Comment regrouper les licences dans un plan entreprise ?

Découvre comment regrouper plusieurs licences SecureMailMerge individuelles en un abonnement entreprise pour une gestion et facturation centralisées.

Si ton organisation possède plusieurs abonnements individuels SecureMailMerge et que tu souhaites les regrouper en un seul abonnement géré par l’entreprise, suis ce guide. Cela te permet d’avoir une facturation centralisée, une gestion des licences simplifiée et un point de contact unique pour les renouvellements.

Note : Nous n’offrons pas encore de méthode automatisée pour fusionner les abonnements. Le processus ci-dessous est manuel mais simple.

Étape 1 : Crée l’abonnement de l’entreprise

Fais en sorte qu’une personne (généralement un administrateur informatique ou de facturation) achète un nouvel abonnement qui deviendra le compte de ton entreprise :

1. Va sur securemailmerge.com/purchase
2. Connecte-toi avec le compte Microsoft 365 qui possédera l’abonnement de l’entreprise
3. Achète immédiatement le nombre de licences dont tu as besoin (tu peux commencer avec une seule)

Ce compte devient ton point de facturation central pour toutes les licences SecureMailMerge.

Étape 2 : Déléguer l’administration (optionnel)

Si tu veux que d’autres personnes aident à gérer les licences sans leur donner accès à la facturation :

1. Connecte-toi à licensing.solinventum.com
2. Va dans les paramètres de ton abonnement
3. Ajoute des administrateurs délégués avec les permissions pour :
   • Attribuer et retirer des licences aux utilisateurs
   • Modifier la quantité de licences

C’est utile quand le personnel informatique doit gérer les attributions de licences au quotidien mais que la finance contrôle l’abonnement.

Étape 3 : Annuler les abonnements individuels

Chaque personne ayant un abonnement individuel doit l’annuler :

1. Se connecter à licensing.solinventum.com avec son propre compte
2. Annuler son abonnement
3. Noter la date de fin de sa période de facturation actuelle (la licence reste active jusqu’à cette date)

Sinon, si tu as accès à chaque compte, tu peux annuler en leur nom.

Étape 4 : Migrer les utilisateurs à l’expiration des abonnements

À mesure que chaque abonnement individuel arrive à la fin de sa période payée :

1. Connecte-toi à l’abonnement de l’entreprise sur licensing.solinventum.com
2. Augmente la quantité de licences d’une unité
3. Assigne la nouvelle licence à l’utilisateur dont l’abonnement individuel vient d’expirer

Répète cette opération pour chaque utilisateur. Cette méthode garantit que tu ne paies pas deux fois pour le même utilisateur pendant la transition.

Exemple de calendrier

Conseils pour une transition en douceur

• Suivre les dates d’expiration : Fais une liste de la date de fin de chaque abonnement individuel
• Communiquer avec les utilisateurs : Informe-les que leur licence continuera sans interruption
• Pas besoin de réinstaller : Les utilisateurs n’ont pas besoin de réinstaller l’add-in ; la licence est liée à leur adresse e-mail
• Prendre en compte le timing : Si la plupart des abonnements se renouvellent à peu près en même temps, tu peux attendre et migrer tout le monde d’un coup

Besoin d’aide ?

Si tu as beaucoup d’abonnements à consolider ou si tu as besoin d’aide, contacte [email protected] et nous pouvons t’aider à coordonner la transition.