Mail Merge Many-to-One : Fusionne plusieurs lignes en un
Envoie un email par destinataire avec plusieurs lignes de tableau combinées. Voici comment configurer un publipostage many-to-one dans Outlook.
Contents
Disponible en tant que tutoriel vidéo
Étape 1. Assure-toi que la colonne “To” dans ta feuille de calcul est identique pour toutes les lignes que tu veux grouper.
Ajoute une colonne à ta feuille de calcul appelée “Attachments”. Ajoute les noms des fichiers dans la cellule pour chaque destinataire. Tu peux ajouter plusieurs fichiers en les séparant par un point-virgule.
Étape 2. Démarre un publipostage et télécharge ta feuille de calcul
En supposant que tu aies installé SecureMailMerge et démarré le plugin depuis le menu Apps, tu verras l’écran suivant. Clique sur le bouton “Upload Spreadsheet” (Télécharger la feuille de calcul) puis sélectionne ton fichier de feuille de calcul sur ton disque dur.
Étape 3. Active le mode “many-to-one”
S’il y a plusieurs lignes dans ta feuille de calcul avec le même destinataire email, un message apparaîtra te demandant si tu souhaites envoyer un publipostage traditionnel ou un publipostage many-to-one.
En mode publipostage traditionnel, chaque ligne sera envoyée comme un email séparé. En mode many-to-one, toutes les lignes avec le même destinataire email seront regroupées et envoyées comme un seul email.
Passe en mode many-to-one, et un bouton apparaîtra plus bas qui te permettra d’ajouter un tableau à ton publipostage.
Si tu insères un jeton de personnalisation classique (en mode many-to-one) au lieu d’un tableau many-to-one, les valeurs de toutes les lignes seront insérées comme un long texte séparé par des virgules, sauf pour les colonnes spéciales “Attachments”, “CC”, et “BCC”, qui seront combinées intelligemment (voir la section suivante).
Note spéciale : Combinaison des pièces jointes, CC et BCC sur plusieurs lignes
Quand tu utilises le mode many-to-one, SecureMailMerge combine intelligemment certaines colonnes sur toutes les lignes appartenant au même destinataire :
- Attachments : Toutes les pièces jointes uniques de chaque ligne sont combinées dans un seul email
- CC recipients : Toutes les adresses email CC uniques sont fusionnées ensemble
- BCC recipients : Toutes les adresses email BCC uniques sont fusionnées ensemble
Cela signifie que tu peux organiser ta feuille de calcul avec plusieurs lignes par destinataire, chacune contenant différentes pièces jointes ou destinataires CC/BCC, et SecureMailMerge les combinera automatiquement.
Exemple : Plusieurs pièces jointes par destinataire
| To | Attachments | CC |
|-------------------|-----------------------|-----------------|
| [email protected] | contract.pdf | [email protected] |
| [email protected] | invoice.pdf | [email protected]|
| [email protected] | terms.pdf | |Résultat : John reçoit un seul email avec les trois pièces jointes (contract.pdf, invoice.pdf, terms.pdf) et les deux destinataires CC ([email protected], [email protected]).
Déduplication automatique : Si la même pièce jointe ou adresse email apparaît dans plusieurs lignes, elle ne sera incluse qu’une seule fois dans l’email final.
Le mode many-to-one est proposé sur l’écran principal de la campagne, et seulement quand des adresses email de destinataires en double sont détectées dans ta feuille de calcul. Quand cela arrive, SecureMailMerge demande comment tu souhaites envoyer tes emails et tu peux choisir “Send one email for multiple rows (many-to-one)” (Envoyer un email pour plusieurs lignes (many-to-one)).
Si chaque destinataire dans ta feuille de calcul est unique, le choix n’apparaît pas et il n’y a aucun moyen d’activer many-to-one, même depuis les options avancées. Pour utiliser la balise {% table %}, ta feuille de calcul doit contenir au moins une adresse de destinataire qui apparaît sur plusieurs lignes.
Étape 4. Envoie un email test puis lance la campagne
Tu peux ensuite envoyer un email test, pour vérifier que tes jetons de personnalisation fonctionnent comme prévu.
Note que la première ligne du tableau sera utilisée pour l’email test, donc tu ne verras les fonctionnalités many-to-one que si ce destinataire a plusieurs lignes assignées.
Quand tu es satisfait, tu peux envoyer la campagne à tous les destinataires.
[→ Click here for more help on other use cases (e.g. multiple CC/BCC, personalized attachments etc).] (→ Clique ici pour plus d’aide sur d’autres cas d’utilisation (par exemple plusieurs CC/BCC, pièces jointes personnalisées, etc).)
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