Fusion de courriers avec des pièces jointes individuelles dans Outlook

L’envoi d’e-mails personnalisés avec des pièces jointes individuelles — une facture, un rapport ou un document différent pour chaque destinataire — n’est pas possible avec le publipostage classique de Word. Word peut joindre un seul fichier à chaque message, mais il n’a aucun moyen d’envoyer des fichiers différents à des personnes différentes.

Le module complémentaire SecureMailMerge résout ce problème en lisant une colonne Pièces jointes de votre feuille de calcul et en associant chaque fichier au bon destinataire. Ce guide vous accompagne à travers le processus complet étape par étape. Si tu préfères regarder, vois la vidéo YouTube.

Envoyer des e-mails personnalisés avec des pièces jointes individuelles peut être une tâche fastidieuse. Mais, avec Microsoft Outlook 365 et un plugin gratuit appelé Secure Mail Merge, cela peut devenir un jeu d’enfant. Dans cet article de blog, nous te guiderons à travers le processus étape par étape. Si tu préfères, tu peux aussi regarder la vidéo sur YouTube.

Préparer votre feuille de données

La première étape de toute fusion de courrier est de créer une feuille de calcul contenant les informations que tu souhaites envoyer à tes clients. Par exemple, cela peut inclure des champs comme :

• Prénom
• Nom de famille
• Adresse e-mail (colonne À)
• Adresse e-mail CC (facultatif)
• Adresse e-mail BCC (facultatif)
• Toute autre information que tu souhaites inclure, comme un numéro d’appartement, un numéro de facture ou d’autres champs personnalisés.

De plus, tu devrais inclure une colonne contenant les noms de fichiers des fichiers que tu souhaites joindre pour chaque destinataire. Tu peux ajouter plusieurs fichiers à un seul e-mail en les séparant par un point-virgule, comme montré dans l’exemple :

Installation du plugin Secure Mail Merge

Passe à Outlook et suis ces étapes pour installer le plugin Secure Mail Merge :

1. Clique sur “Obtenir des compléments.”
2. Recherche “Secure Mail Merge.”
3. Clique sur le bouton “Ajouter.”

Le plugin est maintenant installé et apparaîtra lorsque tu cliqueras sur “Nouveau message.”

Utiliser le plugin pour envoyer votre publipostage

Avec le plugin installé, tu peux commencer à configurer ton publipostage :

1. Clique sur l’icône Secure Mail Merge dans la fenêtre “Nouvel Email”.
2. Choisis si tu souhaites utiliser un tableur ou envoyer un publipostage aux personnes de ton carnet d’adresses. Dans ce cas, nous utilisons un tableur préparé.
3. Sélectionne le fichier de tableur que tu as préparé précédemment.

Ensuite, télécharge les pièces jointes :

1. Le plugin recherchera la colonne “Pièces jointes” dans ton tableur et te demandera de télécharger les fichiers nécessaires.
2. Clique sur “Ajouter des fichiers” et navigue jusqu’au dossier contenant les fichiers que tu souhaites joindre.
3. Sélectionne tous les fichiers en utilisant Ctrl+A ou en les sélectionnant avec la souris.
4. Clique sur “Ouvrir” pour ajouter les fichiers à la campagne de publipostage.

Avec tes données et pièces jointes prêtes, il est temps d’écrire ton email :

1. Rédige l’objet et le corps de ton email, en veillant à inclure tes champs personnalisés en utilisant le menu déroulant fourni par le plugin.

   • Par exemple : Facture pour l'appartement {{Numéro de l'appartement}}.
   • Dans le corps de l’email, tu peux ajouter des champs comme “Cher [Salutation] [Nom de famille]” et tout autre contenu personnalisé.

2. Tu peux également formater l’email comme tu le souhaites, y compris ajouter des signatures, des images, etc.

Avant d’envoyer le publipostage, il est toujours bon de le tester au préalable :

1. Clique sur le bouton “Email de Test” dans le plugin pour t’envoyer un email de test.
2. Authentifie-toi avec ton compte Microsoft 365 lorsque cela est demandé.
3. Vérifie ta boîte de réception pour confirmer que la première ligne de ton tableur est utilisée pour remplir l’email, et que les pièces jointes sont correctement incluses.

Enfin, lorsque tu es satisfait de ton email de test, tu peux procéder à l’envoi des mails :

1. Clique sur “Commencer l’envoi de la campagne” dans le plugin.
2. Surveille l’avancement pendant que les emails sont envoyés et que les pièces jointes sont ajoutées.
3. Va dans ton dossier “Éléments envoyés” dans Outlook pour voir tous les emails envoyés par le plugin.

Et voilà ! Tu as maintenant réussi à envoyer un publipostage avec des pièces jointes individuelles en utilisant Microsoft Outlook 365 et le plugin Secure Mail Merge.

Est-ce que ça fonctionne dans le Nouveau Outlook ?

Oui. Le module complémentaire SecureMailMerge fonctionne dans le Nouveau Outlook, l’Outlook classique, l’Outlook pour Mac et l’Outlook sur le Web. La fusion de courrier classique basée sur Word ne prend pas en charge les pièces jointes individuelles ni le Nouveau Outlook — cette méthode fait les deux.

FAQ

Puis-je joindre plusieurs fichiers au même destinataire ?
Oui. Dans la colonne Pièces jointes, liste plusieurs noms de fichiers séparés par des points-virgules : invoice.pdf;report.pdf

Quels types de fichiers puis-je joindre ?
Tout type de fichier qu’Outlook autorise en tant que pièce jointe : PDF, DOCX, XLSX, images, archives ZIP, et plus encore. Les fichiers très volumineux peuvent être bloqués par le serveur de messagerie du destinataire.

Que se passe-t-il si un nom de fichier dans ma feuille de calcul ne correspond pas à un fichier téléchargé ?
SecureMailMerge te préviendra avant l’envoi. Il vérifie que chaque nom de fichier référencé dans la feuille de calcul a un fichier téléchargé correspondant.

Puis-je envoyer des pièces jointes avec la fusion de courrier de Classic Outlook ?
La fonction “Terminer & Fusionner → Envoyer des messages électroniques” de Word peut joindre un seul fichier à chaque email, mais elle ne peut pas envoyer des fichiers différents à des destinataires différents. Pour des pièces jointes individuelles, tu as besoin du module complémentaire SecureMailMerge.

Quelle taille peuvent avoir les pièces jointes ?
Outlook limite les pièces jointes individuelles en fonction de la configuration de ton serveur de messagerie. Les comptes Microsoft 365 Business autorisent généralement des pièces jointes allant jusqu’à 35 Mo par email. Vérifie avec ton administrateur informatique pour connaître ta limite spécifique.

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Guides associés :

• Fusion de courrier dans Outlook — guide complet (y compris le nouveau Outlook)
• Fusion de courrier depuis Excel — conseils de configuration de la feuille de calcul
• Comment faire une fusion de courrier — aperçu pour débutants