Comment mettre en place une gestion centralisée des abonnements pour mon organisation ?

Apprends à configurer un abonnement SecureMailMerge à l'échelle de l'entreprise avec une administration déléguée, permettant au personnel informatique de gérer les licences pendant que le service financier contrôle la facturation.

Ce guide explique comment configurer et gérer un abonnement SecureMailMerge à l’échelle de l’organisation, y compris l’administration déléguée pour le personnel informatique.

Avantages de la gestion centralisée

• Point de facturation unique pour toute l’organisation
• Contrôle central sur l’attribution des licences
• Administration déléguée — le personnel informatique peut gérer les licences sans accès à la facturation
• Intégration/sortie facile — réattribuer les licences lors des changements de personnel
• Remises sur volume disponibles pour 10 licences ou plus

Avant de commencer

Assure-toi de comprendre la différence entre l’installation de l’add-in et la licence — ce sont des étapes séparées gérées à des endroits différents. Consulte Installation vs. Licensing pour plus de détails.

Étape 1 : Créer l’abonnement de l’organisation

1. Va sur securemailmerge.com/purchase
2. Connecte-toi avec le compte Microsoft 365 qui doit posséder l’abonnement (généralement un compte IT, d’approvisionnement ou un compte admin partagé)
3. Définit la quantité pour correspondre au nombre d’utilisateurs qui ont besoin de licences
4. Termine l’achat
5. Important : Après l’achat, tu seras redirigé vers licensing.solinventum.com pour compléter la configuration — ne saute pas cette étape

Étape 2 : Attribuer des licences aux utilisateurs

Une fois ton abonnement configuré :

1. Connecte-toi à licensing.solinventum.com avec le compte du propriétaire de l’abonnement
2. Clique sur “Attribuer des Licences”
3. Entre l’adresse e-mail de chaque utilisateur qui a besoin d’une licence
4. Chaque utilisateur reçoit un e-mail de bienvenue avec des instructions d’installation

Tu n’as pas besoin d’avoir le module complémentaire installé pour gérer les licences — il suffit de te connecter au serveur de licences.

Étape 3 : Configurer l’administration déléguée

L’administration déléguée te permet de séparer la propriété de facturation de la gestion quotidienne des licences. C’est idéal lorsque :

• Les finances ou les achats s’occupent des achats
• Le personnel informatique gère la création des utilisateurs
• Plusieurs personnes doivent gérer les licences

Ajouter un administrateur délégué

1. Connecte-toi à licensing.solinventum.com avec le compte du propriétaire de l’abonnement
2. Accède aux paramètres de ton abonnement
3. Clique sur “Ajouter un administrateur délégué”
4. Entre l’adresse e-mail de la personne qui doit gérer les licences
5. Sélectionne ses permissions :
   • Attribuer/Désattribuer des licences — peut ajouter et retirer des utilisateurs
   • Voir l’abonnement — peut voir les détails de l’abonnement et les attributions de licences
   • Gérer la quantité — peut augmenter ou diminuer le nombre de licences
   • Gérer la facturation — peut mettre à jour les méthodes de paiement (optionnel, généralement pas nécessaire pour le personnel informatique)
6. Envoie l’invitation

Accepter une invitation de délégation

Si tu as été invité en tant qu’administrateur délégué :

1. Vérifie ton e-mail (y compris les spams/junk) pour l’invitation
2. Clique sur “Accepter l’invitation” dans l’e-mail
3. Connecte-toi avec ton compte Microsoft 365
4. L’abonnement apparaît maintenant dans le tableau de bord de ton serveur de licences

Astuce : Si le lien d’invitation ne fonctionne pas, essaie une fenêtre de navigateur incognito/privée, ou demande au propriétaire de l’abonnement de renvoyer l’invitation.

Gestion des licences au quotidien

Réaffectation des licences

Lorsque des employés partent ou changent de rôle :

1. Connecte-toi à licensing.solinventum.com
2. Retire la licence de l’adresse e-mail de l’utilisateur partant
3. Assigne la licence à l’adresse e-mail du nouvel utilisateur

Le nouvel utilisateur reçoit automatiquement des instructions d’installation. Consulte Comment transférer ma licence ? pour plus de détails.

Augmenter la quantité de licences

Tu peux ajouter plus de licences à tout moment :

1. Connecte-toi au serveur de licences
2. Accède à ton abonnement
3. Augmente la quantité
4. Assigne les nouvelles licences à des utilisateurs supplémentaires

La facturation s’ajuste automatiquement au prorata.

Voir l’état des licences

Pour voir qui a des licences et leur état :

1. Connecte-toi au serveur de licences avec le compte du propriétaire de l’abonnement ou un compte admin délégué
2. Consulte la liste des licences attribuées
3. Vérifie l’état de la licence de chaque utilisateur (active, expirée, etc.)

Approbation de l’administrateur Microsoft 365

Pour que SecureMailMerge fonctionne dans ton organisation, un administrateur Microsoft 365 doit peut-être accorder des autorisations. Si les utilisateurs voient des erreurs “Besoin de l’approbation de l’administrateur”, consulte Pourquoi vois-je “Besoin de l’approbation de l’administrateur” ? pour des instructions.

Tu peux également déployer le module complémentaire à l’échelle de l’organisation en utilisant le Centre d’administration Microsoft 365 > Paramètres > Applications intégrées. Cela installe le module complémentaire pour les utilisateurs automatiquement, mais n’oublie pas : les licences doivent toujours être attribuées séparément via le serveur de licences.

Guides connexes

• Installation vs. Licensing — comprends la différence
• Consolidation des abonnements individuels — migre depuis plusieurs abonnements individuels
• Transfert de licences — réaffecte des licences entre utilisateurs
• Factures et paiements — accède aux factures et mets à jour les méthodes de paiement
• Support de boîte aux lettres partagée — utilise SecureMailMerge avec des boîtes aux lettres partagées

Référence rapide

Besoin d’aide ?

Si tu as besoin d’aide pour mettre en place une gestion centralisée pour ton organisation, contacte [email protected].