Comment configurer la gestion centralisée des abonnements ?

Configure un abonnement SecureMailMerge pour toute l'entreprise, avec IT gérant les licences et finance contrôlant la facturation via un admin délégué.

Ce guide explique comment configurer et gérer un abonnement SecureMailMerge pour toute l’organisation, y compris l’administration déléguée pour le personnel informatique.

Avantages de la gestion centralisée

• Single billing point (Point de facturation unique) pour toute l’organisation
• Central control (Contrôle centralisé) sur l’attribution des licences
• Delegated administration (Administration déléguée), le personnel informatique peut gérer les licences sans accès à la facturation
• Easy onboarding/offboarding (Intégration et départ facilités), réattribuer les licences lors des changements de personnel
• Volume discounts (Remises sur volume) disponibles pour 10 licences ou plus

Avant de commencer

Assure-toi de bien comprendre la différence entre installer le add-in et le licencier, ce sont des étapes séparées gérées à différents endroits. Voir Installation vs. Licensing pour plus de détails.

Étape 1 : Crée l’abonnement de l’organisation

1. Va sur securemailmerge.com/purchase
2. Connecte-toi avec le compte Microsoft 365 qui doit posséder l’abonnement (généralement IT, achats ou un compte admin partagé)
3. Défini la quantité correspondant au nombre d’utilisateurs qui ont besoin de licences
4. Termine l’achat
5. Important : Après l’achat, tu seras redirigé vers licensing.solinventum.com pour compléter la configuration, ne saute pas cette étape

Étape 2 : Attribuer des licences aux utilisateurs

Une fois ton abonnement configuré :

1. Connecte-toi à licensing.solinventum.com avec le compte du propriétaire de l’abonnement
2. Clique sur “Assign Licenses” (Attribuer des licences)
3. Entre l’adresse e-mail de chaque utilisateur qui a besoin d’une licence
4. Chaque utilisateur reçoit un e-mail de bienvenue avec les instructions d’installation

Tu n’as pas besoin d’avoir le module complémentaire installé pour gérer les licences, connecte-toi simplement au serveur de licences.

Étape 3 : Configurer l’administration déléguée

L’administration déléguée te permet de séparer la gestion de la facturation de la gestion quotidienne des licences. C’est idéal lorsque :

• Le service financier ou les achats s’occupent des achats
• Le personnel informatique gère la création des utilisateurs
• Plusieurs personnes doivent gérer les licences

Ajouter un administrateur délégué

1. Connecte-toi à licensing.solinventum.com avec le compte propriétaire de l’abonnement
2. Va dans les paramètres de ton abonnement
3. Clique sur “Add Delegated Administrator” (Ajouter un administrateur délégué)
4. Entre l’adresse e-mail de la personne qui doit gérer les licences
5. Sélectionne ses permissions :
   • Assign/Unassign licenses (Attribuer/Retirer des licences), peut ajouter et supprimer des utilisateurs
   • View subscription (Voir l’abonnement), peut voir les détails de l’abonnement et les attributions de licences
   • Manage quantity (Gérer la quantité), peut augmenter ou diminuer le nombre de licences
   • Manage billing (Gérer la facturation), peut mettre à jour les méthodes de paiement (optionnel, généralement pas nécessaire pour le personnel informatique)
6. Envoie l’invitation

Accepter une invitation de délégation

Si tu as été invité en tant qu’administrateur délégué :

1. Vérifie ton e-mail (y compris les spams/courriers indésirables) pour l’invitation
2. Clique sur “Accept Invitation” (Accepter l’invitation) dans l’e-mail
3. Connecte-toi avec ton compte Microsoft 365
4. L’abonnement apparaît maintenant dans ton tableau de bord du serveur de licences

Astuce : Si le lien d’invitation ne fonctionne pas, essaie une fenêtre de navigation privée/incognito, ou demande au propriétaire de l’abonnement de renvoyer l’invitation.

Gestion quotidienne des licences

Réaffectation des licences

Lorsque le personnel part ou change de poste :

1. Connecte-toi à licensing.solinventum.com
2. Supprime la licence associée à l’adresse e-mail de l’utilisateur partant
3. Assigne la licence à l’adresse e-mail du nouvel utilisateur

Le nouvel utilisateur reçoit automatiquement les instructions d’installation. Voir How do I transfer my license? pour plus de détails.

Augmentation du nombre de licences

Tu peux ajouter des licences à tout moment :

1. Connecte-toi au serveur de licences
2. Va dans ton abonnement
3. Augmente la quantité
4. Assigne les nouvelles licences à des utilisateurs supplémentaires

La facturation s’ajuste automatiquement au prorata.

Consultation du statut des licences

Pour voir qui possède des licences et leur statut :

1. Connecte-toi au serveur de licences avec le compte du propriétaire de l’abonnement ou un compte admin délégué
2. Consulte la liste des licences attribuées
3. Vérifie le statut de chaque licence utilisateur (active, expirée, etc.)

Approbation de l’administrateur Microsoft 365

Pour que SecureMailMerge fonctionne dans ton organisation, un administrateur Microsoft 365 peut devoir accorder des autorisations. Si les utilisateurs voient des erreurs “Need Admin Approval” (Besoin d’approbation de l’administrateur), consulte Why am I seeing “Need Admin Approval”? pour les instructions.

Tu peux aussi déployer le complément à l’échelle de l’organisation via Microsoft 365 Admin Center > Settings > Integrated Apps. Cela installe automatiquement le complément pour les utilisateurs, mais n’oublie pas : les licences doivent toujours être attribuées séparément via le serveur de licences.

Guides liés

• Installation vs. Licensing, comprendre la différence
• Consolidating individual subscriptions, migrer depuis plusieurs abonnements individuels
• Transferring licenses, réaffecter des licences entre utilisateurs
• Invoices and billing, accéder aux factures et mettre à jour les méthodes de paiement
• Shared mailbox support, utiliser SecureMailMerge avec des boîtes aux lettres partagées

Référence rapide

Besoin d’aide ?

Si tu as besoin d’aide pour configurer la gestion centralisée pour ton organisation, contacte [email protected].