Comment envoyer des pièces jointes personnalisées dans Outlook

Maintenant plus que jamais, la personnalisation est la clé pour établir des connexions significatives avec ton audience. Si tu veux amener ta communication par email à un niveau supérieur et créer un impact durable, tu es au bon endroit.

Des recherches récentes de McKinsey sur la valeur de la personnalisation montrent que 78 % des consommateurs disent que le contenu personnalisé les incite davantage à s’engager avec une marque.

Mais comment envoyer des pièces jointes et des emails personnalisés dans Outlook ?

Dans ce guide complet, nous allons te montrer les méthodes pour envoyer des pièces jointes personnalisées dans Outlook, te permettant de révolutionner tes interactions avec les clients et d’améliorer ta communication par email.

Nous allons plonger dans le monde de la fusion de courrier d’Outlook, une fonctionnalité puissante de Microsoft Outlook, et te montrer comment fusionner tes données de contact dans des emails individualisés sans effort.

Mais ce n’est pas tout – nous irons au-delà des bases et révélerons le secret pour envoyer des pièces jointes personnalisées avec tes messages sur mesure, garantissant que tes destinataires se sentent valorisés et appréciés.

Entrons dans le vif du sujet et libérons tout le potentiel des emails personnalisés !

L’ère de l’expérience client personnalisée – Quels sont les avantages ?

Des recommandations de produits personnalisées aux communications par email sur mesure, l’hyper-personnalisation est devenue la force motrice derrière la création d’expériences client exceptionnelles.

Que tu essaies de comprendre comment écrire un email à froid, d’automatiser des réponses d’action, ou simplement de mettre en place une campagne pour des prospects chauds, tout se résume à l’emailing personnalisé.

Finis les jours des stratégies marketing universelles.

En analysant le comportement, les préférences et la démographie des clients, les entreprises peuvent délivrer du contenu et des offres pertinents qui résonnent avec leur public cible, augmentant ainsi l’engagement et la fidélité des clients. La personnalisation améliore non seulement la satisfaction client, mais booste également considérablement le chiffre d’affaires des entreprises.

Des rapports antérieurs au début de cette ère ont prouvé que les entreprises qui mettent en œuvre des expériences personnalisées voient une augmentation moyenne de 20 % des ventes. Les marques établissent des relations durables en faisant sentir aux clients qu’ils sont compris et valorisés, ce qui entraîne des achats répétés et des recommandations positives par le bouche-à-oreille.

Qu’est-ce que le publipostage dans Outlook ?

Pour accéder à des e-mails Outlook personnalisés, le publipostage est une fonctionnalité essentielle qui simplifie le processus d’envoi d’e-mails à de nombreux destinataires. Il permet aux utilisateurs de fusionner des informations de contact à partir d’une source de données, comme une feuille de calcul Excel ou MS Word, dans un modèle d’e-mail préconçu.

En insérant des espaces réservés pour des données personnalisées, comme des noms ou des détails spécifiques, les utilisateurs peuvent créer des messages individualisés pour chaque destinataire. Assure-toi d’avoir Outlook, Excel et Word installés et connectés avant de commencer.

Guide étape par étape pour envoyer des e-mails personnalisés dans Outlook en utilisant le publipostage

Ça a l’air simple, mais il faut des étapes techniques pour configurer un publipostage pour des e-mails personnalisés dans Outlook. Tu sais ce dont tu as besoin, mais comment le mettre en œuvre ?

Voici un guide simplifié pour te guider à travers le processus :

Avant de commencer :

Ouvre un document Word vierge et compose le corps du message e-mail que tu souhaites envoyer. Assure-toi également d’avoir une version compatible d’Outlook installée.

Étape 1 : Prépare ton document principal

• Va dans l’onglet “Publipostage”.
• Clique sur “Démarrer le publipostage” et sélectionne “Messages électroniques”.

Étape 2 : Configure ta liste de diffusion

• Ta liste de diffusion est ta source de données. Si tu n’en as pas, tu peux apprendre à créer une liste de distribution Outlook avant ou pendant le publipostage.
• Si tu utilises une feuille de calcul Excel, formate la colonne des codes postaux en texte pour conserver les zéros.
• Assure-toi qu’Outlook est ton programme de messagerie par défaut et qu’il a la même version que Word si tu utilises des contacts Outlook.

Étape 3 : Lier la liste de diffusion au message e-mail

• Va dans “Publipostage” et clique sur “Sélectionner les destinataires”.
• Choisis ta source de données (Excel/Word).
• Enregistre le fichier.

Étape 4 : Ajouter du contenu personnalisé au message e-mail

• Va dans “Publipostage” et sélectionne “Ligne de salutation”.
• Choisis le format et insère le champ de fusion.
• Ajoute d’autres champs de ta source de données si nécessaire.
• Formate manuellement l’e-mail après avoir inséré les champs.

Étape 5 : Prévisualiser et terminer

• Choisis “Aperçu des résultats” et navigue à travers les enregistrements.
• Clique sur “Terminer et fusionner” et choisis “Envoyer des messages électroniques”.

Avant d’envoyer :

• Dans la case “À”, sélectionne la colonne des adresses e-mail de ta liste.
• Tape une ligne d’objet et choisis le format de messagerie (HTML ou texte brut).
• Sélectionne les enregistrements à envoyer (Tous les enregistrements, Enregistrements actuels, De, et À).
• Clique sur “OK” pour commencer le publipostage.

Étape 6 : Enregistrer le message personnalisé

• Va dans “Fichier” et choisis “Enregistrer”.
• Le document principal conserve également la connexion à la source de données pour une utilisation future.

En suivant ces étapes simples, tu peux tirer parti de la puissance de l’envoi d’e-mails en masse à une liste prédéterminée dans Outlook pour envoyer des e-mails personnalisés à un large public, rendant tes communications plus percutantes et engageantes.

Mais que faire si tu veux aller au-delà des simples noms ?

Puisque le publipostage natif d’Outlook ne prend pas en charge l’ajout de pièces jointes individuelles personnalisées, cela peut rendre les communications internes et tes campagnes d’e-mails stratégiques difficiles, sans solution possible pour l’automatisation.

C’est là qu’ajouter un plug-in avancé devient nécessaire.

Configurer le publipostage avec des pièces jointes dans Outlook

Envoyer des pièces jointes uniques dans Outlook avec des e-mails peut être délicat, surtout lors de l’envoi de rapports ou de factures en masse pour ton entreprise. Mais nous avons une solution pour rendre cela simple et sans tracas.

Voici comment tu peux hyper-personnaliser tes e-mails et découvrir comment intégrer des pièces jointes pour chaque e-mail individuel dans ta campagne en utilisant Secure Mail Merge:

Avant de commencer :

Lance Outlook et intègre le plugin Secure Mail Merge en suivant ces instructions simples :

1. Va dans l’option “Obtenir des compléments”.
2. Cherche le plugin “Secure Mail Merge” dans la barre de recherche.
3. Lance le processus d’installation en sélectionnant le bouton “Ajouter”.

Voilà ! Le plugin est maintenant intégré sans effort dans ton système. La prochaine fois que tu accèdes à “Nouveau message”, tu trouveras le plugin Secure Mail Merge prêt à l’emploi.

Étape 1 : Organiser les fichiers dans un dossier

Commence par rassembler tous les fichiers destinés aux pièces jointes individuelles dans un seul dossier bien organisé sur le disque dur de ton ordinateur. Cette approche consolidée garantit un accès fluide et simplifie le processus de sélection ultérieur.

Étape 2 : Intégrer la colonne “Pièces jointes”

Améliore la fonctionnalité de ta feuille de calcul en ajoutant une colonne désignée intitulée “Pièces jointes”. Dans cette colonne, inclue les noms de fichiers respectifs correspondant à chaque destinataire. Tu peux inclure plusieurs fichiers pour un seul destinataire en les séparant par un point-virgule.

Étape 3 : Télécharge tes fichiers sans effort

Télécharger des fichiers depuis ton disque dur n’a jamais été aussi simple. Le plugin Secure Mail Merge identifie sans effort la colonne “Pièces jointes”, te demandant de télécharger les fichiers pertinents qu’il détecte. Clique sur “Ajouter des fichiers” pour lancer le processus de téléchargement.

Avec le navigateur de fichiers ouvert, simplifie ta sélection de fichiers en appuyant sur CTRL + A pour choisir tous les fichiers instantanément. Ensuite, clique simplement sur “Ouvrir” pour continuer.

Étape 4 : Tester et lancer ta campagne

Après avoir téléchargé tous tes fichiers, il est temps de s’assurer que tout est en ordre. Effectue un test pour évaluer l’efficacité de ta campagne avant de lancer l’opération.

Remarque : Si tu fermes et rouvres le plugin ou si tu mets temporairement ta campagne en pause puis la reprends, il est essentiel de revenir à l’Étape 3. En téléchargeant à nouveau tous les fichiers, tu garantis l’exactitude et la validation de ta feuille de calcul, même si les fichiers déjà envoyés ne seront pas renvoyés. Cette approche méticuleuse garantit une exécution fluide de ta campagne.

Les Inconvénients de l’Utilisation de la Fonction de Publipostage Native d’Outlook

L’automatisation simple du publipostage d’Outlook fait gagner du temps et des efforts pour de petites configurations d’email. Mais cela répond-il aux besoins d’une entreprise bien établie ?

Pas vraiment.

Il y a de nombreuses limitations à cette fonctionnalité native, en plus de l’absence d’options d’attachement individuelles, qui rendent parfois votre processus global désordonné, inefficace et désastreux, surtout en tant qu’entreprise significative cherchant à se développer.

Voici quelques autres inconvénients importants de l’utilisation du publipostage traditionnel avec différents fichiers joints dans Outlook par rapport à Secure Mail Merge :

1. Limite d’Envoi Quotidien

Comme avec tout autre fournisseur de services email, Outlook limite vos envois d’emails quotidiens à 300 emails par jour. Cela peut être inefficace pour de nombreuses entreprises aujourd’hui, car elles ont une base de clients en constante augmentation qui nécessite des contacts et des communications internes par email.

Le plugin Secure Mail Merge vous permet d’utiliser toutes les fonctionnalités d’Outlook sans limites. Vous pouvez envoyer jusqu’à 10 000 emails par jour, même avec le plan gratuit !

2. Manque de Fonctionnalités de Design Professionnel

Outlook offre le minimum en matière de formatage professionnel, de conception et d’attachements multimédias à vos emails.

Que ce soit pour ajouter une signature à vos emails Outlook ou pour soutenir des modèles de conception d’email à utiliser pour vos campagnes, Secure Mail Merge a toutes les bonnes fonctionnalités pour vous aider à vous démarquer et à avoir l’air professionnel !

3. Pas de Prévisualisations ou d’Emails de Test

Sans moyen de prévisualiser ou de tester les emails avant de les envoyer, le risque d’erreurs et de malentendus est accru. Le publipostage d’Outlook n’offre pas de prévisualisation ou d’email de test pour vous aider à découvrir comment les pièces jointes et les personnalisations se combinent pour chaque email que vous envoyez.

Le plugin Secure Mail Merge rend possible l’envoi d’emails de test avec le formatage professionnel exact que vous avez configuré pour votre campagne email. Il garantit également que vous pouvez vérifier tous les détails et fonctions de votre feuille Excel avant d’envoyer la vraie liste d’emails.

4. Pas de Support pour D’autres Types de Fichiers

Les entreprises d’aujourd’hui ne choisissent pas une seule source pour stocker et utiliser des données. Beaucoup d’entreprises utilisent une gamme de plateformes diverses pour gérer leur quotidien et ont du personnel formé sur différents logiciels de tableurs.

Cependant, il est évident que la fonction de publipostage native d’Outlook ne prend en charge aucun autre format qu’Excel.

Supposons que vous fassiez partie des entreprises qui aiment rester diversifiées dans leur technologie. Dans ce cas, Secure Mail Merge résout rapidement ce problème en prenant en charge tous les autres formats de tableurs comme CSV, TXT, Numbers, OpenDocument, Works, tables HTML, Quattro Pro, Lotus, et plus encore !

Dernier mot

Dans la communication commerciale moderne, l’importance d’un contact par e-mail personnalisé ne peut pas être sous-estimée. Bien que la fonctionnalité de publipostage native d’Outlook offre un niveau de base d’automatisation, ses limites deviennent évidentes face aux exigences d’un environnement commercial dynamique et en croissance.

Installe SecureMailMerge gratuitement sur Microsoft Add-Ins aujourd’hui et redéfinis tes campagnes d’e-mails personnalisés sans restrictions !