon endroit.

Récents étude de McKinsey sur la valeur de la personnalisation montre que 78 % des consommateurs affirment que le contenu personnalisé les incite davantage à s'engager auprès d'une marque.

Mais comment envoyer des pièces jointes et des courriels personnalisés dans Outlook ?

Dans ce guide complet, nous vous présenterons les méthodes d'envoi de pièces jointes personnalisées dans Outlook, ce qui vous permettra de révolutionner vos interactions avec les clients et d'améliorer vos performances en matière d'e-mail.

Nous allons nous plonger dans le monde de la fusion de courrier d'Outlook, une fonction puissante de Microsoft Outlook, et vous montrer comment fusionner vos données de contact dans des courriels individualisés de manière transparente.

Mais ce n'est pas tout - nous allons aller au-delà des principes de base et révéler le secret de l'envoi de pièces jointes personnalisées avec vos messages sur mesure, afin que vos destinataires se sentent valorisés et appréciés.

Plongeons dans le vif du sujet et libérons tout le potentiel des courriels personnalisés !

L'ère de l'expérience client personnalisée - Quels sont les avantages ?

Des recommandations de produits personnalisées aux communications par courrier électronique sur mesure, l'hyperpersonnalisation est devenue le moteur de la création d'expériences exceptionnelles pour les clients.

Que vous cherchiez à savoir comment rédiger un e-mail froid, automatiser les réponses ou simplement mettre en place une campagne pour les prospects chauds, tout se résume à l'envoi d'e-mails personnalisés.

L'époque des stratégies marketing uniques est révolue.

En analysant le comportement, les préférences et les caractéristiques démographiques des clients, les entreprises peuvent proposer un contenu et des offres pertinents qui trouvent un écho auprès de leur public cible, ce qui accroît l'engagement et la fidélité des clients. La personnalisation permet non seulement d'améliorer la satisfaction des clients, mais aussi d'augmenter de manière significative le chiffre d'affaires de l'entreprise.

Des rapports antérieurs ont montré que les entreprises qui mettent en œuvre des mesures de protection de l'environnement et de lutte contre la pollution ont un impact positif sur l'environnement. les expériences personnalisées entraînent une augmentation moyenne de 20 % des ventes. Les marques établissent des relations durables en faisant en sorte que les clients se sentent compris et appréciés, ce qui se traduit par des achats répétés et un bouche-à-oreille positif.

Qu'est-ce que le publipostage dans Outlook ?

Pour accéder à des courriels Outlook personnalisés, la fusion de courrier est une fonctionnalité essentielle qui rationalise le processus d'envoi de courriels à de nombreux destinataires. Elle permet aux utilisateurs de fusionner des informations de contact provenant d'une source de données, telle qu'une feuille de calcul Excel ou MS Word, dans un modèle de courrier électronique prédéfini.

En insérant des espaces réservés pour des données personnalisées, comme des noms ou des détails spécifiques, les utilisateurs peuvent créer des messages individualisés pour chaque destinataire. Assurez-vous que Outlook, Excel et Word sont installés et connectés avant de commencer.

Guide étape par étape pour envoyer des e-mails personnalisés dans Outlook à l'aide de Mail Merge

Cela semble simple, mais la mise en place d'une fusion de courriers pour les courriels personnalisés dans Outlook nécessite des étapes techniques. Vous savez ce dont vous avez besoin, mais comment le mettre en œuvre ?

Voici un guide simplifié qui vous guidera tout au long de la procédure :

Avant de commencer :

Ouvrez un document Word vierge et rédigez le corps du message électronique que vous souhaitez envoyer. Assurez-vous également qu'une version compatible d'Outlook est installée.

Étape 1 : Préparer le document principal

Allez dans l'onglet "Mailings".
Cliquez sur "Démarrer le publipostage" et sélectionnez "Messages électroniques".

Étape 2 : Établir votre liste de diffusion

Votre liste de diffusion est votre source de données. Si vous n'en avez pas, vous pouvez apprendre à créer une liste de distribution Outlook avant ou pendant la fusion de courrier.
Si vous utilisez une feuille de calcul Excel, formatez la colonne des codes postaux en texte pour conserver les zéros.
Assurez-vous qu'Outlook est votre programme de messagerie par défaut et qu'il s'agit de la même version que Word si vous utilisez des contacts Outlook.

Étape 3 : Lier la liste de diffusion au message électronique

Allez dans "Mailings" et cliquez sur "Sélectionner les destinataires".
Choisissez votre source de données (Excel/ Word).
Enregistrer le fichier.

Étape 4 : Ajouter un contenu personnalisé au message électronique

Allez dans "Mailings" et sélectionnez "Greeting Line".
Choisissez le format et insérez le champ de fusion.
Ajoutez d'autres champs de votre source de données si nécessaire.
Formatez manuellement l'e-mail après avoir inséré des champs.

Étape 5 : Prévisualisation et finalisation

Choisissez "Prévisualiser les résultats" et parcourez les enregistrements.
Cliquez sur "Terminer et fusionner" et choisissez "Envoyer des messages électroniques".

Avant l'envoi :

Dans la case "À", sélectionnez la colonne d'adresses électroniques de votre liste.
Saisissez un objet et choisissez le format du courrier (HTML ou texte brut).
Sélectionnez les enregistrements à envoyer (Tous les enregistrements, Enregistrements actuels, De et À).
Cliquez sur "OK" pour lancer la fusion de courrier.

Étape 6 : Enregistrer le message personnalisé

Allez dans "Fichier" et choisissez "Enregistrer".
Le document principal conserve également la connexion à la source de données pour une utilisation ultérieure.

En suivant ces étapes simples, vous pouvez exploiter la puissance de l'envoi de courriels de masse à une liste prédéterminée dans Outlook pour envoyer des courriels personnalisés à un large public, rendant ainsi vos communications plus percutantes et plus attrayantes.

Mais qu'en est-il si vous souhaitez aller au-delà des noms ?

Comme la fusion de courrier native d'Outlook ne permet pas d'ajouter des pièces jointes individuelles personnalisées, cela peut compliquer les communications internes et vos campagnes stratégiques par courrier électronique, sans qu'il soit possible d'y remédier par l'automatisation.

C'est là que l'ajout d'un plug-in avancé devient nécessaire.

Conseil de pro

Pour faciliter les choses, vous pouvez suivre notre guide sur l 'envoi d'une fusion de courrier avec des pièces jointes individuelles dans Outlook 365 ou regarder la vidéo ci-dessous :

Configurer le publipostage avec pièces jointes dans Outlook

L'envoi de pièces jointes uniques dans Outlook avec les courriers électroniques peut s'avérer délicat, en particulier lorsque vous envoyez des rapports ou des factures en masse pour votre entreprise. Mais nous avons une solution pour rendre cela simple et sans tracas.

Voici comment vous pouvez hyperpersonnaliser vos courriels et comprendre comment intégrer des pièces jointes pour chaque courriel de votre campagne à l'aide de Secure Mail Merge:

Avant de commencer :

Lancez Outlook et incorporez le plugin Secure Mail Merge en suivant ces instructions simples :

Naviguez jusqu'à l'option "Obtenir des compléments".
Recherchez le plugin "Secure Mail Merge" dans la barre de recherche.
Lancez le processus d'installation en sélectionnant le bouton "Ajouter".

Et voilà ! Le plugin est désormais intégré de manière transparente dans votre système. La prochaine fois que vous accéderez à "New Email", vous trouverez le plugin Secure Mail Merge à portée de main.

Étape 1 : Organiser les fichiers dans un seul dossier

Commencez par rassembler tous les fichiers destinés aux pièces jointes individuelles dans un dossier unique et bien organisé sur le disque dur de votre ordinateur. Cette approche consolidée garantit une accessibilité sans faille et simplifie le processus de sélection ultérieur.

Étape 2 : Intégrer la colonne "Pièces jointes

Améliorez la fonctionnalité de votre feuille de calcul en ajoutant une colonne intitulée "Pièces jointes". Dans cette colonne, indiquez les noms des fichiers correspondant à chaque destinataire. Vous pouvez inclure plusieurs fichiers pour un même destinataire en les séparant par un point-virgule.

Étape 3 : Téléchargement transparent de vos fichiers

Le téléchargement de fichiers à partir de votre disque dur n'a jamais été aussi facile. Le plugin Secure Mail Merge identifie sans effort la colonne "Pièces jointes" et vous invite à télécharger les fichiers pertinents qu'il détecte. Cliquez sur "Ajouter des fichiers" pour lancer le processus de téléchargement.

Avec le navigateur de fichiers ouverts, rationalisez votre sélection de fichiers en appuyant sur CTRL + A pour choisir instantanément tous les fichiers. Il vous suffit ensuite de cliquer sur "Ouvrir" pour continuer.

Étape 4 : Testez et lancez votre campagne

Après avoir téléchargé tous vos fichiers, il est temps de vous assurer que tout est en ordre. Effectuez un test pour évaluer l'efficacité de votre campagne avant de la lancer.

Remarque : si vous fermez et rouvrez le plugin ou si vous interrompez temporairement votre campagne et la reprenez, il est essentiel de revenir à l'étape3. En rechargeant tous les fichiers, vous garantissez l'exactitude et la validation de votre feuille de calcul, même si les fichiers envoyés précédemment ne seront pas renvoyés. Cette approche méticuleuse garantit une exécution sans faille de votre campagne.

Les inconvénients de l'utilisation de la fonction native de publipostage d'Outlook

L'automatisation simple de la fusion de courrier Outlook permet de gagner du temps et d'économiser des efforts pour les petites structures de messagerie. Mais répond-elle à la demande d'une entreprise bien établie ?

Pas vraiment.

Outre l'absence d'options de pièces jointes individuelles, cette fonctionnalité native présente de nombreuses limitations qui rendent parfois le processus global désordonné, inefficace et épouvantable, en particulier pour les entreprises de taille importante qui tentent de se développer.

Voici d'autres inconvénients importants de l'utilisation de la fusion de courrier traditionnelle avec différentes pièces jointes Outlook par rapport à la fusion de courrier sécurisée :

1. Limite d'envoi quotidien

Comme tout autre fournisseur de services de messagerie, Outlook limite vos envois quotidiens à 300 courriels par jour. Cela peut s'avérer inefficace pour de nombreuses entreprises aujourd'hui, car elles ont une base de clients en constante augmentation qui nécessite des contacts et des communications internes par courrier électronique.

Le plugin Secure Mail Merge vous permet d'utiliser toutes les fonctionnalités d'Outlook sans limites. Vous pouvez envoyer jusqu'à 10 000 courriels par jour, même avec le plan gratuit !

2. Absence de caractéristiques de conception professionnelle

Outlook offre le strict minimum lorsqu'il s'agit d'ajouter des mises en forme professionnelles, des dessins et des pièces jointes multimédias à vos courriels.

Qu'il s'agisse d'ajouter une signature à vos e-mails Outlook ou de prendre en charge la conception de modèles d'e-mails à utiliser pour vos campagnes, Secure Mail Merge dispose de toutes les fonctionnalités nécessaires pour vous aider à vous démarquer et à avoir l'air professionnel !

3. Pas de prévisualisation ni d'e-mails de test

Sans moyen de prévisualiser ou de tester les courriels avant de les envoyer, le risque d'erreurs et de mauvaise communication est accru. La fusion de courrier Outlook ne propose pas de prévisualisation ou de test pour vous aider à découvrir comment les pièces jointes et les personnalisations s'intègrent dans chaque courrier électronique que vous envoyez.

Le plugin Secure Mail Merge permet d'envoyer des courriels de test avec le formatage professionnel exact que vous avez configuré pour votre campagne de courriels. Il vous permet également de vérifier tous les détails et toutes les fonctions de votre feuille Excel avant d'envoyer la véritable liste d'adresses électroniques.

4. Pas de prise en charge d'autres types de fichiers

Aujourd'hui, les entreprises n'optent pas pour une source unique de stockage et d'utilisation des données. Nombre d'entre elles utilisent une série de plateformes diverses pour gérer leurs activités quotidiennes et leur personnel est formé à différents logiciels de feuilles de calcul.

Cependant, il est évident que la fonction native de fusion de courrier d'Outlook ne prend en charge aucun format autre qu'Excel.

Supposons que vous fassiez partie des entreprises qui aiment rester diversifiées dans leur technologie. Dans ce cas, Secure Mail Merge résout rapidement ce problème en prenant en charge tous les autres formats de feuilles de calcul tels que CSV, TXT, Numbers, OpenDocument, Works, les tableaux HTML, Quattro Pro, Lotus, et bien d'autres encore !

Le mot de la fin

Dans la communication d'entreprise moderne, on ne saurait trop insister sur l'importance de l'envoi d'e-mails personnalisés. Bien que la fonction native de fusion de courrier d'Outlook offre un niveau d'automatisation de base, ses limites deviennent évidentes lorsque l'on est confronté aux exigences d'un environnement professionnel dynamique et en pleine croissance.

Installez SecureMailMerge gratuitement sur Microsoft Add-Ins dès aujourd'hui et redéfinissez vos campagnes d'emailing personnalisées sans restrictions !