Personnalise les emails de publipostage dans Outlook

Ce guide te montre comment rédiger ton email dans Outlook et ajouter des tokens de personnalisation depuis ta source de données (tableur ou contacts).

Avant de commencer, upload your spreadsheet ou choose your Outlook contacts. Les deux sources utilisent les mêmes étapes ci-dessous.

Étape 1. Créer ton modèle d’email

Capture d'écran de la section de téléchargement du tableau

Tu peux commencer à écrire ton message et quand tu veux ajouter un champ du tableau (un “Personalization token” (jeton de personnalisation)) tu peux le sélectionner dans le menu déroulant et utiliser un des boutons pour l’ajouter au corps ou à la ligne d’objet.

Typing a token by hand

Si tu préfères, tu peux aussi simplement taper toi-même le jeton de personnalisation en ajoutant deux accolades autour du nom de la colonne.

Le jeton le plus simple ressemble à ceci {{ColumnName}}. Les noms de colonnes correspondent à tes en-têtes de tableau indépendamment de la casse, donc {{email}} trouve une colonne Email.

Les en-têtes qui contiennent des espaces fonctionnent aussi directement, par exemple {{ First Name }}. Tu peux aussi utiliser la forme équivalente avec crochets {{ ["First Name"] }}.

Assure-toi de ne pas avoir fait de faute de frappe quand tu t’envoies un email test qui contiendra la première ligne de données de ton tableau.

Tu peux utiliser la plupart des fonctionnalités que tu connais pour écrire des emails dans Outlook. Tu peux ajouter des destinataires en CC et BCC, qui seront ajoutés à chacun des emails générés. Le champ “To” (À) sera ignoré et remplacé par l’email du destinataire.

Tu peux utiliser toutes les options de mise en forme du texte disponibles. Nous recommandons d’écrire d’abord ton texte d’email, d’ajouter tes jetons de personnalisation au fur et à mesure, puis d’appliquer la mise en forme en dernier. Une police ou une couleur ne s’applique à un jeton que si ta sélection couvre tout le jeton y compris les deux accolades, donc vois comment styliser les jetons de personnalisation avant de les formater un par un. Tu peux aussi ajouter des pièces jointes et des images en ligne.

Check your Send As rights

Quand tu changes l’adresse “From” (De) pour un alias, assure-toi de sélectionner une adresse pour laquelle tu as les droits “Send As” (Envoyer en tant que). Sinon l’envoi de l’email échouera.

Étape 2. Envoyer un e-mail test

Capture d'écran du bouton pour envoyer un e-mail test

Sélectionne “Send test email to yourself” (Envoyer un e-mail test à toi-même). Cela génère un test en utilisant les données du premier destinataire et te l’envoie. Les adresses To, CC et BCC sont remplacées par ta propre adresse, donc le test n’atteint pas tes destinataires.

You will be asked to sign in

Quand tu cliques sur le bouton, tu seras invité à t’authentifier avec Microsoft 365. Tu dois te connecter avec le compte à partir duquel tu souhaites envoyer.

Assure-toi que tous tes jetons de personnalisation ont été remplacés et vérifie l’objet, la mise en forme, les liens et les pièces jointes. Un test couvre le premier destinataire, pas chaque ligne. Review and unselect recipients (Revoir et désélectionner les destinataires) pour vérifier ta liste. Pour inspecter les messages générés, use a timed draft review (utilise une révision de brouillon temporisée), qui envoie automatiquement quand son délai se termine.

If you cannot send from this account

Si tu reçois une erreur disant que tu n’es pas autorisé à envoyer depuis ce compte, utilise le lien fourni pour te déconnecter d’abord puis reconnecte-toi avec le bon compte.

Étape 3. Envoie ta campagne

Capture d'écran du bouton pour commencer à envoyer la campagne

Tu peux t’envoyer autant d’e-mails test que tu veux jusqu’à ce que tu sois satisfait du résultat. Ensuite, tu peux commencer à envoyer la campagne.

Open the email in a new window

Parce que SecureMailMerge envoie ta campagne depuis ton client Outlook we recommend opening the email in a new window pour que tu puisses la laisser tourner en arrière-plan.

Capture d'écran d'une campagne en cours d'envoi

Au fur et à mesure que ta campagne est générée, tu verras la barre de progression pour chaque destinataire. Si tu as ajouté des pièces jointes à ton e-mail, elles devront être téléchargées pour chaque destinataire. Cela peut prendre un certain temps, mais tu verras une barre de progression distincte pour chaque pièce jointe.

La progression compte les messages générés et soumis à Microsoft 365, pas la confirmation de livraison en boîte de réception. Avec la planification ou un délai, les messages destinataires générés attendent dans Brouillons jusqu’à leur heure d’envoi et passent dans Éléments envoyés seulement après avoir été envoyés. Pour les arrêter, vois stop messages that are already scheduled.

Clique sur le bouton “Pause sending” (Suspendre l’envoi) à tout moment pour mettre la campagne en pause. L’e-mail en cours d’envoi sera terminé, mais ensuite la campagne sera mise en pause.

Tu peux reprendre la campagne en cliquant sur “Continue sending” (Continuer l’envoi) à tout moment.

Resume an interrupted campaign

Rouvre ton brouillon de modèle depuis Brouillons et lance l’add-in pour continuer. Les pièces jointes individuelles doivent être téléchargées à nouveau. Mettre en pause arrête la génération supplémentaire ; les messages destinataires déjà planifiés avec Microsoft 365 peuvent encore être envoyés, et supprimer ton brouillon de modèle ne les arrête pas. Vois pause, resume or stop a campaign avant d’annuler ou de redémarrer.

Étape 4. Vérifie les résultats et sauvegarde ton rapport

Quand la campagne se termine, sélectionne “Download report” (Télécharger le rapport). Sauvegarde le fichier Excel avant de sélectionner “Start new campaign” (Démarrer une nouvelle campagne). Le send report guide explique les statuts et comment vérifier les échecs, les messages programmés et les rebonds.

Garde ton brouillon de modèle dans Outlook si tu veux réutiliser le message. Avant une nouvelle campagne, charge les destinataires prévus, vérifie les remembered advanced options et envoie un nouveau test.

Formatage des dates

Si ta feuille de calcul contient des dates, SecureMailMerge essaiera de préserver le formatage que tu vois dans Excel. Pour un contrôle total sur l’apparence des dates dans tes emails, tu peux utiliser la fonction =TEXT() d’Excel. Consulte notre date formatting guide pour plus de détails.

Exemple de modèle

Voici un court modèle que tu peux copier et adapter. Il utilise un champ de fusion espacé ({{ First Name }}) et une condition qui salue différemment les nouveaux destinataires et ceux qui reviennent. La condition correspond à la casse de ta colonne et valeur de cellule New, donc TRUE, true, et True fonctionnent tous :

Hi {{ First Name }}.

{% if New == "TRUE" %}
Welcome to SecureMailMerge! Here is how to get started.
{% else %}
Thanks for being with us. Here is what is new this month.
{% endif %}

Best regards.
The team

Pour tout ce que tu peux faire à l’intérieur d’une condition, consulte le conditions guide.

Plus d’aide sur les cas d’utilisation avancés

Tu cherches des cas d’utilisation spécifiques ? Consulte notre site d’aide pour des guides détaillés sur différents scénarios. Contacte notre équipe de support si tu essaies quelque chose pour lequel nous n’avons pas encore de guide, et nous ferons de notre mieux pour le documenter.

→ Click here to go to our help page (e.g. multiple CC/BCC, personalized attachments etc)

Voir aussi

Besoin de plus d'aide ?

Envoie un email au support en expliquant ce que tu essayais de faire, ce qui s'est passé et le message d'erreur exact. Ne pas inclure de données réelles de destinataire.

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