Comment créer un modèle d’email Outlook gagnant

C’est ton moment pour créer des emails percutants, renforcer l’image de ta marque et gagner des clients à chaque clic sur le bouton “Send” (Envoyer).

Savais-tu que 86 % des professionnels préfèrent l’email comme canal principal pour la communication professionnelle ? Avec un chiffre aussi impressionnant, il est clair que maîtriser l’art de la correspondance par email peut avoir un impact significatif sur le succès de ton entreprise.

D’ici la fin de 2023, plus de 4,4 milliards d’utilisateurs d’email seront présents dans le monde entier. Avec un public aussi vaste, il devient crucial d’utiliser stratégiquement des modèles d’email pour se démarquer dans une boîte de réception saturée.

Mais comment créer un modèle d’email dans Outlook qui te fait gagner du temps et te permet de conquérir des clients ?

Dans ce guide, nous allons dévoiler les secrets pour créer des modèles d’email percutants qui laissent une impression durable et génèrent des résultats concrets, discuter de leurs nombreux avantages, et fournir des étapes pratiques pour créer des modèles convaincants à partir de zéro.

Alors, plongeons dans l’univers des modèles d’email Outlook et découvrons les secrets d’un engagement client efficace !

Pourquoi créer un modèle d’email dans Outlook ?

Alors qu’une ligne d’objet bien conçue et un contenu personnalisé sont des éléments essentiels d’une communication par email efficace, créer des modèles d’email dans Outlook va plus loin.

Les modèles d’email offrent un moyen structuré et efficace d’engager les clients, de simplifier tes messages et de laisser une impression durable. Ils te permettent d’améliorer les taux de réponse, de simplifier les flux de travail et de générer plus de conversions.

La communication personnalisée est devenue plus importante à mesure que les entreprises cherchent à construire des relations solides avec leur audience cible.

Une étude récente a révélé que chaque 1 $ dépensé en automatisation et marketing par email génère un retour sur investissement (ROI) de 40 $. Cela souligne la nécessité de modèles adaptés qui résonnent avec les destinataires et les incitent à passer à l’action.

Mais ce ne sont pas tous les avantages.

5 avantages d’utiliser des modèles d’email

Il faut répondre au pourquoi avant de répondre à « how to create an email template in Outlook ».

So here are all the benefits you can expect simply by personalizing your email templates on Outlook for future campaigns or day-to-day correspondence: (Voici tous les avantages que tu peux attendre simplement en personnalisant tes modèles d’email sur Outlook pour tes futures campagnes ou ta correspondance quotidienne :)

1. Ça aide à la cohérence de la marque

Utiliser des modèles d’email dans Outlook garantit une cohérence de la marque dans toutes tes communications. Intégrer le logo de ta société, la palette de couleurs et l’identité visuelle globale dans tes modèles crée une image cohérente et professionnelle pour ta marque.

Tu peux aussi set up a signature on Outlook as part of your templates to automatically sign them off with your or your company’s name. (Tu peux aussi configurer une signature sur Outlook dans tes modèles pour les signer automatiquement avec ton nom ou celui de ta société.) Cette cohérence dans la marque aide à établir la crédibilité et favorise la reconnaissance auprès de tes destinataires. Notre générateur gratuit de email signature generator te donne une signature prête pour Outlook pour commencer.

2. Les modèles d’email sont plus pratiques et font gagner du temps

Un des avantages majeurs des modèles d’email est le gain de temps.

Avec des modèles préconçus pour les processus répétitifs, par exemple l’intégration des clients, tu peux éviter de repartir de zéro à chaque fois que tu rédiges un email. À la place, tu peux sélectionner le modèle approprié, le personnaliser si besoin, et l’envoyer rapidement.

Cette efficacité te permet de te concentrer davantage sur d’autres tâches essentielles et augmente finalement ta productivité, ce qui mène à de meilleures communications et à la réalisation des projets.

3. Ils offrent une meilleure précision et réduisent les erreurs

Quand tu crées des emails modèles dans Outlook, tu peux soigner et relire le contenu avant de l’enregistrer comme modèle.

Ce processus te permet de t’assurer que ton message est précis, sans erreur, et qu’il correspond au ton et au style souhaités. En évitant de taper des informations répétitives ou de risquer des erreurs manuelles, tu maintiens un haut niveau de professionnalisme et tu minimises les risques d’erreurs dans tes communications.

4. Tu peux personnaliser facilement tes réponses

La personnalisation crée un sentiment d’attention individuelle et montre que tu valorises le destinataire, ce qui augmente les chances d’une réponse positive. Les modèles d’email dans Outlook offrent cette flexibilité pour personnaliser tes messages tout en gardant la cohérence et en réduisant les efforts supplémentaires.

Tu peux personnaliser chaque modèle avec des informations spécifiques au destinataire, comme son nom, sa société ou des détails pertinents, rendant l’email plus personnalisé et engageant.

5. Ils améliorent ta productivité globale du workflow

Utiliser des modèles d’email simplifie ton workflow et améliore ta productivité.

Que ce soit pour envoyer des mises à jour régulières à ton équipe, répondre aux questions fréquentes des clients ou contacter des prospects, les modèles te permettent de générer rapidement des emails professionnels avec un minimum d’effort. Cette efficacité te permettra de te concentrer sur des activités plus stratégiques et à forte valeur ajoutée dans ton entreprise.

Comment créer des modèles d’email dans Outlook ?

Maintenant que tu sais à quel point les modèles d’email sont importants et pourquoi tu en as besoin, il est temps d’apprendre comment créer des modèles d’email Outlook et les enregistrer pour une utilisation future de 5 manières différentes.

Expérimente ces différentes options et choisis celle qui convient le mieux à ton flux de travail et à tes préférences :

Meilleure option : TemplateManager365

De loin la façon la plus simple de créer et d’utiliser des modèles directement depuis Outlook est d’installer TemplateManager365. C’est un plugin qui te permet de stocker n’importe quel email avec images et pièces jointes comme modèle pour une réutilisation ultérieure. Tu peux utiliser des dossiers, et dans l’édition personnelle gratuite, tout est stocké dans ta boîte aux lettres, donc c’est toujours disponible quel que soit l’ordinateur que tu utilises.

Étape 1 : Installe le plugin TemplateManager365 depuis le Microsoft Office Add-Ins Store.

Étape 2 : Rédige un nouvel email en cliquant sur le bouton “New Email”, puis personnalise-le avec des images et toutes les pièces jointes que tu souhaites ajouter.

Étape 3 : Une fois l’email prêt à être enregistré comme modèle, lance le plugin depuis la barre de ruban.

Étape 4 : Clique sur save et renomme le modèle si tu veux.

Utiliser le modèle enregistré est tout aussi simple :

Étape 1 : Crée un nouvel email et lance le plugin depuis le ruban.

Étape 2 : Sélectionne le modèle que tu veux utiliser. Le sujet, le corps avec images, et toutes les pièces jointes sont automatiquement ajoutés à ton email.

Option 2 : Enregistrer comme modèles Outlook

Étape 1 : Lance Outlook et va dans l’onglet “Home”.

Étape 2 : Rédige un nouvel email en cliquant sur le bouton “New Email”.

Étape 3 : Personnalise l’email avec le contenu désiré, y compris la ligne d’objet, le texte du corps, et toutes les pièces jointes pertinentes.

Étape 4 : Une fois l’email prêt à être enregistré comme modèle, va dans l’onglet “File” et clique sur “Save As”.

Étape 5 : Dans la boîte de dialogue “Save As”, sélectionne “Outlook Template (*.oft)” dans le menu déroulant “Save as type”.

Étape 6 : Choisis un emplacement sur ton ordinateur pour enregistrer le modèle et donne-lui un nom descriptif pour une identification facile.

Étape 7 : Clique sur “Save” pour enregistrer l’email comme modèle. Si tu as besoin d’accéder au modèle pour un email futur, il suffit de double-cliquer sur le fichier dans le dossier.

Option 3 : Quick Parts et modèles AutoText

AutoText et Quick Parts sont essentiellement les mêmes fonctionnalités. Seuls Quick Parts sont disponibles pour Outlook 2003 et les versions antérieures. Les deux sont disponibles pour les dernières versions d’Outlook.

Étape 1 : Crée un nouvel email ou réponds à un email existant.

Étape 2 : Personnalise l’email avec le contenu que tu souhaites enregistrer comme AutoText.

Étape 3 : Sélectionne le contenu que tu veux enregistrer comme AutoText.

Étape 4 : Dans l’onglet “Insert”, clique sur le bouton “Quick Parts”, puis choisis “AutoText” dans le menu déroulant.

Étape 5 : Clique sur “Save Selection to AutoText Gallery” dans le sous-menu.

Étape 6 : Dans la boîte de dialogue “Create New Building Block”, donne un nom à l’entrée AutoText, spécifie les autres paramètres souhaités, puis clique sur ‘OK’ pour enregistrer.

Étape 7 : Pour utiliser l’AutoText, tape simplement le nom associé à l’AutoText et appuie sur la touche “F3”, ou va dans l’onglet “Insert”, clique sur le bouton “Quick Parts”, et sélectionne l’entrée AutoText désirée dans la galerie.

Option 4 : Utiliser le plugin “My templates” (corps de l’email seulement, avec mise en forme basique)

Étape 1 : Connecte-toi à ton compte Outlook Web App.

Étape 2 : Clique sur le bouton “New Email” pour créer un nouvel email.

Étape 3 : Clique sur le complément “My templates” dans le menu du ruban. Il est installé par défaut ; sinon, tu peux l’ajouter en cliquant sur le bouton “Get Add-Ins”.

Étape 4 : Personnalise le corps avec une mise en forme basique comme gras ou italique.

Étape 5 : Clique sur save pour enregistrer le modèle.

Étape 6 : Maintenant tu peux sélectionner le modèle dans le menu et le contenu sera collé dans l’email en cours.

Option 5 : Créer des Quick Steps (emails texte uniquement sans mise en forme)

Les Quick Steps sont des raccourcis pratiques qui te permettent d’exécuter plusieurs actions avec une seule commande. Une de ces actions inclut répondre avec un modèle ou générer un nouvel email en utilisant un modèle comme point de départ.

Étape 1 : Va dans l’onglet “Home” et clique sur le bouton “Create New” dans le groupe “Quick Steps”.

Étape 2 : Dans la boîte de dialogue “Edit Quick Step”, spécifie un nom pour le Quick Step et choisis les actions désirées à effectuer (par exemple Welcome Message).

Étape 3 : Sous la section “Actions”, sélectionne “New Message” pour créer un nouvel email et ajoute une action qu’il effectuera (par exemple Reply All).

Étape 4 : Personnalise l’email avec le contenu et la mise en forme désirés.

Étape 5 : Tu peux aussi ajouter d’autres informations nécessaires et des touches de raccourci pour envoyer ce Quick Step en réponse à n’importe quel email.

Étape 6 : Clique sur ‘Finish’ après la configuration, et le Quick Step apparaîtra dans le ruban.

6 conseils pour créer des modèles d’email Outlook gagnants

Créer des modèles d’email efficaces dans Outlook va bien au-delà de simplement copier-coller du contenu dans un format prédéfini, surtout quand tu rédiges des emails de relance qui convertissent.

Pour vraiment séduire tes clients et maximiser le succès de ta campagne email, suis ces six conseils essentiels :

1. Define Your Objectives and Audience

Avant de te lancer dans la création du modèle, définis clairement tes objectifs pour chaque email.

Détermine quelle action ou réponse tu souhaites obtenir de tes destinataires. En plus, comprends les préférences, besoins et points sensibles de ton audience cible. Adapter tes modèles à des objectifs spécifiques et à des segments d’audience augmente la pertinence et l’impact de tes emails.

2. Craft a Compelling Subject Line

La ligne d’objet est ta première chance d’attirer l’attention de tes destinataires.

Fais-la concise, engageante et pertinente par rapport au contenu de l’email. Une ligne d’objet accrocheuse suscite la curiosité, crée un sentiment d’urgence ou offre un avantage clair pour inciter les destinataires à ouvrir ton email. Expérimente différentes approches pour trouver la meilleure ligne d’objet qui résonne avec ton audience.

3. Design a Professional Email Layout

Un design d’email visuellement attrayant et professionnel crée une impression positive et améliore la lisibilité. Utilise un design propre et bien organisé qui correspond à l’identité visuelle de ta marque.

Fais attention à la mise en forme, aux choix de police et aux couleurs pour garantir la lisibilité sur différents appareils et clients mail. Un design cohérent et professionnel instaure la confiance et la crédibilité auprès de tes destinataires.

4. Personalize Your Template

La personnalisation ajoute une touche humaine à tes emails, augmentant l’engagement et la pertinence. Utilise des variables destinataires comme leur nom ou leur entreprise pour insérer dynamiquement des informations personnalisées dans tes modèles.

Rédige ton contenu de façon conversationnelle, en t’adressant aux destinataires par leur nom si c’est approprié. Les emails personnalisés montrent que tu valorises tes destinataires en tant qu’individus, ce qui renforce la connexion.

5. Add Relevant Content and Call to Action

Assure-toi que le contenu de ton modèle d’email correspond à tes objectifs et apporte de la valeur au destinataire. Communique clairement le but de l’email et inclue des informations pertinentes, comme des détails sur un produit, des offres spéciales ou des informations sur un événement.

En plus, ajoute un call to action (CTA) convaincant qui guide les destinataires vers l’action souhaitée, comme cliquer sur un lien, s’inscrire à un webinaire ou acheter. Un CTA fort motive les destinataires à passer à l’étape suivante, même si c’est simplement répondre à ton email.

6. Test and Optimize Your Template

L’amélioration continue est essentielle pour créer des modèles d’email Outlook gagnants.

Teste différents éléments de ton modèle, comme les lignes d’objet, les variations de contenu et les CTA, pour identifier ce qui fonctionne le mieux avec ton audience.

Analyse des métriques comme les taux d’ouverture, les taux de clics et les taux de conversion pour obtenir des insights sur l’efficacité de tes modèles. En fonction de ces résultats, fais des optimisations basées sur les données pour affiner tes modèles et maximiser leur impact.

Exemples de modèles d’e-mails efficaces pour Outlook

Certains e-mails bénéficient davantage de modèles que d’autres, comme les messages de support client, les réponses aux demandes, les soumissions de formulaires ou les e-mails de bienvenue et d’intégration.

Si tu es arrivé jusqu’ici, tu sais tout sur la création d’un modèle d’e-mail Outlook, et il est temps de mettre ces connaissances en pratique.

Voici donc quelques exemples pour t’inspirer et te donner un coup d’avance dans cette aventure :

Exemple 1 : Modèle de relance commerciale

    
Subject: Follow-up on Our Discussion - [Company Name]
Salut [Nom du prospect].
J’espère que tu vas bien. Je fais suite à notre récente conversation concernant [produit/service] et je suis là pour répondre à toutes tes questions supplémentaires. Notre équipe chez [Company Name] s’engage à fournir des solutions exceptionnelles adaptées à tes besoins.
Je souhaiterais planifier un appel ou une réunion à ta convenance pour approfondir comment notre [produit/service] peut répondre à [point douloureux ou opportunité spécifique] pour ton organisation. En attendant, je joins une brochure détaillée qui fournit plus d’informations sur nos offres.
N’hésite pas à me contacter directement à [tes coordonnées] si tu as besoin d’aide supplémentaire ou de demandes spécifiques. J’ai hâte de collaborer avec toi et d’aider [organisation du prospect] à atteindre un plus grand succès.
Cordialement.
[Ton nom]
[Tes coordonnées]

Exemple 2 : Modèle d’intégration client

    
Subject: Welcome to [Company Name] - Your Onboarding Journey Begins!
Cher/Chère [Nom du client].
Nous sommes ravis de t’accueillir dans la famille [Company Name] ! C’est un honneur de t’avoir à bord, et nous sommes impatients de commencer cette aventure ensemble.
Pour assurer un processus d’intégration fluide, nous avons préparé un guide complet décrivant les étapes et les ressources nécessaires pour démarrer. Tu le trouveras en pièce jointe à cet e-mail. Prends le temps de le consulter, il couvre tout, de la configuration de ton compte à l’accès à nos canaux de support.
Chez [Company Name], nous nous engageons à fournir un excellent support et à assurer ta réussite. Si tu as des questions ou besoin d’aide pendant l’intégration, n’hésite pas à contacter notre équipe de support dédiée à [coordonnées du support]. Nous sommes là pour t’aider !
Cordialement.
[Ton nom]
[Tes coordonnées]

Exemple 3 : Modèle de support client

    
Cher/Chère [Nom du client].
Merci d’avoir contacté le support de [Company Name]. Nous avons bien reçu ta demande concernant [problème/question spécifique] et nous nous engageons à t’assister rapidement.
Notre équipe de support examine ta requête et te fournira une réponse complète dans un délai de [délai spécifié]. En attendant, consulte notre base de connaissances en ligne à [lien du site] pour des réponses aux questions fréquentes et des ressources utiles.
Si tu as besoin d’une assistance immédiate ou si tu as des informations supplémentaires à fournir, réponds à cet e-mail ou contacte directement notre équipe de support à [coordonnées du support]. Nous voulons nous assurer que ton expérience avec [Company Name] soit fluide et que nous répondions efficacement à tes préoccupations.
Merci d’avoir choisi [Company Name]. Nous apprécions ta patience et ferons tout notre possible pour résoudre ton problème et dépasser tes attentes.
Cordialement.
[Ton nom]
[Tes coordonnées]

Note : Ces exemples montrent uniquement comment structurer et formater des modèles d’e-mails Outlook pour différents usages. Personnalise-les selon tes besoins spécifiques, en intégrant le ton et le style de ta marque.

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SecureMailMerge est le plugin ultime pour Outlook, indispensable pour les entrepreneurs, les marketeurs par email, et tous ceux qui gèrent plusieurs correspondances.

Avec SecureMailMerge, tu peux envoyer de nombreux emails directement depuis ton compte Microsoft 365, en faisant en sorte qu’ils semblent envoyés personnellement par toi. Cela améliore la délivrabilité et augmente considérablement les taux de réponse, car les destinataires sont plus enclins à interagir avec des emails personnalisés et authentiques.

Associer un modèle soigné à un publipostage te permet de l’envoyer à toute ta liste avec chaque copie personnalisée. Notre guide complet du publipostage dans Outlook couvre toutes les méthodes, y compris celle qui fonctionne dans New Outlook.

Parmi les fonctionnalités phares :

• Intégration fluide avec ton carnet d’adresses personnel ou partagé pour automatiser les emails personnalisés.
• Support de plusieurs types de feuilles de calcul pour la sélection des destinataires, que tes données soient stockées dans Excel, CSV, TXT, Numbers, OpenDocument ou un autre format.
• Aucune limite de taille pour les messages ou les pièces jointes, te permettant de envoyer de gros fichiers, des messages longs, des vidéos ou plusieurs images selon tes besoins.

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